Configurar las opciones de los usuarios que utilizan buzones de correo distintos a Gmail

Si en tu organización utilizáis un servidor que no sea Gmail (sino Microsoft Exchange u otros servicios de SMTP que no sean de Google), puedes redirigir mensajes aplicando el ajuste Buzón de correo distinto a Gmail.

Desactivación del Centro de mensajes: este centro es una consola web en la que los usuarios de Gmail ven y gestionan los mensajes de correo electrónico de spam. Los usuarios de G Suite dejarán de poder acceder a este centro y al resumen de cuarentena a partir de septiembre del 2019. Te recomendamos que utilices los métodos que se describen en el artículo Gestionar mensajes de spam, ya que pueden resultarte útiles para gestionar el spam cuando el Centro de mensajes deje de estar disponible.

En el artículo Gestionar mensajes de spam, puedes encontrar las respuestas a las preguntas más frecuentes de los administradores sobre la desactivación del Centro de mensajes.

Con el ajuste Buzón de correo distinto a Gmail, puedes activar los servicios siguientes en las cuentas de los usuarios que no utilicen Gmail:

  • Filtrado de spam
  • Cumplimiento del contenido
  • Enrutamiento de correo

Con Buzón de correo distinto a Gmail, los usuarios que no utilicen Gmail pueden iniciar sesión en el Centro de mensajes para configurar informes de resumen de cuarentena y así poder gestionar el spam. Estas funciones solo están disponibles para los usuarios que no utilicen Gmail.

Centro de mensajes y acceso a los correos electrónicos

Si el Centro de mensajes está activado, los usuarios no podrán acceder a sus cuentas de Gmail ni desde la versión web ni para móviles de la aplicación Gmail. Puedes consultar más información en la advertencia que se encuentra más abajo.

Los usuarios pueden seguir accediendo a Gmail mediante aplicaciones y funciones de Google o de terceros como estas:

  • IMAP/POP
  • Google Sync
  • Servicios que usan la API de Gmail

Si no quieres que los usuarios accedan a Gmail con estas aplicaciones, inhabilítalas.

Advertencia: Aplica el ajuste Buzón de correo distinto a Gmail solo a los usuarios cuyos buzones de correo se encuentren en servidores de correo local que no son de Gmail. No lo apliques a los usuarios de Gmail, ya que no podrán seguir accediendo a este servicio ni desde la versión web ni para móviles de la aplicación, y la mayoría de sus mensajes se perderán.

Si la opción Buzón de correo distinto a Gmail está activada, los mensajes de los usuarios que no son de Gmail se eliminan al cabo de 30 días. Los mensajes se conservan durante este plazo para aprovechar los datos de estos usuarios en el Centro de mensajes y en el resumen de cuarentena.

Centro de mensajes

El Centro de mensajes es una consola en la que los usuarios pueden ver y gestionar los mensajes de correo identificados como spam y puestos en cuarentena, así como consultar los mensajes que se hayan entregado en buzones de correo que no sean de Gmail ni de spam.

Con el Centro de mensajes, los usuarios pueden: 

  • Eliminar mensajes.
  • Crear listas blancas de contactos aprobados.
  • Personalizar la configuración de inicio de sesión y de visualización.
  • Identificar los mensajes que se han marcado por error como spam e indicar que se pueden entregar con seguridad. De esta manera, se entrena al sistema para que no clasifique mensajes similares como spam, sino que los entregue en la bandeja de entrada del usuario que utilice un servicio distinto a Gmail. Para activar esta función, marca la casilla Permitir a los usuarios que informen sobre spam.

Nota: Los mensajes se eliminan del Centro de mensajes a los 30 días. Los mensajes de la carpeta Entregados seguirán estando disponibles en la bandeja de entrada de los usuarios que utilicen un servicio distinto a Gmail.

Más información sobre cómo gestionar mensajes en el Centro de mensajes

Acceso de los usuarios al Centro de mensajes

El Centro de mensajes se encuentra en esta URL: http://email-quarantine.google.com/messagecenter

Los usuarios inician sesión en el Centro de mensajes con sus credenciales de G Suite. Si el usuario no recuerda su contraseña, puedes cambiársela.

G Suite no notificará a los usuarios cuando les des acceso al Centro de mensajes, así que te recomendamos que les envíes un correo para avisarles. Puedes utilizar este correo de ejemplo.

Informes de resumen de cuarentena

El resumen de cuarentena es un informe que reciben los usuarios por correo electrónico y que incluye la lista de los correos electrónicos que se han marcado recientemente como spam. Los usuarios pueden revisar la lista para identificar mensajes que se hayan puesto en cuarentena por error y marcarlos como mensajes que no son spam, lo que hará que se envíen a la bandeja de entrada del usuario que utilice un servicio distinto a Gmail. Al marcar este tipo de mensajes, el sistema aprende a no identificar mensajes similares como spam.

