Eliminar un usuario de una organización

Esta página está dirigida a los administradores de Cloud Identity y a los administradores de G Suite que gestionan las cuentas de correo electrónico de una empresa, un centro educativo o cualquier otro grupo. Si quieres eliminar tu cuenta personal de Google, consulta el artículo Eliminar tu cuenta de Google.

Cuando un usuario deja tu organización, puedes eliminar su cuenta. Como administrador de G Suite, puedes revisar y transferir la propiedad de sus datos a otro usuario, como un gestor, antes de eliminar la cuenta. También puedes configurar una respuesta automática por si alguien envía algún correo electrónico a esa dirección y reenviar todos los mensajes que reciba a otros usuarios de la organización.

Nota: Solo los archivos que sean propiedad de un usuario se podrán transferir a otro, que pasará a ser el nuevo propietario. Al eliminar la cuenta de un usuario, no se verán afectados los archivos a los que este tenga acceso pero que no sean de su propiedad.

Antes de eliminar una cuenta se pueden transferir estos tipos de datos de usuario:

  • Google Drive/Documentos
  • Calendar
  • Cuentas de marca

Si solo quieres cambiar el nombre de un usuario de un grupo, no hace falta que elimines su cuenta; basta con asignarle un alias, o apodo, para que pueda utilizarlo en una dirección de correo electrónico. Consulta cómo cambiar el nombre de usuarios.

Importante: Al eliminar cuentas de usuario, sus correos electrónicos no se transfieren automáticamente, sino que tienes que transferirlos manualmente con el servicio de migración de datos antes. Si eliminas la cuenta de un usuario antes de transferir su correo electrónico a otra cuenta, se borrarán todos los mensajes y será imposible recuperarlos.  

Otras opciones de almacenamiento de archivos

Como alternativa, te recomendamos que utilices unidades compartidas de Google Drive para almacenar archivos. La propiedad de los archivos de una unidad compartida es colectiva, de modo que si un usuario deja una organización, el resto de los miembros de esa unidad pueden seguir accediendo a los archivos. Así se evita que se borren archivos al eliminar la cuenta de su propietario. Consulta más información sobre las unidades compartidas y sobre cómo transferir contenido a estas unidades.

¿Necesitas resolver un problema de cuentas en conflicto? No elimines la cuenta de un usuario para solucionarlo. Si esa persona utiliza el correo electrónico, los calendarios y otros servicios de G Suite, perderá los datos y el acceso a ellos al eliminarse su cuenta. Consulta cómo gestionar cuentas en conflicto.

Antes de eliminar usuarios

¿Qué ocurre con los datos y la cuenta de los usuarios que se eliminan?
Advertencia: Al eliminar una cuenta de usuario, se borran los datos siguientes:
  • Datos de G Suite: todos los tipos de archivos, Gmail y datos de calendario (excepto los calendarios compartidos).
  • Páginas de Google Sites: excepto las páginas creadas por el usuario con la versión clásica de Google Sites.
  • Google Vault: todos los datos de Google Vault del usuario.
  • Google Play: la cuenta de desarrollador de Google Play del usuario.
  • Recursos de cuenta de marca: cualquier recurso que pertenezca únicamente al usuario, como canales de YouTube. 
  • Vídeos de YouTube y otro contenido de servicios no principales: contenido de los servicios no principales del usuario, como vídeos de YouTube y blogs de Blogger.
  • Cloud Identity: todos los datos de ese usuario.

A continuación encontrarás más información al respecto.

