Formas de crear grupos


Este artículo está dirigido a los administradores de G Suite. Para gestionar tus propios grupos, visita el Centro de Ayuda de Grupos de Google." "

Como administrador de Grupos de G Suite, puedes crear grupos para tu organización en la consola de administración de Google, con la API de Grupos o mediante Google Cloud Directory Sync (GCDS). Si activas Grupos para empresas, también puedes crear grupos en tu organización desde la interfaz de Grupos de Google, groups.google.com.


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El lugar donde creas los grupos es importante

Diferencias entre los grupos creados con cada interfaz

Los grupos creados en la consola de administración, en la API Directory o en Google Cloud Directory Sync pueden ser cualquier tipo de grupo.

Los grupos creados en Grupos de Google (groups.google.com) solo se pueden utilizar para la comunicación y la colaboración.

En la siguiente tabla se muestran los tipos de grupos que puedes crear, dónde los creas y si se requiere Grupos para empresas.

Interfaz en la que creas grupos en tu organización Grupos de acceso y configuración Grupos de listas de distribución Bandejas de entrada colaborativas y foros de preguntas y respuestas (internos y externos)
Consola de administración: Página principal y luego Grupos Sí. Sin embargo, una vez que hayas creado estos grupos en la consola de administración, debes seleccionar de qué tipo son en Grupos de Google (groups.google.com). Esa interfaz solo está disponible cuando Grupos para empresas está activado.
Sí. Sin embargo, para utilizar las funciones de Grupos de Google (grupo.google.com), Grupos para empresas debe estar activado.
Grupos de Google: groups.google.com No Sí. En los grupos de tu organización, Grupos para empresas debe estar activado.
Grupos de la consola de Google Cloud Platform No Sí. En los grupos de tu organización, Grupos para empresas debe estar activado.

Cómo crear grupos

Usar la consola de administración
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Grupos.
  3. En la parte superior izquierda, haz clic en Crear grupo.
  4. Introduce la información que se solicita más abajo y haz clic en Siguiente.
     
    Ajuste Descripción
    Nombre
    Nombre que identifica al grupo en listas y mensajes. Sigue estas directrices:
    • Los nombres pueden tener hasta 73 caracteres.
    • Utiliza nombres que te permitan identificar la finalidad del grupo fácilmente.

     

     

    Descripción

    Finalidad del grupo o cómo se utiliza. Estos datos aparecen en la página Información del grupo. Puedes incluir, por ejemplo, información sobre los miembros del grupo, el contenido del grupo, preguntas frecuentes, enlaces a grupos relacionados, etc.

    Correo electrónico del grupo

    ​Dirección de correo electrónico utilizada para el grupo. Si tienes más de un dominio, selecciona el dominio que te interese de la lista. Las direcciones de correo electrónico pueden tener un máximo de 63 caracteres. Este límite no incluye el dominio de la dirección, por ejemplo, @gmail.com.

    Algunas palabras están reservadas y no se pueden utilizar como direcciones de correo electrónico. Para obtener más información, consulta Palabras que no se pueden utilizar en direcciones de correo electrónico y, si creas el grupo en groups.google.com, consulta Palabras reservadas.

    Si creas tu grupo con una cuenta del trabajo o de un centro educativo, es posible que tu dirección de correo electrónico incluya un sufijo, como "-personal". Por ejemplo, si el nombre de tu grupo es formación, la dirección de correo electrónico real sería formación-personal@tu_dominio.

    Propietarios del grupo (Opcional) Busca el nombre o la dirección de correo electrónico de los miembros del grupo que tendrán la función de propietario.
  5. Configura los ajustes de los miembros del grupo con las funciones de propietario, administrador y miembro. A continuación, elige si el grupo estará abierto a toda la organización y a usuarios externos:

    Ajuste

    Descripción

    Tipo de acceso

    Selecciona un tipo de acceso predefinido o elige los ajustes manualmente:

    • Público: abierto a cualquier miembro de tu organización. En función de los ajustes definidos, también puede estar abierto a personas ajenas a tu organización. Los grupos que activen este ajuste recibirán más mensajes de spam, ya que los remitentes malintencionados suelen enviar spam a direcciones de correo electrónico que aparecen en sitios web de acceso público.
    • Equipo: abierto a un equipo concreto de tu organización. Selecciona esta opción para crear el grupo de un equipo o de un departamento interno determinado.
    • Solo anuncio: se utiliza para enviar información a un grupo. Por ejemplo, con este ajuste puedes hacer que reciban notificaciones sobre la empresa.
    • Restringido: opción de grupo privado para empleados que compartan información privada o sensible.
    • Otro: muestra que los ajustes se han configurado manualmente.

