刪除機構內的使用者

本文適用對象為負責為公司、學校或其他團體管理使用者帳戶的 G Suite 管理員,或 Cloud Identity 管理員。如要刪除您個人的 Google 帳戶,則請參閱這裡的說明

您可以刪除貴機構離職使用者的相關帳戶。G Suite 管理員可以在刪除帳戶前查看使用者的資料,並將這些資料的擁有權轉移給其他使用者 (例如部門經理)。

注意:您只能將該位使用者擁有的檔案轉移給其他使用者,轉移後的使用者將成為新擁有者。如果離職使用者有權檢視某個檔案,但不具備該檔案的擁有權,則這類檔案不會受到帳戶刪除作業影響。

管理員可在刪除使用者帳戶前轉移以下類型的使用者資料:

  • 雲端硬碟/文件
  • Google 日曆
  • Google+ 專頁
  • Google 我的商家專頁​
重要事項:刪除帳戶時,系統「不會」自動轉移電子郵件。如要將使用者的電子郵件轉移至其他帳戶,請在刪除帳戶「前」使用資料遷移服務轉移電子郵件。如果您在將電子郵件轉移至其他帳戶前就已刪除使用者帳戶,所有電子郵件都會遭到刪除,無法再供您擷取。

檔案儲存空間的替代選項

建議您改用共用雲端硬碟做為儲存檔案的替代方案。共用雲端硬碟資料夾中的所有檔案都由團隊成員共同擁有,因此即使有成員離職,其他共用雲端硬碟成員仍可存取檔案。這種做法可以避免管理員在刪除檔案擁有者的帳戶時將檔案一併刪除。進一步瞭解共用雲端硬碟,包括如何將現有內容遷移至共用雲端硬碟

需要解決帳戶衝突問題嗎? 請不要以刪除使用者帳戶的方式來解決帳戶衝突問題。如果使用者使用 G Suite 帳戶存取電子郵件、日曆及其他服務,則帳戶遭到刪除後,將會失去相關資料和服務存取權。建議您參考我們的說明,瞭解如何解決帳戶衝突問題

刪除帳戶的事前準備

系統會如何處理遭到刪除的使用者帳戶和資料?
警告:刪除使用者時,您也會一併刪除下列資料:
  • G Suite 資料:所有檔案類型、Gmail 和日曆資料 (不包括共用日曆)
  • 協作平台頁面:不包括使用者在傳統版協作平台中建立的頁面
  • Google 保管箱:使用者的所有保管箱資料
  • Google Play:使用者的 Google Play 開發人員帳戶
  • Google+:使用者的 Google+ 個人資料和社交圈,以及使用者獨有的一切社群、最愛和活動
  • YouTube 頻道和其他品牌帳戶資產:使用者獨有的一切資產,例如 YouTube 頻道、Google+ 專頁和 Google 我的商家資訊
  • YouTube 影片和其他非核心服務的內容:使用者在非核心服務中的內容,例如 YouTube 影片和 Blogger 網誌
  • Cloud Identity:使用者的所有資料

