Pengguna baru G Suite? Pelajari dasar-dasarnya

G Suite adalah paket layanan berbasis cloud yang dapat menyediakan cara baru untuk bekerja sama secara online bagi perusahaan atau sekolah Anda—tidak hanya menggunakan email dan chat, namun juga melalui konferensi video, media sosial, kolaborasi dokumen secara real-time, dan lainnya. Cukup daftarkan akun G Suite dan sediakan nama domain yang ingin Anda gunakan dengan layanan Google. Setelah terverifikasi sebagai pemilik domain, Anda dan tim Anda dapat mulai menggunakan Gmail, Kalender, Drive, dan layanan inti G Suite lainnya, serta layanan tambahan seperti Google+, Hangouts, Blogger, dan layanan lainnya.

10 tips untuk mengelola G Suite

Sebagai administrator akun G Suite, Anda akan menikmati cara baru dalam mengelola layanan pengguna dari cloud. Hal ini dapat semudah menambahkan pengguna ke akun Anda, mengaktifkan email mereka, dan mengizinkan mereka untuk mulai menggunakan layanan. Namun, G Suite memberikan kontrol tambahan terhadap data dan keamanan pengguna yang sebaiknya Anda manfaatkan. Berikut adalah beberapa tips kunci untuk mengelola G Suite bagi organisasi Anda.

1. Tambahkan pengguna dan kelola layanan di konsol Google Admin
Agar orang di dalam organisasi dapat menggunakan G Suite, Anda harus menambahkan mereka ke akun Anda. Anda dapat melakukannya dari komputer apa pun, bahkan dari perangkat seluler dengan menggunakan konsol Google Admin. Di browser web apa pun, buka admin.google.com, lalu login dengan nama dan sandi administrator Anda. Anda juga dapat menggunakan Konsol Admin untuk mengelola layanan, sandi, dan aspek akun pengguna lainnya.

2. Tambahkan lapisan privasi dan keamanan
G Suite dilengkapi dengan banyak fitur keamanan penting yang didesain untuk menjaga data yang Anda simpan pada sistem kami tetap aman dan terlindungi. Sebaiknya ikuti praktik terbaik keamanan untuk menambahkan lapisan keamanan tambahan, seperti verifikasi 2 langkah guna meningkatkan keamanan sandi dan sebagai tindakan anti-spoofing dalam memberantas penyalahgunaan email.

3. Mengontrol akses pengguna ke fitur dan layanan
Awalnya, sebagian besar layanan diaktifkan bagi semua pengguna. Namun Anda dapat menggunakan konsol Admin untuk menonaktifkan layanan jika Anda tidak ingin orang menggunakannya, atau untuk menyesuaikan sendiri cara layanan bekerja. Buat setelan yang sama untuk semua pengguna, atau terapkan kebijakan ke pengguna lain. Misalnya, Anda dapat mengaktifkan Hangouts hanya untuk tim dukungan, atau hanya mengizinkan departemen pemasaran membagikan Situs Google publik.

4. Alihkan email bisnis ke Gmail
Pengguna yang ditambahkan ke akun G Suite Anda akan memperoleh alamat email di domain yang Anda berikan saat membuat akun. Pengguna dapat menggunakan alamat ini pada layanan Gmail G Suite Anda. Jika saat ini mereka menggunakan alamat ini dengan program email lama Anda, Anda dapat memutuskan kapan akan mengalihkannya. Email tidak akan mulai masuk ke akun Gmail pengguna (dan akan berhenti masuk ke program lama pengguna) sampai data MX domain Anda diubah sehingga mengarah ke server Google. Lihat Mulai dengan Gmail.

5. Gunakan fasilitas penerapan dan pelatihan
Untuk membantu memastikan peluncuran tanpa kendala, kami telah menyiapkan serangkaian fasilitas lengkap untuk menerapkan G Suite, termasuk Pelatihan dalam aplikasi untuk admin dan pengguna. Anda juga dapat mengarahkan pengguna Anda ke pusat pembelajaran G Suite untuk panduan mulai cepat, video, dan tips bagi pengguna bisnis. Anda juga dapat membuka situs Penerapan kami yang berisi rencana peluncuran, panduan teknis, dan template untuk membangun pusat pembelajaran Anda sendiri.

6. Berikan hak istimewa administrator kepada staf IT
Seberapa pun ukuran organisasi Anda, kami menyarankan agar Anda mendistribusikan tanggung jawab pengelolaan pengguna dan layanan ke sejumlah pengguna yang terpercaya. Lakukan dengan memberikan hak istimewa administrator kepada pengguna tersebut. Saat login ke akun G Suite, administrator akan melihat konsol Admin seperti yang Anda lihat. Sebaliknya, pengguna yang tidak memiliki hak administrator tidak akan melihat konsol Admin ketika mereka login, melainkan langsung melihat daftar layanan yang dikelola.

7. Kelola rilis fitur untuk pengguna
G Suite beroperasi 100% di web, sehingga Anda dan pengguna Anda akan menerima pembaruan dan fitur baru secara otomatis, tanpa harus menginstal atau mengupdate software apa pun. Namun, Anda dapat melacak rilis mendatang dengan mudah melalui kalender rilis atau blog kami. Selain itu, Anda juga dapat menentukan kapan fitur baru akan tersedia bagi pengguna dengan cara menyiapkan proses rilis G Suite.

8. Mengelola armada seluler dari jauh
Gunakan konsol Admin untuk mengelola perangkat seluler pengguna. Terapkan kebijakan keamanan di seluruh armada ponsel Anda, lakukan wipe dari jauh perangkat yang hilang atau dicuri, dan lainnya.

9. Melacak penggunaan dan tren
Pantau cara penggunaan layanan individu di seluruh organisasi Anda dengan melihat grafik dan laporan penggunaan di Konsol admin. Analisis penggunaan kolaborasi di tim Anda, identifikasi pola keamanan yang tidak diinginkan, dan pantau tren lainnya.

10. Tambahkan domain secara gratis
Jika organisasi Anda memperoleh nama domain baru atau menjalankan bisnis di beberapa domain, Anda dapat menambahkan semua domain ke akun Anda tanpa biaya tambahan. Kemudian, pengguna dapat memiliki identitas pada 1 atau beberapa domain Anda dan sekaligus berbagi layanan sebagai bagian dari organisasi tunggal.

Apakah artikel ini membantu?
Bagaimana cara meningkatkannya?