Premiers pas avec les Hangouts Google+

Les nouveaux Hangouts Google+ réunissent des fonctionnalités de chat, d'appel audio et de visioconférence compatibles avec tous les appareils de vos utilisateurs. Que ce soit dans Gmail, sur un ordinateur ou sur un appareil Android ou iOS, vos utilisateurs ne risquent pas de passer à côté de quelque chose, car tous leurs Hangouts sont synchronisés. Lorsque vous activez les nouveaux Hangouts, vos utilisateurs reçoivent une notification les invitant à les utiliser. Lorsqu'un utilisateur accepte l'invitation, les nouveaux Hangouts remplacent toutes les autres solutions de messagerie instantanée de l'utilisateur, notamment Google Chat et Google Talk.

Si vous utilisez déjà les Hangouts Google+ pour vos appels vidéo, vous pouvez continuer à le faire sans avoir à activer la nouvelle version.

En tant qu'administrateur de votre domaine, vous pouvez activer les nouveaux Hangouts pour l'ensemble de votre domaine ou seulement pour certaines unités organisationnelles. Les utilisateurs pourront alors bénéficier de tous les avantages des Hangouts sur leurs appareils. Ils auront la possibilité d'activer les nouveaux Hangouts dans Gmail.

Éléments à prendre en compte avant d'activer les nouveaux Hangouts

Quelles sont les éditions de Google Apps compatibles ?
  • Version standard de Google Apps (version gratuite) : les Hangouts Google+ sont automatiquement activés sur les domaines utilisant la version standard. Les administrateurs peuvent à tout moment les désactiver pour l'ensemble du domaine ou uniquement pour certaines unités organisationnelles.
  • Google Apps for Business ou Google Apps for Education : les Hangouts Google+ ne sont pas activés automatiquement sur les domaines associés à ces éditions. Après les avoir activés, les administrateurs peuvent à tout moment les désactiver pour l'ensemble du domaine ou certaines unités organisationnelles uniquement.
Les utilisateurs de votre domaine peuvent-ils participer à un Hangout vidéo incluant des personnes extérieures au domaine ?

Avec les fonctionnalités Premium de Google+, les appels vidéo sont restreints à votre domaine. Les participants externes doivent être invités directement à l'événement d'agenda ou à l'appel vidéo. Ils peuvent participer à l'appel vidéo en cliquant sur le lien figurant dans l'e-mail d'invitation à l'événement ou l'événement d'agenda.

Si vous avez besoin de passer des appels vidéo publics pour votre domaine, consultez la rubrique Restreindre l'accès aux Hangouts.

Qu'en est-il des paramètres de Talk/Chat déjà configurés dans la console d'administration ?

Les paramètres de Talk/Chat ne s'appliquent pas aux nouveaux Hangouts.

Un administrateur peut-il désactiver l'historique des conversations des utilisateurs avec les nouveaux Hangouts ?

Vous pouvez définir la manière dont les nouvelles conversations sont lancées dans les nouveaux Hangouts (avec ou sans historique). Toutefois, vos utilisateurs peuvent activer ou désactiver l'historique pour chaque conversation. Ce paramétrage au cas par cas remplace le paramètre défini par l’administrateur.

Où les messages des Hangouts sont-ils stockés ?

Si l'utilisateur enregistre l'historique des messages, ceux-ci sont stockés dans les Hangouts, puis synchronisés avec Gmail. L'historique des messages est alors stocké dans les archives Gmail de l'utilisateur (et est pris en compte dans l'index de recherche de Google Apps Vault, le cas échéant).

Les utilisateurs ont la possibilité d'enregistrer l'historique d'un Hangout. Dans ce cas, ils peuvent le supprimer des archives Gmail. Notez que les autres participants aux Hangouts sont susceptibles de conserver l'historique dans leurs archives.

Les utilisateurs doivent-ils créer un profil Google+ pour avoir accès aux Hangouts Google+ ?

Non, mais certaines fonctionnalités requièrent un profil Google+ : créer ou participer à des appels vidéo en groupe, partager des photos et contrôler qui peut vous joindre et de quelle manière par le biais des cercles.

Les utilisateurs disposant d'appareils iOS doivent avoir un profil Google+ pour accéder aux nouveaux Hangouts.

Le partage des contacts fonctionne-t-il avec les nouveaux Hangouts ?

