非 Gmail 信箱使用者的設定選項

如果貴機構使用的是 Gmail 以外的郵件伺服器,您可以透過「非 Gmail 信箱」設定將使用者的郵件重新轉送至 Gmail 以外的信箱。舉例來說,Google SMTP 以外的其他服務和 Microsoft Exchange 都不是 Gmail 郵件伺服器。

郵件中心淘汰通知:郵件中心是一個網路控制台,可供 Gmail 使用者檢視及管理垃圾郵件。自 2019 年 10 月起,郵件中心和隔離摘要將全面停用。在徹底停用前,某些使用者或許仍可存取這些功能。不過,使用者在 10 月後就無法再存取郵件中心,系統也不會再傳送新的隔離摘要電子郵件,屆時您將不會收到通知。建議管理員開始使用管理垃圾郵件一文中說明的方法管理垃圾郵件。

如要查看常見問題的解答,請參閱郵件中心淘汰相關資訊

您可以透過「非 Gmail 信箱」設定為非 Gmail 使用者啟用下列功能:

  • 垃圾郵件過濾
  • 內容規範
  • 郵件轉送

您也可以使用「非 Gmail 信箱」設定允許非 Gmail 使用者登入郵件中心並設定隔離摘要報告。此外,非 Gmail 使用者也可以運用郵件中心和隔離摘要來管理垃圾郵件 (以上功能僅適用於非 Gmail 使用者)。

郵件中心和電子郵件存取權

啟用郵件中心會影響使用者的 Gmail 存取權,因為一旦啟用郵件中心,使用者就無法透過 Gmail 網頁版和行動應用程式存取自己的 Gmail 帳戶。詳情請參閱下方的警告資訊。

不過,使用者仍然可以透過 Google 或第三方提供的應用程式和功能存取 Gmail 服務,例如:

如果您不想讓使用者透過這些應用程式存取 Gmail,就必須停用這些應用程式。

警告:使用者的信箱必須位於內部部署的非 Gmail 郵件伺服器,才適用「非 Gmail 信箱」設定。請勿為 Gmail 使用者啟用「非 Gmail 信箱」設定,否則他們將無法透過 Gmail 網頁版和行動應用程式存取 Gmail 服務,而且他們的大部分郵件都會遭到刪除。

啟用「非 Gmail 信箱」設定後,非 Gmail 使用者的郵件將於 30 天後遭到刪除 (為支援非 Gmail 信箱使用者的隔離摘要和郵件中心功能,系統會保留郵件 30 天)。

郵件中心

郵件中心是一個控制台,使用者可以在其中查看及管理遭隔離的垃圾郵件。除此之外,郵件中心也可以顯示傳送至非 Gmail 收件匣的郵件 (非垃圾郵件)。

使用者可以在郵件中心執行下列操作:

  • 刪除郵件。
  • 將核准的聯絡人加入許可清單。
  • 自訂登入和顯示設定。
  • 找出被系統誤認為垃圾內容的郵件,並將這些郵件標示為可安全傳送。這樣做可讓系統調整判別模式,避免日後再次將類似郵件歸類為垃圾郵件,而是將它們傳送到使用者的非 Gmail 收件匣。如要啟用這項功能,請勾選 [允許使用者回報垃圾郵件] 方塊。

注意:系統會在 30 天後將郵件從郵件中心移除,「已傳送」資料夾中的郵件則會繼續保留在使用者的非 Gmail 收件匣中。

進一步瞭解如何在郵件中心管理郵件

使用者如何存取郵件中心

郵件中心位於 http://email-quarantine.google.com/messagecenter

使用者必須使用自己的 Google Workspace 使用者名稱和密碼登入郵件中心。如果使用者忘記密碼,您可以代為重設密碼

當您將郵件中心的存取權授予使用者時,Google Workspace 並不會傳送通知給對方,因此建議您在授予存取權時寄一封電子郵件通知使用者。郵件範例如下:

主旨:您現在可以存取郵件中心了

[使用者名稱或電子郵件地址],您好:

您現在可以使用郵件中心管理郵件,確保系統是否正確將郵件傳送至您的收件匣,或判定為垃圾郵件並加以隔離。

我們建議您盡快使用自己的 Google Workspace 帳戶使用者名稱和密碼登入受密碼保護的個人郵件中心。在多數情況下,這和您的 Postini 郵件中心使用者名稱和密碼應該是同一組。如果您無法順利登入,或是沒有 Postini 郵件中心的憑證,請洽詢您的管理員。

[簽名]