    Configuración de acceso

    Elige los ajustes de cada categoría de usuarios. Estos ajustes determinan lo que los usuarios pueden hacer en el grupo, aunque también puedes definir en Grupos de Google (groups.google.com) permisos según la función que tenga cada usuario en el grupo. Consulta información sobre las funciones de grupo.

    Nota: La categoría Externa incluye a cualquier persona ajena a tu organización, sean o no miembros del grupo.

    • Contactar con propietarios: quién puede enviar directamente un correo electrónico a los propietarios de un grupo.
    • Ver miembros: quién puede ver los miembros del grupo.
    • Ver temas: quién puede ver los temas publicados en el grupo. Los usuarios que no sean miembros del grupo y sean ajenos a tu organización (en la categoría Externa) solo pueden ver los temas si, en las opciones para compartir de Grupos para empresas, se ha seleccionado el ajuste Público en Internet.
    • Publicar contenido: quién puede publicar mensajes en el grupo. 

    Configuración de miembro

    Elige si los integrantes de un grupo que tengan la función de propietario, gestor o miembro pueden añadir usuarios directamente, invitarlos o aprobar solicitudes para que se unan.

    Quién puede unirse al grupo

    Elige una opción para añadir usuarios al grupo:

    • Cualquier persona de la organización puede solicitarlo: los usuarios de la organización deben pedir permiso para unirse al grupo y ser aceptados.
    • Cualquier usuario de la organización puede unirse: los usuarios de la organización pueden añadirse al grupo directamente.
    • Solo usuarios invitados: solo pueden unirse al grupo los usuarios a los que se ha invitado. 

    Admitir miembros ajenos a la organización

    Desactiva este ajuste si no quieres permitir que se añadan usuarios externos o actívalo para admitir usuarios externos en el grupo.

    Nota: Si eres administrador de G Suite de Grupos de Google, puedes añadir usuarios externos a grupos desde la consola de administración de Google, independientemente de si se permiten o no miembros externos.

     

  6. Haz clic en Crear grupo.Antes de enviar un mensaje al grupo nuevo, espera unos minutos hasta que se active. Si no esperas, es posible que se te notifique que el mensaje no se ha podido entregar.

Pasos siguientes

Usar la nueva versión de Grupos de Google

Para usar esta función, debes activar Grupos de Google para empresas.

  1. ​Inicia sesión en Grupos de Google.
  2. En la parte superior izquierda, haz clic en Crear grupo.
  3. Introduce la información y elige la configuración del grupo.
    Referencia de los ajustes
  4. Haz clic en Crear grupo.

Antes de enviar un mensaje al grupo nuevo, espera unos minutos hasta que se active. Si no esperas, es posible que se te notifique que el mensaje no se ha podido entregar.


Referencia de los ajustes de la nueva versión de Grupos

Información del grupo

Opción Descripción
Nombre del grupo
Nombre que identifica al grupo en listas y mensajes. Sigue estas directrices:
  • Los nombres pueden tener hasta 73 caracteres.
  • Utiliza nombres que te permitan identificar la finalidad del grupo fácilmente.

 

 

Dirección de correo electrónico del grupo

​Dirección de correo electrónico utilizada para el grupo. Si tienes más de un dominio, selecciona el dominio que te interese de la lista. Las direcciones de correo electrónico pueden tener un máximo de 63 caracteres. Este límite no incluye el dominio de la dirección, por ejemplo, @gmail.com.

Algunas palabras están reservadas y no se pueden utilizar como direcciones de correo electrónico. Para obtener más información, consulta Palabras que no se pueden utilizar en direcciones de correo electrónico y, si creas el grupo en groups.google.com, consulta Palabras reservadas.

