Cet article ne décrit pas le déplacement de contenu depuis ou vers des Drive partagés. Pour en savoir plus, consultez Transférer du contenu vers un Drive partagé.
Les dossiers partagés sont différents des Drive partagés. Lorsque vous déplacez un élément d'un dossier partagé, les personnes autorisées à le consulter et les autorisations qui s'y appliquent peuvent changer. Envisagez d'utiliser des Drive partagés au sein de votre organisation plutôt que de simplement partager des dossiers.
Remarque : Si vous déplacez des dossiers contenant un grand nombre de fichiers ou de sous-dossiers, leur transfert vers le nouvel emplacement peut prendre un certain temps.
Avant de commencer
Pour déplacer des fichiers ou des dossiers vers Mon Drive à partir d'un dossier partagé :
- veillez à bien partager l'élément avec la modification autorisée ;
- activez le paramètre Les éditeurs peuvent modifier les autorisations et partager des documents pour le fichier ou le dossier. Pour savoir comment procéder, consultez Restreindre les options de partage des fichiers Drive sensibles.
Autorisations liées aux fichiers
Le déplacement d'un fichier ou d'un dossier d'un dossier partagé vers Mon Drive ne constitue pas une copie. Le contenu déplacé est donc supprimé du dossier partagé. En conséquence :
- Les autorisations dont le contenu déplacé a hérité du dossier partagé sont supprimées. Le contenu hérite des nouvelles autorisations qui s'appliquent au dossier de destination, en plus des autres autorisations, définies explicitement.
- Les utilisateurs ne voient plus dans le dossier partagé les fichiers ou dossiers déplacés.
Exemple
- Un utilisateur a partagé un fichier avec les utilisateurs A et B.
Les utilisateurs A et B ont accès au fichier, quel que soit son emplacement. - Un utilisateur a partagé un fichier stocké dans le dossier X avec les utilisateurs A et C.
Les utilisateurs A, B et C ont accès au fichier. - Un fichier partagé avec l'utilisateur D est déplacé dans le dossier Y.
Les utilisateurs A, B et D peuvent accéder au fichier. En revanche, l'utilisateur C ne le voit plus dans le dossier X et n'y a plus accès.
Notifications lors du déplacement de fichiers
Lorsqu'un utilisateur déplace un fichier d'un dossier partagé vers Mon Drive, un message d'avertissement s'affiche avant que le déplacement ne soit effectif. Cette notification permet d'éviter tout déplacement accidentel des fichiers et toute suppression d'accès pour les autres utilisateurs.
Si l'utilisateur choisit d'effectuer le déplacement, un autre message s'affiche, lui signalant la modification et lui permettant de nouveau d'annuler l'opération.
De plus, les utilisateurs peuvent suivre l'activité liée aux fichiers et aux dossiers dans Mon Drive pour voir l'historique des modifications et les notifications en cas de déplacement de fichiers. Ainsi, si vous partagez un dossier de Mon Drive et que quelqu'un déplace un élément de ce dossier partagé, une notification indiquant que le fichier a été supprimé s'affiche dans l'historique des activités. La notification indique également l'auteur, ainsi que la date et l'heure du déplacement.
Que doit faire votre organisation ?
Si votre organisation ne fait pas appel au partage de dossiers de manière intensive, vous n'aurez sans doute rien à faire. Si elle utilise beaucoup les dossiers partagés, vous pouvez suivre ces recommandations :
- Envisagez d'utiliser des Drive partagés au sein de votre organisation plutôt que de partager des dossiers. Pour en savoir plus, consultez Qu'est-ce qu'un Drive partagé ?.
- Limitez l'accès à vos dossiers partagés à "Consultation autorisée" uniquement. Si un utilisateur dispose seulement d'un accès en lecture à un dossier, il ne peut pas le supprimer ni y ajouter des fichiers. Il s'agit de la méthode la plus sûre pour éviter qu'un utilisateur ajoute ou supprime du contenu dans un dossier partagé. En revanche, définissez un processus permettant d'identifier les personnes disposant du paramètre de partage Modification autorisée sur un dossier partagé. Incitez également vos utilisateurs à faire preuve de prudence lorsqu'ils accordent des droits de modification sur des dossiers partagés.
- Ajoutez des raccourcis au lieu de déplacer les fichiers : apprenez à vos utilisateurs à ajouter des raccourcis là où ils souhaitent accéder à un fichier depuis un autre dossier. Invitez-les à consulter Créer un raccourci pour un fichier ou un dossier et Rechercher des fichiers et des dossiers grâce aux raccourcis Google Drive.
Conseil : Si un élément apparaît soudainement dans votre dossier racine Mon Drive, consultez Rechercher un fichier que vous ne pensez pas avoir supprimé.