  • Acceso a G Suite: el usuario no podrá acceder a ninguno de los servicios de G Suite de tu organización, incluidos Gmail y los archivos de Google Drive.
  • Archivos y calendarios: todos los eventos que el usuario haya creado permanecerán en los calendarios de los invitados. Los datos de G Suite del usuario, incluidos todos los tipos de archivo, Gmail y los datos de calendario (excepto los de calendarios compartidos) se eliminan a los 30 días, pero puedes transferir la propiedad de algunos de estos datos a otro usuario. Solo el contenido de Google Drive que sea propiedad de un usuario puede transferirse a otro usuario, que pasará a ser el nuevo propietario.
  • Páginas de Sites: se eliminan las páginas que el usuario haya creado con la nueva versión de Sites. Sin embargo, las que haya creado con la versión clásica de Google Sites siguen estando disponibles, ya que solo el administrador puede eliminarlas.
  • Grupos: el usuario deja de ser miembro de todos los grupos a los que pertenecía. Estos grupos no se eliminan aunque el usuario sea el único miembro.
  • Google Vault: todos los datos de Vault del usuario se eliminan al cabo de 30 días, independientemente de los ajustes de retención y las reglas de conservación que se apliquen. Los datos que permanezcan eliminados durante 30 días o más pueden eliminarse definitivamente y de inmediato. 
  • Google Play: se elimina la cuenta de desarrollador de Google Play del usuario. Puedes transferir algunas aplicaciones a otra cuenta de desarrollador, pero no las aplicaciones que ofrecen productos de suscripción.
  • Google Cloud Platform (GCP): el usuario no puede acceder a los recursos de GCP una vez que se haya eliminado su cuenta. Las vinculaciones de la política de gestión de identidades y accesos (IAM) permanecen en los recursos asociados un máximo de 30 días hasta que se eliminan. Si el usuario no es miembro de una organización de GCP, todos sus proyectos pasan a ser huérfanos. Para obtener más información sobre los proyectos huérfanos, consulta las directrices de suspensión de proyectos.
  • Classroom: si eliminas una cuenta de G Suite para Centros Educativos, el usuario, sea profesor o alumno, no podrá acceder a Classroom ni a Drive.

    Antes de eliminar una cuenta de profesor, comprueba si sus clases todavía se utilizan. Si es el caso, puedes transferirlas a otros profesores. Para obtener más información, consulta el artículo Transferir la propiedad de una clase.

  • Cuenta de marca: si tu organización utiliza una cuenta de marca, se eliminarán al instante los recursos que solo pertenezcan a un único usuario, como los canales de YouTube. Si hay otros propietarios, los elementos se transferirán a la cuenta de G Suite de otro propietario.
  • Servicios no principales: el contenido de los servicios no principales del usuario, como YouTube y Blogger, se eliminará al instante.
  • Cloud Identity: cuando eliminas un usuario de Cloud Identity, los administradores ya no pueden gestionarlo ni acceder a sus datos desde la consola de administración de Google, ya que se elimina toda su información. Además, los usuarios de Cloud Identity pierden el acceso a los servicios de G Suite que utilicen.

Consulta la documentación de ayuda de cada producto para obtener más información sobre cómo exportar o transferir la propiedad de los datos de un usuario en los productos mencionados anteriormente.

Antes de eliminar cuentas de usuario

Configura respuestas automáticas y reenvía los correos electrónicos que se reciban a otros usuarios

Si un usuario deja tu organización, puedes reenviar los correos que reciba a otros usuarios para no perder ningún mensaje y configurar una respuesta automática que dirija a los remitentes a un nuevo contacto.

Por ejemplo, el asunto de la respuesta automática podría ser "Esta dirección se ha quedado obsoleta, pero hemos recibido tu correo", y en el cuerpo podrías informar a los usuarios de que esa dirección ya no se utiliza o comunicarles que alguien responderá a su consulta en breve.

Para configurar una respuesta automática, tienes que cambiar la contraseña de la cuenta del usuario que ha dejado la organización. A continuación, inicia sesión en esa cuenta, habilita el reenvío automático de correo y redacta una respuesta automática en su bandeja de entrada de Gmail.

Transfiere o exporta archivos y datos importantes

  • Puedes transferir la propiedad de archivos o exportar los datos de usuarios. Si tienes privilegios de superadministrador, puedes transferir archivos de Drive, Documentos y cuentas de marca, si procede, durante el proceso de eliminación.
  • En Classroom, si un profesor deja un centro educativo, pero todavía se siguen utilizando sus clases, puedes transferirlas a otro profesor. Para obtener más información, consulta el artículo Transferir la propiedad de una clase.

Transfiere archivos a una unidad compartida

Puedes transferir archivos a una unidad compartida para que pasen a pertenecer a todos los miembros de esa unidad. Si una persona deja la unidad compartida, el resto de los miembros seguirá teniendo acceso a los archivos. Así se evita que se borren archivos al eliminar la cuenta de su propietario. 

Consulta más información sobre las unidades compartidas y sobre cómo transferir contenido a estas unidades.

Transfiere los calendarios compartidos

El calendario principal de un usuario se eliminará a los 20 días. Los calendarios compartidos no se eliminarán. Para transferir la propiedad de un calendario compartido, da permiso a otro usuario para hacer cambios y gestionar el uso compartido de ese calendario.