Si creas tu grupo con una cuenta del trabajo o de un centro educativo, es posible que tu dirección de correo electrónico incluya un sufijo, como "-personal". Por ejemplo, si el nombre de tu grupo es formación, la dirección de correo electrónico real sería formación-personal@tu_dominio.

Descripción del grupo

Finalidad del grupo o cómo se utiliza. Estos datos aparecen en la página Información del grupo. Puedes incluir, por ejemplo, información sobre los miembros del grupo, el contenido del grupo, preguntas frecuentes, enlaces a grupos relacionados, etc.

Configuración de la privacidad

Opción  Descripción
Quién puede buscar el grupo Define quién puede encontrar el grupo buscando por nombre, dirección de correo electrónico o conversaciones. Si utilizas Grupos con una cuenta del trabajo o de tu centro educativo, las opciones disponibles dependen de la configuración de tu organización.
Quién puede unirse al grupo

Elige una opción:

  • Solo los usuarios invitados: para unirse al grupo, los usuarios deben recibir una invitación. No pueden añadirse ellos mismos ni solicitar unirse.
  • Solo usuarios de la organización: las personas de tu organización pueden añadirse al grupo.
  • Los usuarios de la organización pueden preguntar: los usuarios de tu organización pueden solicitar que se les añada al grupo. 
Quién puede ver las conversaciones Selecciona quién puede ver las conversaciones publicadas en el grupo.
Quién puede publicar Selecciona quién puede enviar mensajes a la dirección de correo electrónico del grupo.
Quién puede ver a los miembros Selecciona quién puede ver la lista de miembros del grupo. 

Añadir miembros

Opción Descripción
Miembros del grupo Los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieres añadir y asignar el rol de miembro.
Todos los miembros de un grupo tienen la función de miembro. Los permisos que se asignan al rol de miembro se aplican automáticamente al resto de los roles.
Administradores del grupo Los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieres añadir y asignar el rol de administrador. Los administradores de grupos pueden hacer todo lo que hacen los propietarios, excepto eliminar sus grupos o cambiar la función de un miembro por la de propietario. Un grupo no puede ser administrador de otro.
Propietarios del grupo Los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieres añadir y asignar el rol de propietario.  

Los miembros con la función de propietario tienen los siguientes permisos:

  • Enviar mensajes al grupo.
  • Añadir o quitar miembros, incluidos los propietarios.
  • Cambiar la función de un miembro (por ejemplo, de miembro a propietario).
  • Cambiar la configuración del grupo.
  • Eliminar el grupo.
  • Exportar suscripciones y mensajes del grupo.

Nota: Puedes asignar la función de propietario a cualquier miembro del grupo. Sin embargo, un grupo no puede tener la función de propietario de otro grupo.

 

Mensaje de bienvenida Un mensaje que se envía por correo electrónico a los usuarios cuando se añaden al grupo sin ser invitados. Esta opción solo está disponible si el ajuste "Añadir miembros directamente" está activado.
Mensaje de invitación Un mensaje que se envía a los usuarios en la invitación por correo electrónico para unirse al grupo. Los invitados pueden hacer clic en un enlace que hay en la invitación para unirse. Esta opción solo está disponible si el ajuste "Añadir miembros directamente" está desactivado
Suscripción

Preferencias de los correos electrónicos que se reciben del grupo. Estas son las opciones disponibles:

  • Cada correo: los mensajes se envían individualmente a medida que se publican en el grupo.
  • Compilación: combinación de hasta 25 mensajes completos en correos electrónicos individuales que se envían cada día.
  • Resumen: combinación de resúmenes de hasta 150 mensajes en correos electrónicos individuales que se envían cada día.
  • No recibir correo electrónico: no se envían los mensajes del grupo.
Añadir miembros directamente

Opción que determina si se añaden miembros al grupo directamente o si deben recibir una invitación para unirse.

Al activar Añadir miembros directamente, los usuarios que indiques se añadirán al grupo con los ajustes de suscripción que selecciones, aunque podrán cambiarlos más adelante si quieren.

