Menyiapkan penyimpanan email komprehensif

Sebagai administrator, Anda dapat memastikan bahwa salinan semua pesan yang dikirim atau diterima di domain—termasuk pesan yang dikirim atau diterima melalui kotak surat non-Gmail—disimpan di kotak surat Gmail pengguna terkait.

Penyimpanan email komprehensif dan Vault

Jika organisasi Anda menggunakan Vault, Anda mungkin ingin menyiapkan penyimpanan email komprehensif untuk memastikan bahwa Vault memiliki akses penuh ke pesan email organisasi:

Pengguna dapat mengirim pesan email dengan layanan inti untuk Google Workspace selain Gmail. Contoh:

Kalender—undangan dan pesan keluar yang dikirim dengan opsi Kirim email ke tamu di Kalender desktop.
Drive—isi pesan yang dikirim saat pengguna membagikan, mentransfer kepemilikan, atau mengomentari file di Drive.
Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, dan Gambar—pesan yang dikirim oleh aplikasi saat pengguna mengirim file sebagai lampiran dalam email atau mengubah persetujuan pada file.
Formulir—pesan email yang berisi formulir atau link ke formulir.
Keep—pesan email yang dikirim saat pengguna membagikan catatan di Keep.

Penyimpanan email komprehensif memastikan bahwa pesan yang dikirim oleh layanan inti lainnya muncul di folder terkirim pengguna sehingga dapat diakses oleh Vault.

Catatan: Penyimpanan email komprehensif hanya berlaku untuk layanan inti Google Workspace. Layanan Google tambahan mungkin dapat mengirim pesan email atas nama pengguna. Pesan yang dikirim oleh layanan tersebut mungkin tidak disimpan di folder terkirim pengguna dan mungkin tidak tersedia untuk Vault.

Untuk organisasi yang mengubah rute pesan ke server email non-Gmail, Anda dapat menyiapkan penyimpanan email komprehensif guna memastikan bahwa semua pesan disimpan di kotak surat Gmail dan tersedia untuk Vault.
Anda juga dapat menyiapkan penyimpanan komprehensif ini jika memiliki sistem non-Gmail yang menggunakan layanan relai SMTP untuk merutekan pesan atas nama pengguna—misalnya, untuk sistem pelacakan tiket, database bug, atau sistem notifikasi otomatis—dan Anda ingin menampilkan pesan tersebut di kotak surat Gmail pengguna. Tindakan ini sangat penting untuk menyimpan pesan di Google Vault bagi semua pengguna yang mengaktifkan relai SMTP.

Pertimbangan sebelum mengaktifkan penyimpanan email komprehensif

Ada beberapa pertimbangan penting yang perlu ditinjau secara cermat sebelum mengaktifkan penyimpanan email komprehensif:

Jangan aktifkan penyimpanan email komprehensif jika Anda memiliki aturan pemilihan rute kepatuhan yang mengubah penerima (dan tidak ingin penerima asli menerima salinan email).
Saat Anda mengaktifkan layanan Relai SMTP, kotak surat pengguna akan menyimpan salinan pesan di folder terkirim (misalnya saat mengirim email dari pemindaian) jika penyimpanan email komprehensif diaktifkan. Hal ini dapat menyebabkan akun melampaui batas penyimpanan jika edisi akun Anda memiliki batas penyimpanan. Bandingkan edisi.
Aktifkan penyimpanan email komprehensif jika hanya menggunakan Gmail untuk fitur Vault dan meneruskan email ke server email lokal atau penyedia email lain.