第一次使用 Google Apps 嗎?建議您瞭解基本資訊

Google Apps 是一款雲端服務套件,可為公司或學校提供全新的線上協作方式,服務不僅包含電子郵件和即時通訊,還有視訊會議、社交媒體、即時文件協作等豐富功能。您只需申請 Google Apps 帳戶,並提供要使用 Google 服務的網域名稱即可。一旦證明您是網域的擁有者,您和小組就能開始使用 Gmail、日曆、雲端硬碟和各種 Google Apps 核心服務,以及 Google+、Hangouts、Blogger 等其他服務。

管理 Google Apps 的 10 個祕訣

身為 Google Apps 帳戶管理員,您將可以在雲端以全新方式管理使用者的服務。做法非常簡單,只要將使用者加到您的帳戶中並啟用他們的電子郵件,使用者即可開始使用各項服務。除此之外,Google Apps 也提供其他控制功能,我們建議您多多利用這些功能,更好地掌控使用者的資料和安全。以下是為機構管理 Google Apps 的一些重要秘訣。

1. 在 Google 管理員控制台中新增使用者及管理服務
如要讓貴機構內的人員使用 Google Apps,您必須將他們新增到自己的帳戶中。您可以透過任何電腦或行動裝置進入 Google 管理員控制台完成這項作業。只要使用任一網路瀏覽器前往 admin.google.com,再使用您的管理員名稱和密碼登入即可。此外,您還可以在管理員控制台管理使用者的服務、密碼以及帳戶其他方面的設定。

2. 增加隱私權和安全性防護
Google Apps 內建許多特別設計的安全性功能,可確保您存放在我們系統中的資料安全無虞。我們也建議您根據 Google 的安全最佳實務增添額外的安全防護,例如啟用兩步驟驗證以提高密碼安全性,以及利用反詐騙措施打擊濫發電子郵件。

3. 控制使用者對功能和服務的存取權
一開始系統會為所有使用者啟用大部分的服務,但您可使用管理員控制台關閉不想讓人使用的服務,或是調整各項服務的運作設定。所有使用者可以套用同樣設定,或是依不同使用者套用政策。舉例來說,您可以只針對支援小組啟用 Hangouts,或是只允許行銷部門共用公開的 Google 協作平台。

4. 讓公司改用 Gmail 電子郵件系統
新增到 Google Apps 帳戶的使用者會獲得一個電子郵件地址,該地址位於您建立帳戶時所提供的網域。使用者可以用這組地址使用 Google Apps 的 Gmail 服務;然而,如果使用者目前是透過舊有的郵件程式使用這組地址,那麼「您」可以決定他們轉換電子郵件系統的時間。如要讓使用者的郵件傳送至 Gmail 帳戶 (並「停止」傳送至舊有程式),您必須將網域的 MX 紀錄改為指向 Google 伺服器。請參閱開始使用 Gmail

5. 善用我們的部署和訓練資源
為了讓您順利推行服務,我們準備了豐富的 Google Apps 使用者部署資源。您可以請使用者前往 Google Apps 學習中心,查看專為企業使用者設計的快速入門指南、影片和提示。如果您想打造專屬的學習中心,也歡迎造訪部署作業網站取得推行計劃、技術指南和範本。

6. 將管理員權限授予 IT 人員
無論您機構的規模大小如何,我們都建議您選擇一群信任的使用者,將管理使用者和服務的工作分派給他們。只要對這些使用者授予管理員權限,當他們登入自己的 Google Apps 帳戶,就會像您一樣進入管理員控制台。反過來說,如果使用者不是管理員,登入後就不會看到管理員控制台,而是直接進入受管理服務清單。

7. 管理如何對使用者推出各項功能
Google Apps 是純網頁服務,所以您和使用者會自動取得新功能和更新,「不必」安裝或更新任何軟體。不過,您可以透過我們的發佈日曆或網誌,輕鬆追蹤即將發佈的項目;也可以設定 Google Apps 發佈程序,藉此控制何時向使用者推行新功能。

8. 從遠端管理所有行動裝置
管理員控制台可讓您管理使用者的行動裝置、 為所有行動裝置執行安全性政策、從遠端清除遺失或遭竊的裝置,以及執行更多操作。

9. 追蹤使用情況和趨勢
您可以查看管理員控制台中的使用情況的圖表和報告,藉此監控機構內個別服務的使用情況;還可以分析小組的協作使用情況、識別不需要的安全模式以及追蹤其他趨勢。

10. 免費新增網域
如果貴機構需要新的網域名稱,或是使用多個網域經營業務,您可以將您的網域全部新增至帳戶中,完全不需額外費用。使用者即可取得您的一或多個網域的身分,並以機構成員的身分共用各項服務。

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