Al desactivar Añadir miembros directamente, los usuarios que indiques recibirán una invitación por correo electrónico para unirse al grupo. Solo se añaden al grupo después de aceptar la invitación.

Usar la versión clásica de Grupos de Google

Para usar esta función, debes activar Grupos de Google para empresas.

  1. Inicia sesión en Grupos de Google.
  2. En la parte superior izquierda, haz clic en Crear grupo.
  3. Introduce la información y elige la configuración del grupo.
    Referencia de los ajustes
  4. Haz clic en Crear grupo.

Antes de enviar un mensaje al grupo nuevo, espera unos minutos hasta que se active. Si no esperas, es posible que se te notifique que el mensaje no se ha podido entregar.


Referencia de los ajustes de la versión clásica de Grupos

Opción Descripción
Nombre del grupo
Nombre que identifica al grupo en listas y mensajes. Sigue estas directrices:
  • Los nombres pueden tener hasta 73 caracteres.
  • Utiliza nombres que te permitan identificar la finalidad del grupo fácilmente.

 

 

Correo electrónico del grupo

​Dirección de correo electrónico utilizada para el grupo. Si tienes más de un dominio, selecciona el dominio que te interese de la lista. Las direcciones de correo electrónico pueden tener un máximo de 63 caracteres. Este límite no incluye el dominio de la dirección, por ejemplo, @gmail.com.

Algunas palabras están reservadas y no se pueden utilizar como direcciones de correo electrónico. Para obtener más información, consulta Palabras que no se pueden utilizar en direcciones de correo electrónico y, si creas el grupo en groups.google.com, consulta Palabras reservadas.

Si creas tu grupo con una cuenta del trabajo o de un centro educativo, es posible que tu dirección de correo electrónico incluya un sufijo, como "-personal". Por ejemplo, si el nombre de tu grupo es formación, la dirección de correo electrónico real sería formación-personal@tu_dominio.

Descripción del grupo

Finalidad del grupo o cómo se utiliza. Estos datos aparecen en la página Información del grupo. Puedes incluir, por ejemplo, información sobre los miembros del grupo, el contenido del grupo, preguntas frecuentes, enlaces a grupos relacionados, etc.

Idioma principal del grupo Idioma del correo electrónico que se envía a los miembros del grupo con la información generada por el sistema, incluido el contenido de los resúmenes y los pies de página de correo electrónico.Idioma utilizado en los mensajes generados por el sistema dirigidos a los miembros del grupo. Entre estos mensajes se incluyen las notificaciones y los pies de página.
Tipo de grupo Selecciona el tipo de grupo Lista de distribución.
Permisos básicos

Permisos de:

  • Visibilidad del grupo: quién puede ver la dirección de correo electrónico y la descripción del grupo.
  • Ver temas: quién puede ver los temas del grupo.
  • Publicar: quién puede publicar mensajes en el grupo.
  • Unirse al grupo: quién puede unirse al grupo.
Con la API de Grupos de Google o mediante GCDS
Puedes crear grupos con la API de Grupos de Google o con herramientas que utilicen la API Directory, como Google Cloud Directory Sync (GCDS). Los grupos creados con la API tienen la siguiente configuración predeterminada:
  • Directorio de grupos: no se incluye este grupo en el directorio.
  • Unirse al grupo: cualquier persona de la organización puede solicitarlo.
  • Añadir a miembros: propietarios y administradores del grupo.
  • Invitar a miembros: propietarios y administradores del grupo.
  • Permitir nuevos usuarios que no estén en [dominio]: no.
  • Ver miembros: propietarios y administradores del grupo.
  • Ver temas: todos los miembros del grupo.
  • Publicar: cualquier usuario de tu dominio puede publicar mensajes.
  • Moderar mensajes: ninguno.

Los grupos que se creen desde la API se pueden editar desde los siguientes lugares:

Usar Grupos en la consola de GCP (beta)

Para usar esta función, debes activar Grupos de Google para empresas.

  1. Inicia sesión en Google Cloud Platform.
  2. En el menú, selecciona IAM y administración y luego Grupos.
  3. En la parte superior izquierda, haz clic en Crear.
  4. Rellena la información del grupo y añade miembros.
    Referencia de los ajustes
  5. Haz clic en Enviar.

