Configurer le stockage complet des e-mails

En tant qu'administrateur G Suite, vous pouvez faire en sorte qu'une copie de tous les e-mails envoyés et reçus par les utilisateurs de votre domaine (y compris les e-mails de messageries autres que Gmail) soit conservée dans leurs boîtes aux lettres Gmail respectives.

Abandon du centre de messagerie : le centre de messagerie est une console Web dans laquelle les utilisateurs Gmail affichent et gèrent les spams. À compter d'octobre 2019, le centre de messagerie et le résumé des mises en quarantaine seront abandonnés. Ces fonctionnalités sont susceptibles de rester disponibles pour certains utilisateurs G Suite tant que l'abandon ne sera pas finalisé. Après octobre, le centre de messagerie ne sera plus disponible, et les e-mails de résumé des mises en quarantaine ne seront plus distribués. Vous ne recevrez pas de notification avant que cela ne se produise. Nous recommandons aux administrateurs de commencer à utiliser les méthodes de gestion des spams décrites dans l'article Gérer les spams.

Vous trouverez des réponses aux questions fréquentes dans la section Informations supplémentaires sur l'abandon du centre de messagerie.

Stockage complet des e-mails et Vault

Si votre organisation utilise Vault, vous pouvez configurer un stockage complet des e-mails afin de garantir à Vault un accès à l'intégralité des e-mails de votre organisation :

En plus de Gmail, les utilisateurs peuvent envoyer des e-mails avec d'autres services principaux de G Suite. Exemple :

  • Agenda : invitations et messages envoyés avec l'option Envoyer un e-mail aux invités dans l'application Google Agenda pour ordinateur
  • Drive : contenu du message envoyé lorsque les utilisateurs partagent des fichiers dans Drive, en transfèrent la propriété ou les commentent
  • Google Docs, Sheets, Slides et Drawings : messages envoyés par l'application lorsque les utilisateurs envoient des fichiers en tant que pièces jointes par e-mail, modifient les approbations sur ces fichiers, ou y ajoutent des commentaires ou des suggestions
  • Forms : e-mails contenant des formulaires ou des liens vers des formulaires
  • Keep : e-mails envoyés lorsque les utilisateurs partagent des notes dans Keep

Grâce au stockage complet des e-mails, les messages envoyés par d'autres services principaux apparaissent dans le dossier "Messages envoyés" des utilisateurs, et sont donc accessibles à Vault.

Remarque : Le stockage complet des e-mails ne s'applique qu'aux services principaux de G Suite. D'autres services Google peuvent envoyer des e-mails au nom des utilisateurs. Les messages envoyés par ces services peuvent ne pas être stockés dans le dossier "Messages envoyés" des utilisateurs, et donc ne pas être disponibles dans Vault.

  • Pour les organisations qui redirigent les messages vers des serveurs de messagerie non-Gmail, vous pouvez configurer un stockage complet des e-mails pour que tous les messages soient stockés dans Vault.
  • Cette configuration est également possible dans le cas d'un système non-Gmail utilisant le service de relais SMTP pour acheminer les messages de vos utilisateurs (systèmes de suivi des demandes d'assistance, fonctions d'envoi de notifications automatisées, bases de données de bugs, etc.), si vous souhaitez que ces messages apparaissent dans les boîtes aux lettres Gmail de ces utilisateurs. Ce paramètre est essentiel pour le stockage dans Google Vault du courrier des utilisateurs ayant activé le relais SMTP.

Éléments à prendre en compte avant d'activer le stockage complet des e-mails

Avant d'activer le stockage complet des e-mails, vous devez étudier attentivement certains points importants :

  • Vous ne devez pas activer le stockage complet des e-mails si vous avez configuré des règles de routage qui modifient le destinataire et ne souhaitez pas que celui-ci reçoive une copie de cet e-mail.
  • Lorsque le service de relais SMTP et le stockage complet des e-mails sont activés, les boîtes aux lettres conservent une copie du message dans le dossier "Messages envoyés", par exemple lors de l'envoi de messages. Ce paramètre peut entraîner le dépassement des limites de stockage de G Suite Basic.
  • Vous devez activer le stockage complet des e-mails si vous utilisez Gmail uniquement pour la fonctionnalité Vault et transférer les e-mails vers votre serveur de messagerie sur site ou un autre fournisseur de messagerie.

Configurer le stockage complet des e-mails

Remarque : Lorsque la fonction de stockage complet des e-mails est activée, l'entrée SYSTEM_OF_RECORD est incluse dans le rapport relatif aux recherches dans le journal des e-mails.

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Applications puis G Suite puis Gmail puis Conformité.

    Remarque : Vous pouvez trouver ce paramètre dans Applications puis G Suite puis Gmail puis Paramètres avancés.

  3. Sur la gauche, sélectionnez une organisation.
  4. Faites défiler la page jusqu'au paramètre Stockage complet des e-mails.
  5. Cochez l'option S'assurer qu'une copie de tous les messages envoyés et reçus soit stockée dans la boîte de réception des utilisateurs.
  6. Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer.
Ces informations vous-ont elles été utiles ?
Comment pouvons-nous l'améliorer ?