詳情請見以下說明。

  • G Suite 存取權:使用者無法再存取貴機構的「任何一項」G Suite 服務,例如 Google 雲端硬碟檔案、Gmail 等。
  • 檔案和日曆:使用者建立的所有活動會保留在受邀對象的日曆中。使用者的 G Suite 資料 (包括所有檔案類型、Gmail 和日曆資料,但不包括共用日曆) 將會在 20 天後遭到刪除。您可以將部分資料的擁有權轉移給其他使用者。您只能將該位使用者擁有的雲端硬碟內容轉移給其他使用者,轉移後的使用者將成為新擁有者。
  • 協作平台頁面:使用者以新版協作平台建立的頁面會遭到刪除,但以傳統版協作平台建立的頁面則會保留下來。您可以透過管理員身分移除使用傳統版協作平台建立的頁面。
  • 網上論壇︰系統會移除使用者所有的群組成員身分,但不會移除其所屬群組,即使該使用者是唯一的群組成員亦然。
  • Google 保管箱:無論是否啟用保留設定或是訴訟保留,使用者所有的保管箱資料都會在 30 天後遭到刪除。資料若處於被刪除狀態超過 30 天,可能會被立刻清除。
  • Google Play:使用者的 Google Play 開發人員帳戶會遭到刪除。您可以將部分應用程式轉移到其他開發人員帳戶,但提供訂閱產品的應用程式則無法轉移。
  • Google Cloud Platform (GCP):帳戶被刪除的使用者無法再存取 GCP 資源。使用者的身分與存取權管理 (IAM) 政策繫結仍會保留在相關資源中,最多 30 天後才會從系統中清除。使用者若非 GCP 機構成員,所擁有的專案將成為無主專案。如要進一步瞭解無主專案,請參閱專案停權指南
  • Google+:使用者的 Google+ 個人資料和社交圈會遭到刪除。如果最愛中除了該使用者以外沒有其他擁有者,這個最愛也會遭到刪除。視貴機構的情況而定,您可以讓使用者先匯出自己的 Google+ 資料

    此外,如果社群中除了該使用者以外沒有其他擁有者,這個社群會成為沒有擁有者的狀態。如果這是貴機構「外」的社群,就會在 60 天後遭到刪除;如果是貴機構「內」的社群,則不會遭到刪除。為了避免社群中沒有擁有者的情況,請先為此使用者的社群新增其他擁有者,再刪除該使用者。

  • Classroom:如果您刪除的是 G Suite 教育版帳戶,遭到刪除的老師或學生將無法存取 Classroom 或雲端硬碟。

    刪除老師帳戶前,請先確認所教授的課程是否仍在進行。如果課程還在進行中,請先將課程轉移給其他老師。詳情請參閱轉移課程擁有權

  • 品牌帳戶:如果貴機構使用的是品牌帳戶,使用者獨有的一切資產 (例如 Google+ 專頁、Google 我的商家資訊和 YouTube 頻道) 將立即遭到刪除。如果品牌帳戶有其他擁有者,這些資產將會轉移到其他擁有者的 G Suite 帳戶。
  • 非核心服務:使用者儲存在非核心服務 (例如 YouTube 和 Blogger) 中的內容將立即遭到刪除。
  • Cloud Identity︰如果刪除 Cloud Identity 使用者,日後管理員將無法再透過 Google 管理該使用者及存取相關資料。系統會刪除該使用者的所有資料。此外,如果 Cloud Identity 使用者先前已獲得 G Suite 服務授權,他們將無法再使用這些服務。

如要進一步瞭解如何匯出上列產品中的使用者資料或轉移資料擁有權,請參閱個別產品內的說明資源。

刪除使用者帳戶前的注意事項

轉移或匯出檔案或重要資料

  • 您可以轉移檔案擁有權匯出使用者的資料。超級管理員可在刪除程序中轉移雲端硬碟和文件的資料,以及 Google+ 專頁和 Google 我的商家專頁 (如有)。
  • 如有老師即將離職,但 Classroom 的課程仍在進行中,您可以將課程的擁有權轉移給其他老師。詳情請參閱轉移課程擁有權

將檔案轉移至共用雲端硬碟

您可以將檔案轉移至共用雲端硬碟,讓共用雲端硬碟的所有成員共同擁有這些檔案。即使任何一位成員離職,其他共用雲端硬碟成員仍可存取檔案。這種做法可以避免管理員在刪除檔案擁有者的帳戶時將檔案一併刪除。