隔離摘要報告

隔離摘要是系統傳送給使用者的一份電子郵件報告,其中會列出近期被標示為垃圾內容的電子郵件。使用者可以快速確認這份清單中是否有不應隔離的郵件,並將它們重新標示為非垃圾郵件,而經過重新標示的郵件隨即會傳送至使用者的非 Gmail 收件匣。將系統誤判為垃圾郵件的郵件重新歸類,可以讓系統學習判別模式,避免再次將類似的郵件視為垃圾郵件。

除此之外,建議您勾選 [允許使用者回報垃圾郵件] 方塊,讓摘要報告一併列出未被系統標示為垃圾內容的電子郵件。使用者可以視情況將郵件改標示為垃圾郵件。這麼做可讓系統調整判別模式,將日後收到的類似郵件視為垃圾郵件。

使用者可以將郵件狀態從「垃圾郵件」變更為「非垃圾郵件」,反之亦然;只要在隔離摘要報告中進行這項變更即可。不過,使用者必須在收到原始郵件 (而非報告) 後的 30 天內執行這項操作。如果使用者在郵件過期後才點選 [傳送] 或 [回報為垃圾郵件] 連結,系統會顯示錯誤訊息。

注意:系統會以 noreply@email-quarantine.google.com 做為寄件地址來傳送隔離摘要報告,所以郵件寄件者和收件者是一樣的。您可以使用電子郵件記錄搜尋功能尋找隔離摘要報告,只要搜尋報告的收件者,然後將收件者地址複製到寄件者地址一欄搜尋即可。

隔離摘要報告範例如下:

Quarantine summary report

報告內容

如果在報告統計期內沒有任何垃圾郵件遭到隔離,使用者收到的隔離摘要報告就會顯示他們並未收到任何垃圾郵件。

不過,即使使用者在報告統計期內未收到任何郵件,他們仍可能從報告中得知自己收到了一些垃圾郵件,只是這些垃圾郵件並未傳送到收件匣。

在停用 [允許使用者回報垃圾郵件] 的情況下,如果沒有郵件遭到隔離,使用者便會收到空白的報告。由於這種情況可能讓使用者感到困惑,您可以建議使用者自行登入郵件中心查看郵件,不要完全依賴報告。

進一步瞭解使用者可以對隔離摘要報告進行哪些操作。

如何設定「非 Gmail 信箱」

就像其他的電子郵件安全性設定,「非 Gmail 信箱」設定對於機構單位中的所有使用者是一體適用的。子機構中的使用者會沿用上層機構的設定。

如果您啟用了這項設定,便無法將主要郵件串轉送至 Gmail 信箱。Google Workspace 不支援同時使用 Gmail 信箱與另一種信箱,您必須為使用者擇一使用。

如需電子郵件轉送的詳細資訊 (包括用途和範例),請參閱電子郵件轉送和傳送

  1. 登入您的 Google 管理控制台

    請使用您的「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 進入管理控制台首頁後,依序前往 [應用程式] 接下來 [Google Workspace] 接下來 [Gmail] 接下來 [進階設定]

    提示:如要查看 [進階設定],請捲動至「Gmail」頁面底部。

  3. 為伺服器新增接收路徑 (如果尚未這麼做)。

  4. 在左側選取機構。

  5. 捲動到「非 Gmail 信箱」部分,或是在 [搜尋設定] 欄位中輸入「非 Gmail 信箱」。

    • 如果狀態顯示「尚未設定」,請將游標移至該設定,然後按一下 [設定]

    • 如果狀態顯示為「已在機構內採行」或「已沿用」,請將游標移至該設定,然後按一下 [編輯] 或 [新增其他] 以編輯或新增設定。

  6. 輸入這項設定的簡短說明,例如「非 Gmail 信箱設定」。

  7. 在「郵件伺服器」部分,從清單中選擇郵件主機。

  8. 如要讓使用者存取郵件中心,請選取 [允許使用者登入郵件中心] 選項。

  9. 如要為使用者啟用隔離摘要,請選取 [啟用定期摘要] 選項,並進行以下操作:

    • 選擇約略傳送時間 (以您在 Google 管理控制台中為網域設定的時區為準)。

    • 選擇星期幾。舉例來說,如果您要讓使用者每天收到隔離摘要,請將 7 個方塊全部勾選;如果只要讓使用者每週收到一次摘要,則勾選 1 個方塊即可。

  10. 如要在郵件中心與摘要報告中納入收件匣中的郵件,請選取 [允許使用者回報垃圾郵件 (建議選項)]。當您選取 [啟用定期摘要] 選項時,系統將自動選取上述選項。

  11. 按一下 [新增設定] 或 [儲存]。您新增的設定隨即會加到「進階設定」頁面中。

  12. 按一下底部的 [儲存]。

變更最多可能需要經過 24 小時才會全面套用到使用者帳戶。您可以在管理控制台稽核記錄中追蹤先前的變更。

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