إعداد ميزة "التخزين الشامل للبريد"

بصفتك مشرفًا، يمكنك التأكُّد من حفظ نسخة عن جميع الرسائل المُرسَلة أو المُستلَمة على نطاقك في صناديق البريد الإلكتروني للمستخدمين على Gmail، بما في ذلك الرسائل المُرسَلة أو المُستلَمة من خلال صناديق بريد إلكتروني غير تابعة لخدمة Gmail.

التخزين الشامل للبريد وVault

إذا كانت مؤسستك تستخدم أداة Vault، عليك إعداد مساحة تخزين بريد شاملة لضمان الوصول الكامل لأداة Vault إلى الرسائل الإلكترونية لمؤسستك:

يمكن للمستخدمين إرسال رسائل إلكترونية من خلال الخدمات الأساسية الأخرى في Google Workspace إلى جانب Gmail. مثل:

تقويم Google: الدعوات الصادرة والرسائل المُرسَلة باستخدام خيار إرسال بريد إلكتروني إلى المدعوين في "تقويم Google" على جهاز كمبيوتر سطح المكتب
Google Drive: محتوى الرسالة المُرسَلة عندما يشارك المستخدمون الملفات أو ينقلون ملكيتها أو يعلّقون عليها في Google Drive
"مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"رسومات Google": الرسائل التي يرسلها التطبيق عندما يضيف المستخدمون ملفات كمرفقات ضِمن الرسائل الإلكترونية أو يغيّرون حالة الموافقة على الملفات
نماذج Google: الرسائل الإلكترونية التي تحتوي على نماذج أو روابط تنقل إلى نماذج
Keep: الرسائل الإلكترونية المُرسَلة عند مشاركة المستخدمين للملاحظات على Google Keep

تضمن مساحة تخزين البريد الشاملة ظهور الرسائل المُرسَلة من خلال الخدمات الأساسية الأخرى في مجلدات البريد المُرسَل لدى المستخدمين، وبالتالي يمكن لأداة Vault الوصول إليها.

ملاحظة: لا ينطبق التخزين الشامل للبريد إلا على خدمات Google Workspace الأساسية. يمكن لخدمات Google الإضافية إرسال رسائل إلكترونية بالنيابة عن المستخدمين. قد لا يتم تخزين الرسائل المرسلة بواسطة تلك الخدمات في مجلد البريد المُرسل لدى المستخدمين، وقد تكون غير متاحة من أجل Vault.

بالنسبة إلى المؤسسات التي تغيِّر مسار الرسائل إلى خوادم بريد إلكتروني غير Gmail، يمكنك إعداد مساحة تخزين البريد الشاملة لضمان تخزين جميع الرسائل في صناديق بريد Gmail وإتاحتها لأداة Vault.
يمكنك أيضًا استخدام هذا الإعداد إذا كان لديك نظام غير Gmail يستخدم خدمة الإرسال عبر SMTP لتوجيه الرسائل بالنيابة عن المستخدمين، مثل أنظمة تتبع التذاكر أو قواعد بيانات الأخطاء أو أنظمة الإشعار المُبرمَجة، وإذا كنت تريد عرض الرسائل في صناديق بريد المستخدمين الإلكترونية على Gmail. وهذا الإجراء ضروري لتخزين الرسائل في Google Vault لجميع المستخدمين الذين يفعِّلون الإرسال عبر SMTP.

الاعتبارات قبل تمكين مساحة تخزين البريد الشاملة

هناك بعض الاعتبارات المهمة التي يجب مراعاتها بعناية قبل تفعيل مساحة تخزين البريد الشاملة، وهي كما يلي:

يجب عدم تفعيل التخزين الشامل للبريد إذا كانت لديك قواعد توجيه متعلقة بالامتثال تعمل على تغيير المُستلِم (وكنت لا تريد أن يتلقى المُستلِم الأصلي نسخة من الرسالة الإلكترونية).
عند تفعيل خدمة الإرسال عبر SMTP، ستحتفظ صناديق البريد الإلكتروني للمستخدمين بنسخة من الرسالة في مجلد "البريد المُرسَل" (على سبيل المثال، عند إرسال بريد من ماسحة ضوئية) في حال تفعيل التخزين الشامل للبريد. قد يتسبب ذلك في تجاوز بعض الحسابات للحد الأقصى المسموح به لسعة التخزين إذا كان إصدار حسابك يتضمن حدود تخزين. المقارنة بين الإصدارات
يجب تفعيل التخزين الشامل للبريد إذا كنت تستخدم Gmail فقط لميزة Vault وميزة إعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى خادم البريد داخل المؤسسة أو إلى مزوّد خدمة بريد إلكتروني آخر.