Configurer le stockage complet des e-mails

En tant qu'administrateur, vous pouvez faire en sorte qu'une copie de tous les e-mails envoyés et reçus par les utilisateurs de votre domaine (y compris les e-mails de messageries autres que Gmail) soit conservée dans leurs boîtes aux lettres Gmail respectives.

Stockage complet des e-mails et Vault

Si votre organisation utilise Vault, vous pouvez configurer un stockage complet des e-mails afin de garantir à Vault un accès à l'intégralité des e-mails de votre organisation :

En plus de Gmail, les utilisateurs peuvent envoyer des e-mails avec d'autres services principaux de Google Workspace. Exemple :

Agenda : invitations et messages envoyés avec l'option Envoyer un e-mail aux invités dans l'application Google Agenda pour ordinateur
Drive : contenu du message envoyé lorsque les utilisateurs partagent des fichiers dans Drive, en transfèrent la propriété ou les commentent
Google Docs, Sheets, Slides et Drawings : messages envoyés par l'application lorsque les utilisateurs envoient des fichiers en tant que pièces jointes par e-mail ou modifient les approbations sur ces fichiers
Forms : e-mails contenant des formulaires ou des liens vers des formulaires
Keep : e-mails envoyés lorsque les utilisateurs partagent des notes dans Keep

Grâce au stockage complet des e-mails, les messages envoyés par d'autres services principaux apparaissent dans le dossier "Messages envoyés" des utilisateurs, et sont donc accessibles à Vault.

Remarque : Le stockage complet des e-mails ne s'applique qu'aux services principaux de Google Workspace. Il est possible que d'autres services Google puissent envoyer des e-mails au nom des utilisateurs. Les messages envoyés par ces services peuvent ne pas être stockés dans le dossier "Messages envoyés" des utilisateurs, et donc ne pas être disponibles dans Vault.

Pour les organisations qui redirigent les messages vers des serveurs de messagerie non-Gmail, vous pouvez configurer un stockage complet des e-mails pour que tous les messages soient stockés dans Vault.
Cette configuration est également possible dans le cas d'un système non-Gmail utilisant le service de relais SMTP pour acheminer les messages de vos utilisateurs (systèmes de suivi des demandes d'assistance, fonctions d'envoi de notifications automatisées, bases de données de bugs, etc.), si vous souhaitez que ces messages apparaissent dans les boîtes aux lettres Gmail de ces utilisateurs. Ce paramètre est essentiel pour le stockage dans Google Vault du courrier des utilisateurs ayant activé le relais SMTP.

Éléments à prendre en compte avant d'activer le stockage complet des e-mails

Avant d'activer le stockage complet des e-mails, vous devez étudier attentivement certains points importants :

Vous ne devez pas activer le stockage complet des e-mails si vous avez configuré des règles de routage pour conformité qui modifient le destinataire et ne souhaitez pas que le destinataire d'origine reçoive une copie de ces e-mails.
Lorsque le service de relais SMTP et le stockage complet des e-mails sont activés, les boîtes aux lettres conservent une copie du message dans le dossier "Messages envoyés" (par exemple, lors de l'envoi de messages depuis un scanner). Dans ce cas, si votre compte utilise une édition associée à des limites de stockage, ces limites risquent d'être dépassées. Comparer les éditions
Vous devez activer le stockage complet des e-mails si vous utilisez Gmail uniquement pour la fonctionnalité Vault et transférez les e-mails vers votre serveur de messagerie sur site ou un autre fournisseur de messagerie.