Eliminar un usuario de una organización

Esta página está dirigida a los administradores de Cloud Identity o a los administradores de G Suite que gestionan las cuentas de correo electrónico de una empresa, un centro educativo o cualquier otro grupo. Si quieres eliminar tu cuenta personal de Google, consulta el artículo Eliminar tu cuenta de Google.

Cuando un usuario deja tu organización, puedes eliminar su cuenta. Como administrador de G Suite, puedes revisar y transferir la propiedad de sus datos a otro usuario; por ejemplo, a un gestor, antes de eliminar la cuenta.

Nota: Solo los archivos que sean propiedad de un usuario se podrán transferir a otro, que pasará a ser el nuevo propietario. Al eliminar la cuenta de un usuario, no se verán afectados los archivos a los que este tenga acceso pero que no sean de su propiedad.

Antes de eliminar una cuenta se pueden transferir estos tipos de datos de usuario:

  • Google Drive/Documentos
  • Calendar
  • Páginas de Google+ 
  • Páginas de Google My Business​
Importante: Al eliminar una cuenta no se transferirán sus correos electrónicos automáticamente. Antes de eliminar la cuenta de un usuario, puedes transferir su correo electrónico a otra cuenta mediante el servicio de migración de datos. Si eliminas la cuenta de un usuario antes de transferir su correo electrónico a otra cuenta, se borrarán todos los mensajes y será imposible recuperarlos.  

Otras opciones de almacenamiento de archivos

Como alternativa, te recomendamos que utilices unidades compartidas de Google Drive para almacenar archivos. La propiedad de los archivos de una unidad compartida es colectiva, de modo que si un usuario deja una organización, el resto de los miembros de esa unidad pueden seguir accediendo a los archivos. Así se evita que se borren archivos al eliminar la cuenta de su propietario. Consulta más información sobre las unidades compartidas, incluido el proceso de migración de contenido a este tipo de unidades.

¿Estás intentando gestionar cuentas en conflicto? No elimines la cuenta de un usuario para solucionar un problema de cuentas en conflicto. Si esa persona utiliza el correo electrónico, los calendarios y otros servicios de G Suite, perderá los datos y el acceso a ellos al eliminarse su cuenta. Para resolver el problema, averigua cómo gestionar cuentas en conflicto.

Antes de eliminar una cuenta

¿Qué ocurre con los datos y con la cuenta de usuario eliminada?
Advertencia: Al eliminar una cuenta de usuario, se borran los datos siguientes:
  • Datos de G Suite: todos los tipos de archivos, Gmail y datos de calendario (excepto los calendarios compartidos).
  • Páginas de Google Sites: excepto las páginas creadas por el usuario con la versión clásica de Google Sites.
  • Google Vault: todos los datos de Google Vault del usuario.
  • Google Play: la cuenta de desarrollador de Google Play del usuario.
  • Google+: el perfil y los círculos del usuario de Google+, así como cualquier comunidad, colección o evento del que el usuario sea el único propietario.
  • Canales de YouTube y otros recursos de la cuenta de marca: cualquier elemento que pertenezca únicamente a un usuario, como canales de YouTube, páginas de Google+ y fichas de Google My Business.
  • Vídeos de YouTube y otros contenidos de servicios no principales: contenido de los servicios no principales del usuario, como vídeos de YouTube y blogs de Blogger.
  • Cloud Identity: todos los datos de ese usuario.

A continuación encontrarás más información al respecto.

