為貴機構調整 Gmail 設定

G Suite 管理員可以為貴機構和使用者調整 Gmail 設定。您可以:

  • 自訂供使用者存取的 Gmail 網址。
  • 設定進階篩選器並建立許可清單,列入您想接收合法郵件的來源 IP 位址。
  • 指定內送郵件的路徑。
  • 將郵件轉送至全部接收的地址或其他伺服器,或是透過轉送郵件進行封存、篩選及監控。
  • 允許使用者透過其他「寄件者」地址傳送外寄郵件。

此外,您也可以設置條件式設定。舉例來說,您可以拒絕附件超過 20 MB 的郵件,也可以重新傳送內含特定字詞的郵件或從特定地址寄出的郵件。

設定的套用對象

部分設定 (例如變更使用者存取 Gmail 的地址) 一律適用於所有使用者;其他設定 (例如調整垃圾郵件篩選層級) 則可套用至特定的使用者群組。如要為特定使用者群組套用設定,您只要將使用者加入「機構單位」即可。進一步瞭解機構架構,以及如何為使用者群組調整設定

方法

變更設定
  1. 登入您的 Google 管理控制台

    請使用您的「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台首頁中,依序前往 [應用程式] 下一步 [G Suite] 下一步 [Gmail] 下一步 [進階設定]

    提示:如要查看 [進階設定],請捲動至 Gmail 頁面底部。

  3. (選用) 在左側選取機構。

  4. 指定所需設定。

  5. 按一下底部的 [儲存]。

提示:您可以使用搜尋框尋找設定。

變更最多需要經過 1 小時才會全面套用到使用者帳戶。如果您一次變更多項設定,請靜候系統套用變更,以免影響郵件收發。

注意:如果設定 POP3 郵件擷取服務,您為內送郵件所配置的設定也會套用到郵件擷取程式的郵件。

使用游標懸停控制項

部分設定會使用游標懸停控制項。游標懸停控制項只有在您將游標移至某個設定上時才會開啟。當您配置設定後,系統還會開啟更多游標懸停控制項。以下是可能開啟的游標懸停選項:

  • 設定:如果尚未配置設定,請使用這個控制項。
  • 查看:使用這個控制項可檢查已沿用的設定。如要變更沿用的設定,請按一下 [新增其他設定]
  • 編輯:使用這個控制項可變更設定,僅適用於機構套用的設定。
  • 停用啟用:使用這個控制項可開啟或關閉設定。關閉設定並不會影響您所選擇的設定選項。舉例來說,如果啟用設定後並未達到預期的效果,您可以暫時關閉設定,調整設定內容後再重新開啟。您也可以先複製設定,再停用及變更設定,然後比較設定效果的差異。這個控制項適用於沿用的設定和機構套用的設定。
  • 刪除:使用這個控制項可關閉設定並刪除其設定內容。如要重新啟用,請按一下 [設定]。舉例來說,您可能想清除已封鎖的寄件者清單並重新開始建立清單。這個控制項僅適用於機構套用的設定。
  • 新增其他設定:使用這個控制項可為特定設定新增其他設定內容。舉例來說,您可以新增規則,規定系統在符合特定條件時觸發某個動作。這個控制項適用於沿用的設定和機構套用的設定。
  • 複製到機構:使用這個控制項可將已完成的設定複製到其他群組。只要選取機構並勾選方塊即可為該群組啟用設定。舉例來說,您可以為特定群組設定內容規範,然後複製到其他群組,而不必將設定套用到整個網域。

條件動作

部分的上述設定可讓您指定條件動作。其中包括:

  • 新增其他收件者:一併將郵件傳送給新增的收件者。
  • 新增 X-Gm-Original-To 標頭新增 X-Gm-Spam 標頭和 X-Gm-Phishy 標頭以及新增自訂標頭:新增自訂郵件標頭有助於您處理郵件。舉例來說,如果系統將您的郵件轉送到下游伺服器,您可以設定該伺服器根據標頭處理郵件。一般來說,這類標頭會用於將標記為垃圾內容的郵件轉送到垃圾郵件。
  • 將這封郵件略過垃圾郵件篩選器:符合設定條件的郵件即使遭系統判定為垃圾郵件,仍會傳送給目標使用者。
  • 變更郵件收件者:變更郵件的傳送目的地。與「新增其他收件者」搭配使用時,系統會執行「密件副本」功能。否則,實際上等於是「轉寄」功能。
  • 變更路徑:變更郵件的轉送目的地。舉例來說,如果使用者擁有 Gmail 以外的信箱,可以將自己的郵件轉送至內部部署的 Microsoft® Exchange 伺服器。
  • 前置自訂主旨:變更主旨標頭,加入前置文字。
  • 拒絕郵件:不接收郵件。
  • 移除郵件的附件:系統會移除郵件的附件,再將郵件傳送給目標收件者。
  • 需要透過安全傳輸方式傳送電子郵件:需為外寄郵件提供安全的傳送方式。

瞭解各項設定

設定

這類設定會套用到所有機構;您只能在頂層機構設置及編輯這類設定。

  • 網址:變更使用者的 Gmail 登入網頁網址。
  • MX 紀錄:查看您的 MX 紀錄並存取 Gmail 設定精靈。
  • 使用者電子郵件上傳:允許使用者從其他網路郵件服務或 POP3 帳戶匯入郵件。
  • 解除安裝服務:關閉貴機構的 Gmail 服務。相關規定請參閱關閉網域的 Gmail 服務
使用者存取權設定

如要從管理控制台的首頁存取這些設定,請依序點選 [應用程式] > [G Suite] > [Gmail 設定] > [使用者存取權]

  • POP 和 IMAP 存取功能:為使用者啟用或停用 POP 和 IMAP 存取功能
  • G Suite​ Sync:啟用 G Suite Sync for Microsoft® Outlook®
  • 自動轉寄:禁止使用者自動轉寄內送電子郵件到其他地址。
  • 圖片網址 Proxy 許可清單:建立及維護可略過 Proxy 防護的內部網址許可清單。您只能在頂層機構進行設定,且設定內容會套用到所有機構。
  • Gmail 離線版的 Chrome 外掛程式:為使用者啟用 Gmail 離線版
  • 允許視每位使用者情況開放外寄郵件閘道:允許使用者透過外部 SMTP 伺服器傳送郵件。
  • 非預期外部回覆警告:當使用者回覆非聯絡人的外部收件者時發出警告。
垃圾郵件設定
  • 電子郵件許可清單:建立 IP 位址清單,列入使用者希望正常接收郵件的來源位址。系統不會將這些 IP 位址寄來的郵件標示為垃圾郵件。您只能在頂層機構設定許可清單,且設定內容會套用到所有機構。
  • 內送閘道指定郵件伺服器的 IP 位址,以便將電子郵件轉寄到 Gmail。您只能在頂層機構進行設定,且設定內容會套用到所有機構。
  • 垃圾郵件建立核准的電子郵件地址清單或網域清單,列入使用者希望正常接收郵件的來源地址及網域。您也可以將垃圾郵件轉送到管理隔離區
  • 封鎖的寄件者:根據電子郵件地址或網域封鎖寄件者
法規遵循設定
轉送設定