Oui, les utilisateurs bénéficient de la saisie semi-automatique du nom des contacts figurant dans la liste d'adresses globale.

Un administrateur peut-il savoir quels contacts ont activé les nouveaux Hangouts ?

Pas pour le moment.

Les Hangouts fonctionnent-ils avec Google Apps Vault ?

Les Hangouts et Vault sont partiellement compatibles :

  • Tout message figurant dans un historique en mode public peut faire l'objet d'une recherche, d'une exportation ou d'une procédure de préservation à titre conservatoire dans le cadre de procédures eDiscovery.
  • Les règles de conservation et d'archivage ne sont PAS correctement appliquées aux messages figurant dans un historique en mode public. Par exemple, lorsqu'une période de conservation expire, les messages d'un historique en mode public sont supprimés de Vault. Ils ne figurent plus dans l'index de recherche et ne peuvent plus être exportés par les administrateurs ou les utilisateurs Vault disposant des droits appropriés. Toutefois, les utilisateurs ont toujours accès à l'historique de leurs Hangouts.

Pour activer les Hangouts Google+, vous devez comprendre la façon dont le service interagit avec Vault, puis accepter un avenant Vault-Hangouts. Cet avenant s'affiche lorsque vous activez les Hangouts dans la console d'administration et il vous est demandé de l'accepter. Consultez la section "Comment activer cette fonctionnalité" ci-dessous.

Le chat de Google Drive fonctionne-t-il avec les nouveaux Hangouts ?

Oui. Pour pouvoir utiliser la fonction de chat dans Google Drive, lorsqu'elle est disponible, vous devez activer soit les nouveaux Hangouts, soit Google Talk.

Comment activer les nouveaux Hangouts ?

Si, tenant compte des éléments mentionnés ci-dessus, vous décidez d'activer les nouveaux Hangouts, suivez les instructions ci-après pour que vos utilisateurs puissent commencer à utiliser cette fonctionnalité. 1. Activez les Hangouts dans la console d'administration. 2. Informez vos utilisateurs de ce changement.

Pour activer les nouveaux Hangouts Google+ pour tous les utilisateurs ou certaines unités organisationnelles :

  1. Connectez-vous à la console d'administration.
  2. Accédez aux paramètres de Talk :
  3. Dans la section "Organisations" située en haut de la page, sélectionnez votre domaine ou l'unité organisationnelle dont vous voulez configurer les paramètres.
  4. Dans la section "Hangouts Google+", sélectionnez Activer la nouvelle version des Hangouts pour les utilisateurs de cette unité organisationnelle.
  5. Si vous disposez de Google Apps Vault et que vous n'avez pas encore accepté l'avenant Vault-Hangouts, ce dernier s'affiche dans une boîte de dialogue. Lisez l'avenant. Cliquez sur J'accepte si vous acceptez les conditions.
  6. Dans la boîte de dialogue suivante, lisez toutes les conditions et considérations liées à l'activation des nouveaux Hangouts. Si vous souhaitez poursuivre, cochez la case J'ai lu et j'accepte les conditions ci-dessus. Cliquez ensuite sur Continuer pour activer les nouveaux Hangouts.
  7. Si besoin, modifiez les paramètres suivants :
    • Dans la section "Options de partage", décochez Les utilisateurs peuvent chatter avec d'autres personnes hors de votre nom de domaine pour restreindre les communications textuelles aux utilisateurs de votre domaine. Ce paramètre est coché par défaut.
    • Dans la section "Invitations au chat", décochez Accepter automatiquement les invitations au chat entre les utilisateurs de votre nom de domaine si vous souhaitez que les utilisateurs acceptent les invitations manuellement. Ce paramètre est coché par défaut. Remarque : les utilisateurs peuvent bloquer les communications, que vous ayez ou non coché ce paramètre.
    • Dans la section "Autres services", décochez Autoriser les utilisateurs à passer des appels audio et vidéo afin que les utilisateurs puissent uniquement accéder à la fonctionnalité de conversation dans les Hangouts. Ce paramètre est coché par défaut.
    • Dans la section "Historique des chats" cochez Désactiver par défaut l'historique des conversations (les utilisateurs peuvent réactiver l'historique) afin que toutes les nouvelles conversations démarrent en mode privé. Ce paramètre est décoché par défaut. Remarque : que vous ayez ou non coché ce paramètre, les utilisateurs peuvent activer ou désactiver l'historique au cas par cas.