Drive-Einrichtungsanleitung für Administratoren

Benutzerdefinierte Drive-Vorlagen verwalten

Versionen mit dieser Funktion: Business Standard und Business Plus, Kontakt zum Vertriebsteam für Enterprise-Funktionen aufnehmen, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade und Education Plus, Nonprofit-s, G Suite Basic und G Suite Business, Essentials.  G Suite-Versionen vergleichen

Mit Vorlagen aus der Vorlagengalerie von Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Formulare und Google Sites lassen sich formatierte Dateien wie Projektpläne oder Budgets erstellen. Sie können auch eine benutzerdefinierte Vorlagengalerie mit Standardvorlagen und Vorlagen erstellen, die Sie und Ihre Nutzer anlegen. Dafür aktivieren Sie benutzerdefinierte Vorlagen.

In der Admin-Konsole können Sie die Kategorien für die benutzerdefinierte Vorlagengalerie Ihrer Organisation verwalten oder sie ganz deaktivieren. Unabhängig von den Einstellungen können Sie Vorlagen hinzufügen oder entfernen, die Sie oder Ihre Nutzer erstellt haben. Es ist jedoch nicht möglich, Vorlagen aus der Google-Vorlagengalerie zu entfernen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Dokumentvorlagen erstellen.

Benutzerdefinierte Vorlagen aktivieren

Nutzer in Ihrer Organisation können organisationsinterne Vorlagen auf den Startbildschirmen von Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Formulare und Google Sites finden und verwenden. Damit Nutzer schnell relevante Vorlagen finden, sollten Sie die Vorlagenkategorien aktualisieren. Sie haben z. B. die Möglichkeit, separate Kategorien für die Marketing-, die Vertriebs- und die Personalabteilung zu erstellen.

  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“ ""und dann"" Appsund dannGoogle Workspaceund dannDrive und Docsund dannVorlagen.

    Hierfür sind die Administratorberechtigungen für Google Drive und Google Docs erforderlich.

  3. Setzen Sie ein Häkchen bei Benutzerdefinierte Vorlagen für meine Organisation aktivieren.

    Wenn die Option nicht angeklickt ist, können Nutzer keine benutzerdefinierten Vorlagen einreichen oder verwenden. Ihnen steht dann nur noch die Standardvorlagengalerie zur Verfügung.

  4. Optional: Aktualisieren Sie die Vorlagenkategorien, damit Nutzer relevante Vorlagen schneller finden.
    1. So fügen Sie eine Kategorie hinzu: Geben Sie einen Namen für die Kategorie ein und klicken Sie auf Hinzufügen.
    2. So entfernen Sie eine Kategorie: Entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen der Kategorie.

      Wenn Sie eine Kategorie entfernen, wird eine Option zum Verschieben der vorhandenen Vorlagen angezeigt. Wenn Sie keine neue Kategorie auswählen, werden vorhandene Vorlagen in der Galerie unter Keine Kategorie angezeigt.

  5. Wählen Sie aus, wer Vorlagen einreichen darf:

    1. Offen: Jeder Nutzer in der Organisation kann Vorlagen ohne Genehmigung hinzufügen oder entfernen.

    2. Moderiert: Administratoren mit der Berechtigung Google Docs-Vorlagen erhalten bei jeder neuen Vorlage eine Genehmigungsaufforderung per E-Mail. Der Vorgang wird geschlossen, sobald ein Administrator antwortet. Genehmigte Vorlagen werden daraufhin der benutzerdefinierten Galerie hinzugefügt. Abgelehnte Vorlagen können noch einmal eingereicht werden.

    3. Eingeschränkt: Nur Administratoren mit der Berechtigung Google Docs-Vorlagen können Vorlagen einreichen.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

Vorlagen mit Add-ons aktivieren

Vorlagen aus Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Formulare und Google Sites lassen sich mit empfohlenen Add-ons koppeln. Add-ons sind Tools von Drittanbietern für die Docs-Editoren. Beispiele:

  • Eine Vorlage für rechtliche Dokumente kann ein Add-on für elektronische Signaturen beinhalten.
  • Eine Vorlage für einen Projektplan kann ein Add-on zum Erstellen von Ablaufplänen und anderen komplexen Diagrammen beinhalten.

Wenn Nutzer ein neues Dokument aus einer Vorlage erstellen, werden alle daran gekoppelten Add-ons in einer Seitenleiste angezeigt. Über diese Seitenleiste finden Sie mühelos die richtigen Tools für jede Aufgabe und können sie gleich installieren. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Dateien aus Vorlagen erstellen.

So lassen Sie Vorlagen mit Add-ons in Ihrer Organisation zu:

  1. Aktivieren Sie Add-ons für Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Formulare und Google Sites. Sie können

  2. Wenn Vorlagen in Ihrer Organisation die Berechtigungsstufe Moderiert haben (siehe Schritt 5), überprüfen Sie alle Add-ons, bevor Sie Vorlagen genehmigen. Die Links zu den gekoppelten Add-ons werden in das Antragsformular für die Vorlage aufgenommen.
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