進一步瞭解共用雲端硬碟,包括如何將現有內容遷移至共用雲端硬碟

轉移共用日曆

使用者的主要日曆將在 20 天後遭到刪除,但系統仍會保留所有共用日曆。如要轉移共用日曆的擁有權,請將共用日曆的進行變更並管理共用設定權限授予您要指定的使用者。

確認您是否擁有 G Suite 提供的企業專屬電子郵件

如果您已申請企業電子郵件服務 (可讓您在同一個 Google 收件匣內管理自己的個人與商務電子郵件),您購買的服務內容就已包括 G Suite 提供的企業專屬電子郵件。瞭解詳情

警告如果使用者是以個人 Gmail 帳戶申請 G Suite 提供的企業電子郵件服務,在您刪除這類使用者的帳戶前,請注意下列兩點重要事項:

保存品牌帳戶資料

如果貴機構的品牌帳戶資產除了要刪除的使用者以外沒有其他擁有者,建議您在刪除使用者之前,先移除使用者並選擇一位新擁有者。否則,在您刪除使用者後,系統會立即刪除所有品牌帳戶資產。

匯出資料的其他建議做法

您可以在刪除使用者帳戶前採用其他方法擷取資料

如要重複使用已刪除使用者的 G Suite 授權

您必須等到使用者帳戶從 G Suite 中完全刪除,才能重複使用其 G Suite 授權。刪除程序可能需要數小時才能完成。

刪除使用者

重要事項:刪除使用者前,請先轉移檔案擁有權匯出所有要保留的使用者帳戶資料。您可以在刪除過程中轉移雲端硬碟、文件、Google+ 和 Google 我的商家資料。超級管理員可以在以下所述的刪除程序中轉移檔案擁有權。

  1. 登入您的 Google 管理控制台

    請使用您的「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台首頁中前往 [使用者]
  3. (選用) 如要刪除單一使用者,請按照下列步驟操作:
    • 在「使用者」清單中找出使用者
    • 將滑鼠游標懸停在您要刪除的使用者上方,然後依序按一下「更多」圖示 下一步 [刪除] (您也可以在使用者帳戶頁面左上角的「更多」圖示底下找到這個選項​)。
  4. (選用) 如要刪除多位使用者,請按照下列步驟操作:
    • 在「使用者」清單中逐一勾選要刪除的使用者。
    • 在頁面頂端按一下「刪除所選使用者」圖示

      提示:如果要選取的使用者都屬於同一個機構單位,您可以在右側選取這個機構單位,以便尋找人員 (按一下左上方的 開啟 即可顯示機構的樹狀結構圖)。如果要選取的使用者屬於不同的機構,則可在左側選取 [所有機構單位的使用者]。

  5. 如果您是委派管理員 (並非超級管理員),請勾選核取方塊,表示您確實瞭解刪除帳戶將造成的影響。
  6. (僅供超級管理員選用) 如要轉移使用者內容的擁有權,請按照下列步驟操作:
    • 勾選所需的核取方塊。
      重要事項
      • 您只能將該位使用者擁有的雲端硬碟內容轉移給其他使用者,轉移後的使用者將成為新擁有者。
      • 沒有轉移給其他使用者的內容會由 Google 全部刪除。其中,Google 雲端硬碟中的檔案會在 20 天後刪除;如果品牌帳戶資產 (例如 Google+ 專頁) 除了遭到刪除的使用者之外沒有其他擁有者,則會立即刪除。
      • 您可以轉移各種類型的所有檔案,而非僅限於 Google 文件、試算表、簡報等。
    • 在「轉移至」方塊中搜尋使用者帳戶 (輸入使用者名稱或電子郵件地址的前幾個字元),並在找到後選取該帳戶。
  7. 按一下 [刪除使用者]
  8. 您可以視需求從 Gmail 聯絡人清單中刪除使用者

您將資料轉移完畢並刪除帳戶後,我們會以電子郵件通知您在 [公司資料] 下一步 [設定檔] 下一步 [聯絡資訊] 中設定的聯絡人。

還原已刪除的使用者

您可以在 20 天內還原最近刪除的帳戶,超過這段時間後,即無法還原刪除的帳戶。

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