Te recomendamos que marques la casilla Permitir a los usuarios que informen sobre spam, ya que si está marcada el informe también incluirá mensajes que el sistema no ha marcado como spam. Los usuarios pueden marcar estos mensajes como spam en caso de que lo sean, y entrenar así al sistema para identificar mensajes similares.

Los usuarios pueden marcar o desmarcar mensajes como spam más tarde en el informe de resumen de cuarentena, pero deben hacerlo en un plazo de 30 días a partir de la recepción del mensaje (no a partir de la creación del resumen). Pasado este plazo, los usuarios verán un mensaje de error si hacen clic en el enlace Entregar o Marcar como spam.

Nota: Los informes de resumen de cuarentena se envían con la dirección de remitente noreply@email-quarantine.google.com. El remitente del sobre es el mismo que el destinatario del mensaje. Puedes buscar informes de resumen de cuarentena en el registro de correo electrónico. Busca el destinatario del informe y utiliza su dirección como remitente.

A continuación, puedes ver un ejemplo de un informe de resumen de cuarentena:

Quarantine summary report

Contenido de los informes

Si no se ha puesto en cuarentena ningún mensaje de spam durante el periodo que abarca el informe, los usuarios recibirán un informe en el que se indicará que no recibieron spam.

Puede que a los usuarios que no recibieron ningún correo durante ese periodo les llegue un informe en el que se indique que sí recibieron mensajes de spam, pero que no llegaron a su bandeja de entrada.

Si la opción Permitir a los usuarios que informen sobre spam está desactivada y no hay ningún mensaje en cuarentena, los usuarios recibirán un informe vacío, lo que puede resultarles extraño. Para evitarlo, puedes pedirles que, en vez de consultar estos informes, inicien sesión en el Centro de mensajes para comprobar sus mensajes manualmente.

Más información sobre cómo pueden interactuar los usuarios con el informe de resumen de cuarentena 

Configurar el ajuste Buzón de correo distinto a Gmail

El ajuste Buzón de correo distinto a Gmail, al igual que el resto de las opciones de seguridad del correo electrónico, se aplica a todos los usuarios de una unidad organizativa. Los usuarios de los niveles organizativos secundarios heredan la configuración del nivel superior.

Si activas este ajuste, no podrás enrutar el correo del buzón principal a un buzón de correo de Gmail. En G Suite no puede usarse a la vez un buzón de correo de Gmail y otro que no lo sea, por lo que debes elegir uno de ellos en nombre de tus usuarios.

Para obtener más información sobre el enrutamiento del correo, incluidos ejemplos y casos prácticos, consulta el artículo Enrutamiento y entrega de correo electrónico.

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones y luego G Suite y luego Gmail y luego Configuración avanzada.

    Nota: Para acceder a Configuración avanzada, debes desplazarte hasta la parte inferior de la página de Gmail.

  3. Si no lo has hecho, añade rutas de recepción a tu servidor.

  4. A la izquierda, selecciona una organización.

  5. Desplázate a la sección Buzón de correo distinto a Gmail o búscala en el campo Buscar ajustes.

    • Si el ajuste seleccionado es Aún no se ha configurado, coloca el cursor sobre él y haz clic en Configurar.

    • Si se ha seleccionado Aplicado de forma local o Heredado, coloca el cursor sobre él y haz clic en Editar para cambiarlo o en Añadir otro para incluir uno nuevo.

  6. Añade una breve descripción de esta configuración, como "Configuración de correo distinto a Gmail".

  7. En la lista que aparece en la sección Servidor de correo, selecciona un host de correo.

  8. Para permitir que los usuarios accedan al Centro de mensajes, selecciona la opción Permitir a los usuarios iniciar sesión en el Centro de mensajes.

  9. Para activar los resúmenes de cuarentena de tus usuarios, haz clic en la opción Habilitar resúmenes periódicos y, después, sigue estos pasos:

    • Selecciona una hora de envío aproximada, según la zona horaria de tus dominios que aparece en la consola de administración de Google.

    • Selecciona los días de la semana que te interesen. Si por ejemplo seleccionas las siete casillas, los usuarios recibirán un resumen de cuarentena todos los días, mientras que solo se les enviará uno a la semana si marcas una.

  10. Para incluir mensajes de correo de la bandeja de entrada en el Centro de mensajes y en el informe de resumen, selecciona la opción Permitir a los usuarios que informen sobre spam (recomendado). Esta opción se selecciona de forma automática al elegir la opción Habilitar resúmenes periódicos.

  11. Haz clic en Añadir ajuste o en Guardar. Los ajustes nuevos aparecerán en la página Configuración avanzada.

  12. En la parte inferior, haz clic en Guardar.

Los cambios pueden tardar hasta una hora en aplicarse a las cuentas de los usuarios. Puedes revisarlos en el registro de auditoría de la consola de administración.

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