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Configurar la recuperación de las contraseñas de los usuarios

Como administrador de G Suite, tienes la posibilidad de seleccionar el modo en que los usuarios que no son administradores recuperarán el acceso a su cuenta en caso de que olviden su contraseña:

  • Opción 1: puedes permitir que los propios usuarios cambien las contraseñas mediante un sistema automático (para ello debes activar la recuperación de la contraseña para usuarios no administradores en la consola de administración).
  • Opción 2: puedes pedir a los usuarios que se pongan en contacto con un administrador para cambiar sus contraseñas (es necesario añadir un mensaje de asistencia en la página de inicio de sesión). 

Puedes consultar más información a continuación.

Opción 1: Permitir que los propios usuarios cambien las contraseñas

Esta función no está disponible si utilizas el inicio de sesión único o G Suite Password Sync. Tampoco funciona en el caso de los usuarios menores de 18 años. Puedes consultar más información a continuación.

Puedes permitir que los usuarios que no sean administradores cambien sus contraseñas personalmente, sin necesidad de ponerse en contacto con ningún administrador. Cada usuario debe añadir a su cuenta un número de teléfono de recuperación o una dirección de correo electrónico alternativa, donde recibirá las instrucciones de recuperación a través de un mensaje de voz o texto o de un correo electrónico. Para cambiar sus contraseñas, tendrán que introducir la dirección de su cuenta de Google y seguir las instrucciones automáticas que se les proporcionan.

(Requisito obligatorio) Activar la recuperación de la contraseña para usuarios no administradores

De forma predeterminada, solamente los administradores pueden cambiar las contraseñas olvidadas mediante un sistema automático. A continuación, se describe cómo permitir que otros usuarios también lo puedan hacer:

  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En el panel de control de la consola de administración, ve a Seguridada continuaciónConfiguración básica.

    Para ver Seguridad en el panel de control, es posible que tengas que hacer clic en Más controles en la parte inferior.

  3. En Recuperación de la contraseña, haz clic en Habilitar/inhabilitar la recuperación de la contraseña para usuarios no administradores.

    Este enlace no estará disponible si en tu organización se utiliza el inicio de sesión único (SSO) o G Suite Password Sync (GSPS).

  4. En Recuperación de la contraseña, marca la casilla Habilitar la recuperación de la contraseña para usuarios no administradores.
  5. En la parte inferior, haz clic en Guardar.
  6. Pide a los usuarios que configuren un número de teléfono de recuperación o una dirección de correo electrónico alternativa donde puedan recibir las instrucciones para recuperar sus contraseñas (a través de un mensaje de voz o texto o de un correo electrónico). 

    Los usuarios de G Suite for Education menores de 18 años no pueden añadir información de contacto a sus cuentas, por lo que no podrán recuperar sus contraseñas con este sistema. En su lugar, deberán ponerse en contacto con un administrador.

    Debes eliminar la información de recuperación de un usuario en cuanto este abandone la organización o si hay riesgo de que su cuenta esté interceptada. Puedes consultar más información a continuación.

Cuando un usuario de tu organización haga clic en ¿Necesitas ayuda? en la página de inicio de sesión, verá las instrucciones que debe seguir para recuperar su contraseña. Si ha añadido un número de teléfono de recuperación o una dirección de correo electrónico alternativa a su cuenta y responde a las preguntas correctamente, podrá cambiar la contraseña. 

Verificación en dos pasos: los usuarios que utilizan este tipo de verificación también pueden seguir estas mismas instrucciones para cambiar sus contraseñas. Si no han añadido información de recuperación o no responden a las preguntas correctamente, se les pedirá que se pongan en contacto con un administrador.

Importante: Impedir el acceso no autorizado a la cuenta de un usuario

Si activas la recuperación de la contraseña para usuarios no administradores, debes eliminar la información de recuperación de un usuario de inmediato en estos supuestos:

  • Cuando se rescinda el contrato del usuario o este abandone la organización. Esto impedirá que pueda recuperar su contraseña para acceder a su antigua cuenta.
  • Si sospechas que la cuenta podría estar interceptada y la información de recuperación del usuario ya no es legítima.

Para eliminar la información de recuperación de un usuario o comprobar si ha sido víctima del pirateo, inicia sesión en su cuenta como el usuario. A continuación, sigue los pasos descritos en el artículo Configurar un número de teléfono o una dirección de correo electrónico alternativos.

Cuando la recuperación de la contraseña para usuarios no administradores no está disponible
  • Usuarios de G Suite for Education menores de 18 años. A los usuarios más jóvenes de G Suite for Education no se les permite añadir un número de teléfono de recuperación o un correo electrónico alternativo a su cuenta. Por lo tanto, no pueden cambiar sus contraseñas en caso de que las olviden. Los estudiantes universitarios, los responsables de centros y los profesores que utilicen G Suite for Education pueden facilitar un número de teléfono de recuperación o un correo electrónico alternativo, por lo sí pueden hacer uso de esta función.
  • Organizaciones que utilizan SSO o GSPS. Si en tu organización se utiliza el inicio de sesión único (SSO) o G Suite Password Sync for Active Directory (GSPS), la opción de habilitar la recuperación de la contraseña para usuarios no administradores no estará disponible en tu consola de administración. En su lugar, los usuarios de GSPS deben usar Active Directory para poder cambiar una contraseña que hayan olvidado.

Opción 2: Pedir a los usuarios que se pongan en contacto con un administrador

Si no activas la recuperación de la contraseña para usuarios no administradores, estos deberán ponerse en contacto con un administrador para obtener ayuda. Añade la información de contacto adecuada en la página de inicio de sesión de la cuenta para que puedan acceder con facilidad al personal de asistencia de tu organización:

  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Perfil de empresa > Perfil.
  3. En la sección Mensaje de asistencia, añade un mensaje con información sobre cómo ponerse en contacto con un administrador de tu organización. Incluye una dirección de correo electrónico, un número de teléfono u otras instrucciones sobre cómo obtener ayuda del personal.
  4. Haz clic en Guardar.

Si un usuario hace clic en ¿Necesitas ayuda? en la página de inicio y no has activado la recuperación de la contraseña para usuarios no administradores, se le mostrará tu mensaje. Consulta también el artículo Restablecer la contraseña de un usuario.

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