在您設定控制項之前,請先參閱郵件轉送及傳送的指南和最佳做法,進一步瞭解以下轉送選項。

注意:您可以使用 [預設轉送] 分頁中的控制項,但我們建議您改用 [轉送] 設定。

  • 電子郵件轉送:這是舊版設定,請改用 [轉送] 設定來指定您網域的郵件轉送控制項。您只能在頂層機構進行設定,且設定內容會套用到所有機構。
  • 外送閘道:設定外送閘道伺服器,讓您網域裡的所有郵件均透過此伺服器寄出。您只能在頂層機構設定外寄閘道,且設定內容會套用到所有機構。
  • 轉送:指定網域的郵件轉送及收發控制項。
  • 收件者地址對應:針對您網域收到的郵件套用一對一收件者地址對應 (別名)。您只能在頂層機構進行設定,且設定內容會套用到所有機構。
  • 接收路徑:設定內送與內部接收的傳送選項,例如雙重傳送與分類傳送。
  • 傳送路徑:設定外寄與內部傳送的傳送選項
  • 在保管箱接受內送電子郵件日誌:指定一個網域中的電子郵件地址,用於接收您的 Microsoft® Exchange 日誌郵件。您只能在頂層機構進行設定,且設定內容會套用到所有機構。
  • 非 Gmail 信箱:如果貴機構使用非 Gmail 郵件伺服器 (例如 Microsoft Exchange) 或其他非 Google 簡易郵件傳輸通訊協定 (SMTP) 服務,您可以使用這項設定將使用者的郵件轉送至 Gmail 以外的信箱。此外,您也可以為這類非 Gmail 信箱使用者設定隔離摘要報告
  • SMTP 轉發服務:如果您使用非 Gmail 伺服器傳送郵件,且希望透過 Gmail 轉送郵件,藉此另外過濾或儲存郵件,即可使用這項設定。您只能在頂層機構進行設定,且設定內容會套用到所有機構。
  • 替代安全路徑:必須使用傳輸層安全標準 (TLS) 時,可設定替代安全路徑。您只能在頂層機構進行設定,且設定內容會套用到所有機構。

多項設定對郵件行為的影響

您可以針對多項設定建立設定內容,而這可能會影響郵件行為和設定的套用方式,例如設定的套用位置以及系統執行設定的優先順序。

設定有時可能會造成系統收發郵件時發生衝突。舉例來說,系統是否應拒絕郵件或接收兩次郵件?您所設的條件以及執行設定的優先順序將會決定郵件的收發情形。

一般行為

您建立的多項設定通常不會對郵件行為造成影響。Gmail 會直接套用所有設定並根據這些設定處理郵件。

舉例來說,如果出現以下情形,系統不會發生衝突:

  • 您建立了「附加註腳設定」和「內容規範設定」,Gmail 會同時根據這兩項設定對郵件採取動作。

  • 您建立了兩項設定內容,且兩項設定內容皆指定「新增其他使用者」,Gmail 會新增所有使用者。

同樣地,設定之間通常並沒有優先順序。在第一個例子中,Gmail 會同時套用「附加註腳設定」和「內容規範設定」,並不會衡量哪項設定要「優先採用」。

不過,有時不同設定所產生的多種結果會互相衝突,郵件行為會因此出現例外狀況。

設定行為規定

衝突的設定結果

當兩種設定結果發生衝突時,Gmail 只會套用其中一種結果,且仍會未發生衝突的結果。

示例說明:

  • 「內容規範設定」套用了「變更路徑」結果,導致系統將郵件重新轉送至 host1.com 並加上 X-gm-spam 標頭。
  • 「不當內容設定」套用了「變更路徑」結果,會導致系統將郵件轉送至 host2.com,同時也會為郵件加上前置自訂主旨。

在這種情況下,「變更路徑」結果就屬於「相衝突」的結果,因為 Gmail 只能選擇一個轉送路徑。所以系統只會選擇一種「變更路徑」,並將所選的變更路徑套用到其餘未衝突的結果 (X-gm-spam 標頭和自訂主旨)。

一般而言,所有設定會視為彼此獨立運作,系統會編排其結果的優先採用順序,據此解決衝突。一項設定的結果並不會觸發其他結果。

示例說明:

  • 「不當內容設定」指定了前置自訂主旨「test」。
  • 「內容規範設定」會將主旨含有字詞「test」的所有郵件重新轉送至 host1.com。

在這種情況下,如果郵件主旨中尚未納入「test」一詞,即使根據第一項規則將「test」加入主旨,Gmail 也不會重新轉送郵件。

多個重新轉送路徑或變更收件者

如有兩項設定嘗試變更主要轉送路徑或主要收件者,則「變更主要轉送路徑」和「變更主要郵件收件者」動作會相互衝突。在這種情況下,系統會按照以下原則決定要套用的動作。

  • 明確性:系統會優先採用較具體明確的設定。舉例來說,機構套用的設定會優先於已沿用的設定;指定轉送路徑為所有機構的設定則會優先於預設路徑設定。
  • 建立日期:如果所有設定的明確性皆相同,舊設定的效力會優先於新設定。在管理控制台的進階設定頁面中,如果設定發生衝突,畫面上排序較高的設定即表示優先順序較高。

