Drive-Einrichtungsanleitung für Administratoren

Benutzerdefinierte Drive-Vorlagen verwalten

Mit Vorlagen aus Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Formulare lassen sich formatierte Dateien wie Projektpläne oder Budgets erstellen. Sie können entweder die Standardgalerie nutzen oder eine individuelle Vorlagengalerie für Ihre Organisation erstellen.

Sie haben die Möglichkeit, die Kategorien für die Vorlagengalerie Ihrer Organisation zu verwalten oder Ihre benutzerdefinierte Vorlagengalerie ganz zu deaktivieren. Administratoren können unabhängig von den Einstellungen immer Vorlagen hinzufügen oder entfernen. Weitere Informationen

Vorlageneinstellungen ändern

Sie müssen ein Administrator mit der Berechtigung Google Drive und Google Docs sein, damit Sie diese Schritte ausführen können.

  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Von der Startseite der Admin-Konsole gehen Sie zu Apps und dann Google Workspace und dann Einstellungen für Google Drive und Google Docs und dann Vorlagen.

    Möglicherweise wird „Apps” erst nach einem Klick auf Mehr Widgets angezeigt.

    Hierfür sind die Administratorberechtigungen für Google Drive und Google Docs erforderlich.

  3. Wählen Sie bei Bedarf die Option Benutzerdefinierte Vorlagen für meine Organisation aktivieren aus. Wenn Sie das Häkchen aus diesem Kästchen entfernen, können Nutzer keine benutzerdefinierten Vorlagen einreichen oder verwenden. Ihnen steht dann nur noch die Standardvorlagengalerie zur Verfügung.

  4. Optional: Aktualisieren Sie die Vorlagenkategorien, damit Nutzer schneller relevante Vorlagen finden. Sie haben z. B. die Möglichkeit, separate Kategorien für die Marketing-, die Vertriebs- und die Personalabteilung zu erstellen.

    1. So fügen Sie eine Kategorie hinzu: Geben Sie einen Namen für die Kategorie ein und klicken Sie auf Hinzufügen.
    2. So entfernen Sie eine Kategorie: Entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen der Kategorie.

      Wenn Sie eine Kategorie entfernen, wird eine Option zum Verschieben der vorhandenen Vorlagen angezeigt. Wenn Sie keine neue Kategorie auswählen, werden vorhandene Vorlagen in der Galerie unter „Keine Kategorie“ angezeigt.

  5. Wählen Sie aus, wer Vorlagen einreichen darf:

    1. Offen: Jeder Nutzer in der Organisation kann Vorlagen ohne Genehmigung hinzufügen oder entfernen.

    2. Moderiert: Administratoren mit der Berechtigung Google Docs-Vorlagen erhalten bei jeder neuen Vorlage eine Genehmigungsaufforderung per E-Mail. Der Vorgang wird geschlossen, sobald ein Administrator antwortet. Genehmigte Vorlagen werden daraufhin der benutzerdefinierten Galerie hinzugefügt. Abgelehnte Vorlagen können noch einmal eingereicht werden.

    3. Eingeschränkt: Nur Administratoren mit der Berechtigung Google Docs-Vorlagen können Vorlagen einreichen.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

Vorlagen mit Add-ons aktivieren

Vorlagen aus Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Formulare lassen sich mit empfohlenen Add-ons koppeln. Add-ons sind Tools von Drittanbietern für die Docs-Editoren. Beispiele:

  • Eine Vorlage für rechtliche Dokumente kann ein Add-on für elektronische Signaturen beinhalten.
  • Eine Vorlage für einen Projektplan kann ein Add-on zum Erstellen von Ablaufplänen und anderen komplexen Diagrammen beinhalten.

Wenn Nutzer ein neues Dokument aus einer Vorlage erstellen, werden alle daran gekoppelten Add-ons in einer Seitenleiste angezeigt. Über diese Seitenleiste finden Sie mühelos die richtigen Tools für jede Aufgabe und können sie gleich installieren. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Dateien aus Vorlagen erstellen.

So lassen Sie Vorlagen mit Add-ons in Ihrer Organisation zu:

  1. Aktivieren Sie Add-ons für Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen und Google Formulare. Sie können

  2. Wenn Vorlagen in Ihrer Organisation die Berechtigungsstufe Moderiert haben (siehe Schritt 5), überprüfen Sie alle Add-ons, bevor Sie Vorlagen genehmigen. Die Links zu den gekoppelten Add-ons werden in das Antragsformular für die Vorlage aufgenommen.
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