  • Acceso a G Suite: el usuario no podrá acceder a ninguno de los servicios de G Suite de tu organización, incluidos los archivos de Google Drive y Gmail.
  • Archivos y calendarios: todos los eventos que el usuario ha creado permanecerán en los calendarios de los invitados. Los datos de G Suite del usuario, incluidos todos los tipos de archivo, Gmail y los datos de calendario (excepto los de calendarios compartidos) se eliminan a los 20 días. Sin embargo, puedes transferir la propiedad de algunos datos a otro usuario.  Solo el contenido de Google Drive que sea propiedad de un usuario puede transferirse a otro usuario, que pasará a ser el nuevo propietario.
  • Páginas de Google Sites: se eliminan las páginas creadas por ese usuario con la nueva versión de Google Sites. En cambio, no se eliminan las que haya creado con la versión clásica de Google Sites, ya que solo el administrador puede eliminarlas.
  • Grupos: el usuario deja de ser miembro de todos los grupos a los que pertenecía. Estos grupos no se eliminan aunque el usuario sea el único miembro.
  • Google Vault: todos los datos de Vault del usuario se eliminan al cabo de 30 días, independientemente de los ajustes de retención y las reglas de conservación que se apliquen. Los datos que permanezcan eliminados durante 30 días o más se eliminarán definitivamente al instante. 
  • Google Play: se elimina la cuenta de desarrollador de Google Play del usuario. Puedes transferir algunas aplicaciones a otra cuenta de desarrollador, pero no las aplicaciones que ofrecen productos de suscripción.
  • Google Cloud Platform (GCP): el usuario no puede acceder a los recursos de GCP una vez que se haya eliminado su cuenta. Las vinculaciones de la política de gestión de identidades y accesos (IAM) permanecen en los recursos asociados un máximo de 30 días hasta que se eliminan. Si el usuario no es miembro de una organización de GCP, cualquier proyecto podría convertirse en huérfano. Para obtener más información sobre los proyectos huérfanos, consulta la sección Project suspension guidelines (Directrices de suspensión de proyectos).
  • Google+: se eliminan los círculos y el perfil de Google+ del usuario. Sus colecciones también se eliminan si es su único propietario. Según la organización que sea, puede ser recomendable que el usuario exporte primero sus datos de Google+.   

    Además, las comunidades en las que el usuario es el único propietario se quedan huérfanas. Si pertenecen a tu comunidad no se eliminarán, pero sí lo harán transcurridos 60 días en el caso de que no pertenezcan a ella. Para evitar que las comunidades se queden sin propietario, añade otro propietario a las comunidades del usuario antes de eliminarlo.

  • Classroom: si eliminas una cuenta de G Suite para Centros Educativos, el usuario no podrá acceder a Classroom ni a Drive, independientemente de si es profesor o alumno.

    Antes de eliminar una cuenta de profesor, comprueba si sus clases todavía se utilizan. Si es el caso, puedes transferirlas a otros profesores. Para obtener más información, consulta el artículo Transferir la propiedad de una clase.

  • Cuenta de marca: si tu organización utiliza una cuenta de marca, se eliminarán al instante los recursos que solo pertenezcan a un único usuario, como las páginas de Google+, las fichas de Google My Business y los canales de YouTube. Los elementos que tengan más propietarios se transferirán a la cuenta de G Suite de otro propietario.
  • Servicios no principales: el contenido de los servicios no principales del usuario, como YouTube y Blogger, se eliminará al instante.
  • Cloud Identity: cuando eliminas un usuario de Cloud Identity, los administradores ya no pueden gestionarlo ni acceder a sus datos desde la consola de administración de Google, ya que se elimina toda su información. Además, los usuarios de Cloud Identity pierden el acceso a los servicios de G Suite que utilicen.

Consulta la documentación de ayuda de cada producto para obtener más información sobre cómo exportar o transferir la propiedad de los datos de un usuario en los productos mencionados anteriormente.

Antes de eliminar la cuenta de un usuario

Transfiere o exporta archivos y datos importantes

  • Puedes transferir la propiedad de los archivos o exportar los datos de un usuario. Si tienes privilegios de superadministrador, puedes transferir sus datos de Google Drive, Documentos, Google+ y Google My Business (si procede) cuando vayas a eliminar la cuenta.
  • En Classroom, si un profesor deja un centro educativo, pero todavía se utilizan sus clases, puedes transferirlas a otro profesor. Para obtener más información, consulta el artículo Transferir la propiedad de una clase.

Transfiere archivos a una unidad compartida

Puedes transferir archivos a una unidad compartida para que pasen a pertenecer a todos los miembros de esa unidad. Si una persona deja la unidad compartida, el resto de los miembros seguirá teniendo acceso a los archivos. Así se evita que se borren archivos al eliminar la cuenta de su propietario. 

Consulta más información sobre las unidades compartidas, incluido el proceso de migración de contenido a este tipo de unidades.

Transfiere los calendarios compartidos

El calendario principal de un usuario se eliminará a los 20 días. Los calendarios compartidos no se eliminarán. Para transferir la propiedad de un calendario compartido, da permiso a otro usuario para hacer cambios y gestionar el uso compartido de ese calendario.