Consulta más información sobre cómo crear y gestionar grupos en la consola de GCP.


Referencia de los ajustes de Grupos en la versión beta de GCP

Información del grupo

Opción Descripción
Nombre del grupo
Nombre que identifica al grupo en listas y mensajes. Sigue estas directrices:
  • Los nombres pueden tener hasta 73 caracteres.
  • Utiliza nombres que te permitan identificar la finalidad del grupo fácilmente.

 

 

Dirección de correo electrónico del grupo

Esta dirección se utiliza como identificador principal del grupo a la hora de definir permisos y roles de gestión de identidades y accesos (IAM). También se puede utilizar para enviar correos electrónicos a todos los miembros del grupo. Las direcciones de correo electrónico pueden tener un máximo de 63 caracteres. Este límite no incluye el dominio de la dirección, como @gmail.com.

Algunas palabras están reservadas y no se pueden utilizar como direcciones de correo electrónico. Para obtener más información, consulta Palabras que no se pueden utilizar en direcciones de correo electrónico y, si creas el grupo en groups.google.com, consulta Palabras reservadas.

Si creas tu grupo con una cuenta del trabajo o de un centro educativo, es posible que tu dirección de correo electrónico incluya un sufijo, como "-personal". Por ejemplo, si el nombre de tu grupo es formación, la dirección de correo electrónico real sería formación-personal@tu_dominio.

Descripción del grupo

Finalidad del grupo o cómo se utiliza. Estos datos aparecen en la página Información del grupo. Puedes incluir, por ejemplo, información sobre los miembros del grupo, el contenido del grupo, preguntas frecuentes, enlaces a grupos relacionados, etc.

Configuración de la privacidad

Los grupos se crean con las siguientes opciones predeterminadas:

  • Los grupos son visibles y toda la organización puede encontrarlos.
  • Solo los miembros del grupo pueden ver la lista de miembros.
  • Cualquier usuario de la organización puede hacer publicaciones y ver los temas.

Añadir miembros

Opción Descripción
Miembros del grupo Las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieres añadir al grupo y asignar la función de miembro.
Administradores del grupo Las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieres añadir al grupo y asignar la función de administrador. Los administradores de grupos pueden hacer todo lo que hacen los propietarios, excepto eliminar sus grupos o cambiar la función de un miembro por la de propietario. Un grupo no puede ser administrador de otro.
Propietarios del grupo Las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieres añadir al grupo y asignar la función de propietario.  

Los miembros con la función de propietario tienen los siguientes permisos:

  • Enviar mensajes al grupo.
  • Añadir o quitar miembros, incluidos los propietarios.
  • Cambiar la función de un miembro (por ejemplo, de miembro a propietario).
  • Cambiar la configuración del grupo.
  • Eliminar el grupo.
  • Exportar suscripciones y mensajes del grupo.

Nota: Puedes asignar la función de propietario a cualquier miembro del grupo. Sin embargo, un grupo no puede tener la función de propietario de otro grupo.

 

Usar audiencias objetivo

Las audiencias objetivo son grupos que los administradores pueden crear y recomendar para que determinados usuarios compartan sus elementos en ellos. Puedes añadirlos a las opciones para compartir de los usuarios de un servicio de Google, como Google Drive. Usa las audiencias objetivo para ayudar a los usuarios a compartir elementos con los equipos adecuados, en lugar de con toda tu organización.

La audiencia objetivo se gestiona de forma independiente a otros tipos de grupos. Más información sobre las audiencias objetivo

Usar grupos creados recientemente 

Enviar mensajes de grupo

Antes de enviar un mensaje al grupo nuevo, espera unos minutos hasta que se active. Si no esperas, es posible que se te notifique que el mensaje no se ha podido entregar.

Fichas del directorio de grupos
Un grupo recién creado puede tardar hasta 24 horas en aparecer en el directorio de grupos, al que todos los usuarios pueden acceder. Si no quieres que un grupo se muestre en el directorio, permite que los propietarios lo oculten. Más información sobre cómo configurar opciones para compartir
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