Configurar el almacenamiento de correo completo

Como administrador, puedes asegurarte de que en los buzones de correo de Gmail de los usuarios correspondientes se guarde una copia de todos los mensajes enviados o recibidos en tu dominio, incluidos los mensajes de buzones de correo que no sean de Gmail.

Desactivación del Centro de mensajes: este centro es una consola web en la que los usuarios de Gmail ven y gestionan los mensajes de correo electrónico identificados como spam. A partir de octubre del 2019, ya no se podrá acceder al Centro de mensajes ni al resumen de cuarentena. Hasta que se complete el proceso de desactivación, es posible que algunos usuarios de Google Workspace puedan seguir accediendo a estas funciones. Después de octubre, el Centro de mensajes dejará de estar disponible y ya no se enviarán nuevos correos electrónicos con el resumen de cuarentena. No recibirás ninguna notificación antes de que se produzca la desactivación. Recomendamos a los administradores que empiecen a usar los métodos de gestión de spam descritos en el artículo sobre cómo gestionar mensajes de spam.

Consulta las respuestas a preguntas habituales sobre la desactivación del Centro de mensajes.

Almacenamiento de correo completo y Vault

Si tu organización utiliza Vault, puedes configurar el almacenamiento de correo completo para asegurarte de que en Vault se tenga acceso total a los mensajes de correo electrónico de tu organización.

Los usuarios también pueden enviar mensajes de correo electrónico a través de otros servicios principales de Google Workspace además de Gmail. Por ejemplo:

  • Calendar: invitaciones y mensajes enviados con la opción Enviar un correo a los invitados de la versión de Calendar para ordenadores.
  • Drive: contenido de mensajes enviados cuando los usuarios comparten o comentan archivos de Drive, o cuando transfieren la propiedad de archivos.
  • Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google: mensajes enviados por la aplicación correspondiente cuando los usuarios envían archivos como adjuntos por correo electrónico, cambian el estado de aprobación de archivos, o incluyen comentarios o sugerencias en ellos.
  • Formularios: mensajes de correo electrónico que contienen formularios o enlaces a formularios.
  • Keep: mensajes de correo electrónico que se envían cuando los usuarios comparten notas en Keep.

Con el almacenamiento de correo completo, te cercioras de que los mensajes enviados por otros servicios principales se muestren en la carpeta Enviados de los usuarios y que, por lo tanto, estén disponibles en Vault.

Nota: El almacenamiento de correo completo solo se puede usar con los servicios principales de Google Workspace. Hay otros servicios de Google que pueden enviar mensajes de correo electrónico en nombre de los usuarios. Es posible que los mensajes enviados por esos servicios no se almacenen en la carpeta de envío de los usuarios ni estén disponibles en Vault.

  • Las organizaciones que redirigen los mensajes a servidores de correo electrónico que no son de Gmail tienen la seguridad de que, cuando configuran el almacenamiento de correo completo, los mensajes se almacenan en buzones de correo de Gmail y están disponibles en Vault.
  • También puedes configurar este ajuste si tienes un sistema distinto a Gmail que utilice el servicio de relay SMTP para enrutar mensajes en nombre de tus usuarios (por ejemplo, sistemas de seguimiento de incidencias, bases de datos de errores o sistemas de notificaciones automáticas) y quieres que esos mensajes se muestren en sus buzones de Gmail. Esta configuración es fundamental para que se almacenen en Google Vault los mensajes de todos los usuarios que habiliten el relay SMTP.

Consideraciones antes de habilitar el almacenamiento de correo completo

Hay que tener en cuenta algunas cuestiones importantes antes de habilitar el almacenamiento de correo completo:

  • No debes habilitar el almacenamiento de correo completo si tienes reglas de enrutamiento que cambian el destinatario y no quieres que el destinatario original reciba una copia del correo electrónico.
  • Si tienes habilitados el almacenamiento de correo completo y el servicio de relay SMTP, los buzones de correo de los usuarios conservarán una copia de los mensajes en la carpeta Enviados; por ejemplo, cuando se envían correos desde un escáner. Esto puede provocar que las cuentas que pertenezcan a ediciones con límites de almacenamiento superen dichos límites. Comparar ediciones  
  • Debes habilitar el almacenamiento de correo completo si solo usas Gmail para archivar los mensajes de correo en Vault y reenvías correo electrónico a tu servidor de correo local o a otro proveedor de correo electrónico.

Configurar el almacenamiento de correo completo

Nota: Una vez que se haya activado el almacenamiento de correo completo, se incluirá la entrada SYSTEM_OF_RECORD en el informe "Búsqueda en el registro de correo electrónico".

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoGmaily luegoCumplimiento.

    Nota: Este ajuste puede aparecer en Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoGmaily luegoConfiguración avanzada.

  3. En la parte izquierda, selecciona una organización.
  4. Ve a la opción Almacenamiento de correo completo.
  5. Marca la casilla Guardar una copia de todo el correo enviado y recibido en los buzones de correo de los usuarios asociados.
  6. En la parte inferior, haz clic en Guardar.
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