Comprueba si tienes correo electrónico de empresa de G Suite

Si puedes gestionar tu correo electrónico personal y de empresa en la misma bandeja de entrada de Google significa que has adquirido el servicio de correo electrónico de empresa de G Suite. Más información

Advertencia: Antes de eliminar la cuenta de alguien que se haya registrado en el servicio de correo electrónico de empresa de G Suite con una cuenta personal de Gmail, ten en cuenta estas dos cuestiones importantes:

  • El usuario eliminado perderá el acceso a esa cuenta personal.
  • Si el dominio que se utiliza en el correo electrónico de empresa se ha comprado a través de Google Domains, ya no podrás gestionarlo. Para poder seguir accediendo al dominio, transfiérelo a otra cuenta de Google Domains.

Conserva los datos de las cuentas de marca

Si el usuario es el único propietario de los elementos de una cuenta de marca, te recomendamos que quites ese usuario y que elijas un nuevo propietario antes de eliminarlo. De lo contrario, todos los elementos de las cuentas de marca se eliminan inmediatamente al eliminar el único propietario.

Ten en cuenta otras formas de exportar datos

Hay otros métodos para extraer datos antes de eliminar la cuenta de un usuario.

Si quieres reutilizar la licencia de G Suite de un usuario eliminado

Debes esperar a que la cuenta se elimine completamente de G Suite para poder volver a utilizar la licencia de servicio de ese usuario. El proceso de eliminación puede tardar varias horas.

Eliminar un usuario

Importante: Antes de empezar, transfiere la propiedad de los archivos de la cuenta de usuario o exporta los datos que quieras guardar. Cuando vayas a eliminar su cuenta, puedes transferir los datos de Google Drive, Documentos, Google+ y Google My Business y, si tienes privilegios de superadministrador, también podrás transferir la propiedad de sus archivos. 

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Usuarios.
  3. (Opcional) Sigue estos pasos para eliminar solo un usuario:
  4. (Opcional) Sigue estos pasos para eliminar varios usuarios:
    • En la lista Usuarios, marca la casilla de cada usuario que quieras eliminar.
    • En la parte superior de la página, haz clic en Eliminar usuarios seleccionados.

      Nota: Si todos los usuarios pertenecen a la misma unidad organizativa, selecciónala a la derecha para localizarlos más rápidamente. Si haces clic en el símbolo Abrir, situado arriba a la izquierda, se mostrará el organigrama. Si los usuarios son de distintas organizaciones, selecciona la opción Usuarios de todas las unidades organizativas, situada a la izquierda.

  5. Si tienes privilegios de administrador delegado (y no de superadministrador), marca las casillas para confirmar que conoces las consecuencias de eliminar una cuenta.
  6. (Opcional, solo para superadministradores) Para transferir la propiedad del contenido de un usuario, sigue estos pasos:
    • Marca las casillas que quieras.
      Importante
      • Solo el contenido de Google Drive que sea propiedad de un usuario puede transferirse a otro usuario, que pasará a ser el nuevo propietario. 
      • Google eliminará el contenido que no se haya transferido a otro usuario. Los archivos de Google Drive se eliminan a los 20 días. En cambio, los recursos de cuentas de marca (por ejemplo, las páginas de Google+) se eliminan inmediatamente si el usuario es su único propietario.
      • En el contenido transferido se incluyen archivos de todo tipo, no solo los de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google.
    • En el cuadro Transferir a, busca la cuenta de un usuario introduciendo los primeros caracteres de su nombre o de su dirección de correo electrónico. Cuando aparezca la cuenta que buscas, selecciónala.
  7. Haz clic en Eliminar usuario o Eliminar usuarios.
  8. Si fuera necesario, elimina el usuario de tu lista de contactos de Gmail.

Cuando se hayan transferido los datos y se haya eliminado la cuenta, enviaremos un correo electrónico a todos los contactos que tengas en Perfil de empresa y luego Perfil y luego Información de contacto.

Restaurar usuarios eliminados

Tienes 20 días para restaurar una cuenta que hayas eliminado recientemente. Pasado ese tiempo, las cuentas eliminadas no pueden recuperarse.

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