Comprueba si tienes correo electrónico de empresa de G Suite

Si puedes gestionar tu correo electrónico personal y de empresa en la misma bandeja de entrada de Google significa que has adquirido el servicio de correo electrónico de empresa de G Suite. Más información

Advertencia: Antes de eliminar la cuenta de alguien que se haya registrado en el servicio de correo electrónico de empresa de G Suite con una cuenta de Gmail personal, debes tener en cuenta dos cuestiones importantes.

  • El usuario eliminado perderá el acceso a esa cuenta personal.
  • Si el dominio que se utiliza en el correo electrónico de empresa se ha comprado a través de Google Domains, ya no podrás gestionarlo. Para poder seguir accediendo al dominio, transfiérelo a otra cuenta de Google Domains.

Conserva los datos de las cuentas de marca

Si el usuario es el único propietario de los elementos de una cuenta de marca, te recomendamos que quites ese usuario y que elijas un nuevo propietario antes de eliminarlo. De lo contrario, todos los elementos de las cuentas de marca se eliminan inmediatamente al eliminar el único propietario.

Ten en cuenta otras formas de exportar datos

Hay otros métodos para extraer datos antes de eliminar la cuenta de un usuario.

Si quieres reutilizar la licencia de G Suite de un usuario eliminado

Debes esperar a que la cuenta se elimine completamente de G Suite para poder volver a utilizar la licencia de servicio de ese usuario. El proceso de eliminación puede tardar varias horas.

Eliminar un usuario

Importante: Antes de empezar, transfiere la propiedad de los archivos de la cuenta de usuario que vas a eliminar o exporta los datos que quieras guardar, ya sean de Drive, de Documentos o de cuentas de marca. Si tienes privilegios de superadministrador, puedes transferir la propiedad de sus archivos. 

  1. Inicia sesión en tu Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Usuarios.
  3. (Opcional) Sigue estos pasos para eliminar solo un usuario:

    • Busca al usuario en la lista Usuarios.
    • Coloca el cursor sobre el usuario que quieras eliminar y haz clic en Más y luego Eliminar. Encontrarás esta opción también en la parte superior izquierda de la página de la cuenta del usuario, en Más.​
  4. (Opcional) Sigue estos pasos para eliminar varios usuarios:

    • En la lista Usuarios, marca la casilla de cada usuario que quieras eliminar.
    • En la parte superior de la página, haz clic en Eliminar usuarios seleccionados.

      Nota: Si todos los usuarios pertenecen a la misma unidad organizativa, selecciónala a la derecha para encontrarlos más fácilmente. Si haces clic en el símbolo Abrir, situado arriba a la izquierda, se mostrará el organigrama. Si los usuarios son de distintas organizaciones, selecciona la opción Usuarios de todas las unidades organizativas, situada a la izquierda.

  5. Si tienes privilegios de administrador delegado (y no de superadministrador), marca las casillas para confirmar que conoces las consecuencias de eliminar una cuenta.
  6. (Opcional, solo para superadministradores) Para transferir la propiedad del contenido de un usuario, sigue estos pasos:
    • Marca las casillas que quieras.
      Importante
      • Solo el contenido de Google Drive que sea propiedad de un usuario puede transferirse a otro usuario, que pasará a ser el nuevo propietario. 
      • Google eliminará el contenido que no se haya transferido a otro usuario. Los archivos de Google Drive se eliminan a los 20 días, mientras que los recursos de las cuentas de marca se eliminan inmediatamente si el usuario es su único propietario.
      • Se transfieren todo tipo de archivos, no solo los de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google.
    • En el cuadro Transferir a, busca la cuenta de un usuario introduciendo los primeros caracteres de su nombre o de su dirección de correo electrónico. Cuando aparezca la cuenta que buscas, selecciónala.
  7. Haz clic en Eliminar usuario o Eliminar usuarios.
  8. Si fuera necesario, elimina el usuario de tu lista de contactos de Gmail.

Cuando se hayan transferido los datos y se haya eliminado la cuenta, enviaremos un correo electrónico a todos los contactos que hayas añadido en Perfil de empresa y luego Perfil y luego Información de contacto.

Restaurar un usuario eliminado

Tienes 20 días para restaurar una cuenta que hayas eliminado recientemente. Pasado ese tiempo, las cuentas eliminadas no pueden recuperarse.

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