拒絕郵件

如有任何觸發的規則導致拒絕郵件,系統會拒絕郵件且不會套用其他規則。如果多項設定皆會觸發拒絕動作並顯示不同的拒絕回覆,則系統只會採用一種回覆。

寄件者清單

任何設定皆可指定核准的寄件者清單,讓郵件在符合條件時略過應執行的動作。您可以讓不同設定共用寄件者清單。舉例來說,您可以透過「垃圾郵件設定」來建立核准的寄件者清單,讓這些寄件者的郵件略過垃圾郵件資料夾。同一份核准的寄件者清單也能用於略過「內容規範設定」。

SMTP 轉發

SMTP 轉發設定會指定哪些電子郵件地址 IP 位址可使用 Google SMTP 轉發服務,以及是否需要 SMTP 驗證。如果您設置了多個 SMTP 轉發設定,SMTP 轉發服務會執行下列事項:

  • 接受符合任何設定的郵件。
  • 拒絕不符合所有設定的郵件。

優先順序例外狀況

Gmail 在某些情況下也會安排設定的優先執行順序。遇到這種情形時,Gmail 會一併採用兩項設定,但「優先執行」其中一項。

優先排序取決於設定在機構單位架構中的位置。子機構中的動作優先順序較高 (或「第一」優先),上層機構中的動作則優先順序較低。

新增註腳

如有兩項設定導致不同的「新增註腳」動作,則兩個註腳都會加入郵件。註腳的排序取決於設定在機構架構中的位置。子機構的動作順序會優先於上層機構的動作順序。

前置主旨

如有兩項設定導致不同的「前置主旨」動作,則兩個前置主旨都會附加至郵件。前置主旨的排序取決於設定在機構架構中的位置。子機構的動作順序會優先於上層機構的動作順序。

衡量郵件和套用結果的順序

Gmail 會按照以下順序衡量郵件並決定如何套用結果:

  1. Gmail 會根據所有政策個別衡量郵件,並將所有相符的結果編入結果清單。

  2. Gmail 會衡量結果清單。如果郵件符合「拒絕」結果,Gmail 會拒絕該郵件並忽略其餘結果。

  3. 如果郵件並未遭拒,Gmail 會剖析結果清單,瞭解是否發生衝突,並將相符的衝突編入衝突清單。出現以下情形時才會發生衝突:

    • 出現多種變更主要路徑的結果。「變更路徑」結果並不會做為「新增其他收件者設定」的子結果。

    • 出現多種變更主要郵件收件者的結果。「變更郵件收件者」結果並不會做為「新增其他收件者設定」的子結果。

  4. Gmail 會衡量衝突清單並決定要套用哪種衝突的結果。這會根據設定的優先順序來判斷,並依照以下項目評估:

    • 明確性:機構套用的設定會優先於已沿用的設定;機構專屬設定會優先於預設路徑設定。

    • 建立日期:舊設定會優先於新設定。在管理控制台的「進階設定」頁面中,如果設定發生衝突,畫面上排序較高的設定即表示優先順序較高。這項排序原則僅適用於同一組設定 (例如轉送、內容規範等) 內的規則,針對不同設定的規則發生衝突的情形,目前沒有明確的排序規定。

      注意:請盡可能避免使用建立日期判斷衝突規則的優先順序。建立規則時,最好能讓規則獨立運作,不必依靠特定排序原則決定應以何者為先。

  5. Gmail 會將衡量後得出的結果,以及所有設定都不會發生衝突的結果套用至郵件。

這對您有幫助嗎?
我們應如何改進呢?