Déplacer du contenu à partir de dossiers partagés

Cette page décrit ce qu'il se passe lorsque les utilisateurs déplacent des éléments depuis un dossier partagé, ainsi que les éventuelles mesures que peut prendre votre organisation.

Important : Les dossiers partagés sont différents des Drive partagés. Envisagez d'utiliser des Drive partagés au sein de votre organisation plutôt que de simplement partager des dossiers. Cet article ne traite pas des Drive partagés. 

Dans Google Drive, vous pouvez déplacer un fichier ou un dossier en le faisant glisser vers un nouvel emplacement. Sinon, vous pouvez le sélectionner, puis cliquer sur l'icône de dossier Déplacer vers. Pour en savoir plus, consultez l'article Organiser ses fichiers dans Google Drive.

Lorsqu'un fichier ou un dossier est déplacé depuis un dossier partagé vers Mon Drive (ou tout autre dossier), il est transféré et non copié. Le contenu est donc retiré du dossier partagé. En conséquence :

  • Les utilisateurs ne voient plus dans le dossier partagé les fichiers ou dossiers déplacés.
  • Les autorisations que le contenu déplacé avait héritées du dossier partagé ne s'appliquent plus et sont remplacées par celles du dossier de destination. Si le fichier ou le dossier faisait l'objet d'autorisations explicitement définies, ces dernières sont conservées.

Remarque : Si vous déplacez des dossiers contenant un grand nombre de fichiers ou de sous-dossiers, leur transfert vers le nouvel emplacement peut prendre un certain temps.

Exemple
  1. Un fichier a été partagé avec les utilisateurs A et B.
    Les utilisateurs A et B ont accès au fichier, quel que soit son emplacement.
  2. Le fichier se trouve dans le dossier X, qui est partagé avec les utilisateurs A et C.
    Les utilisateurs A, B et C ont donc accès au fichier.
  3. Le fichier est déplacé vers le dossier Y. Ce dernier a été partagé avec l'utilisateur D.
    Les utilisateurs A, B et D peuvent accéder au fichier. En revanche, l'utilisateur C ne le voit plus dans le dossier X et n'y a plus accès.
Notifications lors du déplacement de fichiers

Lorsqu'un utilisateur déplace un fichier d'un dossier partagé vers Mon Drive, un message d'avertissement s'affiche avant que le déplacement ne soit effectif. Cela évite tout déplacement accidentel des fichiers et toute suppression d'accès pour les autres utilisateurs.

Si l'utilisateur choisit d'effectuer le déplacement, un autre message s'affiche, lui signalant la modification et lui permettant de nouveau d'annuler l'opération.

En outre, les utilisateurs peuvent suivre l'activité liée aux fichiers et aux dossiers dans Mon Drive, ce qui leur permet de consulter l'historique des modifications, notamment les notifications en cas de déplacement de fichiers. Ainsi, si vous partagez un dossier dans Mon Drive et que quelqu'un déplace un élément de ce dossier partagé, une notification indiquant que le fichier a été supprimé apparaîtra dans l'historique des activités. La notification indique également l'auteur du déplacement.

Pourquoi ce fonctionnement ?

Google Drive utilise le terme "dossier" pour indiquer qu'un fichier n'existe qu'à un seul emplacement. Lorsque vous déplacez un fichier d'un dossier vers un autre, vous le supprimez du premier pour l'ajouter au second. Toutes les autorisations dont le fichier a hérité du dossier partagé sont perdues et celles du nouveau dossier sont appliquées. Ce fonctionnement est différent de celui des libellés dans Gmail ou des raccourcis sur les systèmes d'exploitation.

Dans Google Drive, les fichiers ne sont pas automatiquement dupliqués dans différents dossiers de destination afin d'éviter des problèmes de partage et de suppression. Cela permet également d'éviter que les utilisateurs suppriment, modifient ou partagent leurs dossiers de façon trop désinvolte. 

Que doit faire votre organisation ?

Si votre organisation ne fait pas appel au partage de dossiers de manière intensive, vous n'aurez sans doute rien à faire.

Les organisations qui utilisent fréquemment les dossiers partagés ne les gèrent pas toutes de la même manière. La meilleure solution dépend de votre situation.

  • Verrouiller vos dossiers partagés en accès "Lecture seule" uniquement. Si un utilisateur dispose d'un accès en lecture seule à un dossier, il ne peut pas supprimer de fichiers ni en ajouter. Il s'agit de la méthode la plus sûre pour éviter qu'un utilisateur ajoute ou supprime du contenu dans un dossier partagé. Vous devez en revanche définir un processus permettant d'identifier les personnes disposant du paramètre de partage Modification autorisée sur un dossier partagé. Vous devez aussi inciter vos utilisateurs à faire preuve de prudence lorsqu'ils accordent des droits de modification sur des dossiers partagés.

  • Ne pas faire glisser de fichiers ou de dossiers vers "Mon Drive" s'ils se trouvent déjà dans un dossier. Cette action les supprimerait du dossier en question. Pour éviter que du contenu ne soit supprimé des dossiers partagés, vous pouvez demander à vos utilisateurs de ne pas déplacer de fichier de la vue Partagés avec moi vers Mon Drive si le fichier concerné se trouve déjà dans un dossier.

    Si vous voyez le nom d'un dossier à droite d'un fichier dans la vue Partagés avec moi, cela signifie que ce fichier est dans un dossier.

    La vue Partagés avec moi n'est pas un dossier. Vous pouvez donc déplacer en toute sécurité un élément de premier niveau depuis la vue Partagés avec moi vers Mon Drive : cette opération n'affectera personne d'autre (car vous n'enlevez rien d'un dossier). Toutefois, si vous cliquez sur un dossier affiché dans Partagés avec moi et que vous faites glisser un élément de ce dossier vers Mon Drive, cet élément n'apparaîtra plus dans le dossier d'origine pour personne.

    Pour empêcher tout déplacement accidentel d'un dossier partagé, certaines entreprises demandent à leurs utilisateurs de ne jamais faire glisser un fichier dans Mon Drive..

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