Umfassenden E‑Mail-Speicher einrichten

Als Administrator können Sie festlegen, dass eine Kopie aller gesendeten und empfangenen Nachrichten Ihrer Domain im Gmail-Postfach der jeweiligen Nutzer gespeichert wird. Dies gilt auch für Nachrichten, die über Postfächer anderer Anbieter gesendet oder empfangen werden.

Umfassender E‑Mail-Speicher und Google Vault

Wenn Ihre Organisation Google Vault verwendet, sollten Sie einen umfassenden E-Mail-Speicher einrichten, damit Vault uneingeschränkten Zugriff auf die E-Mail-Nachrichten Ihrer Organisation hat:

Nutzer haben die Möglichkeit, E-Mail-Nachrichten außer mit Gmail auch mit einigen Google Workspace-Hauptdiensten zu senden. Beispiele:

Google Kalender: Die Einladungen und Nachrichten, die in der Desktopversion von Google Kalender mit der Option E-Mail an Gäste senden gesendet werden
Google Drive: Nachrichten, die gesendet werden, wenn Nutzer Dateien freigeben, die Eigentümerschaft übertragen oder Dateien kommentieren
Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Zeichnungen: Nachrichten, die von der App gesendet werden, wenn Nutzer Dateien als E‑Mail-Anhang verschicken oder Genehmigungen für Dateien ändern.
Google Formulare: E‑Mails, die Formulare oder Links zu Formularen enthalten
Google Notizen: E-Mails, die gesendet werden, wenn Nutzer Notizen in Google Notizen teilen

Beim umfassenden E-Mail-Speicher werden die von anderen Hauptdiensten gesendeten Nachrichten in den „Gesendet“-Ordnern der Nutzer angezeigt und somit für Vault zugänglich.

Hinweis: Der umfassende E-Mail-Speicher gilt nur für Google Workspace-Hauptdienste. Zusätzliche Google-Dienste können möglicherweise auch E-Mails im Namen von Nutzern senden. Von diesen Diensten gesendete Nachrichten werden unter Umständen aber nicht im Ordner „Gesendet“ der Nutzer gespeichert und sind dann auch nicht in Vault verfügbar.

Falls die Nachrichten in Ihrer Organisation an E-Mail-Server weitergeleitet werden, die nicht zu Gmail gehören, können Sie einen umfassenden E-Mail-Speicher einrichten. So sorgen Sie dafür, dass die Nachrichten in einem Gmail-Postfach gespeichert werden und für Vault zugänglich sind.
Sie können diese Funktion auch einrichten, wenn Sie nicht Gmail, sondern ein anderes System für Ihren E-Mail-Verkehr einsetzen, das die Nachrichten Ihrer Nutzer über den SMTP-Relay-Dienst weiterleitet, etwa für Ticket-Tracking-Systeme, Fehlerdatenbanken oder automatische Benachrichtigungssysteme. Sobald die Funktion aktiviert ist, werden die Nachrichten im Gmail-Postfach Ihrer Nutzer angezeigt. Dadurch können die E-Mails aller Nutzer, die den SMTP-Relay-Dienst verwenden, in Google Vault archiviert werden.

Bevor Sie den umfassenden E-Mail-Speicher aktivieren

Beachten Sie Folgendes:

Sie sollten den umfassenden E-Mail-Speicher nicht aktivieren, wenn Sie Compliance-Routing-Regeln einsetzen, die den Empfänger ändern, und Sie nicht möchten, dass der ursprüngliche Empfänger eine Kopie der E-Mail erhält.
Wenn bei Ihnen sowohl der SMTP-Relay-Dienst als auch der umfassende E-Mail-Speicher aktiviert sind, wird in den Postfächern der Nutzer eine Kopie der Nachricht im Ordner „Gesendet“ gespeichert, z. B. beim Senden von E-Mails von einem Scanner. Das kann dazu führen, dass Speicherbeschränkungen überschritten werden. Versionen vergleichen
Sie sollten den umfassenden E-Mail-Speicher aktivieren, wenn Sie Gmail ausschließlich für die Vault-Funktion verwenden und E-Mails an Ihren lokalen E-Mail-Server oder einen anderen E-Mail-Anbieter weiterleiten.