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Personalizzare le impostazioni avanzate di Gmail per un'organizzazione

In qualità di amministratore di G Suite, puoi personalizzare Gmail per la tua organizzazione e i tuoi utenti. Puoi scegliere di:

  • Personalizzare l'URL che gli utenti utilizzano per accedere a Gmail.
  • Impostare filtri complessi e autorizzare gli indirizzi IP a cui prevedi di ricevere posta legittima.
  • Specificare dove dovranno essere recapitati i messaggi in entrata.
  • Indirizzare i messaggi a un indirizzo catch-all o a un altro server per archiviarli, filtrarli e monitorarli.
  • Consentire agli utenti di inviare messaggi in uscita con un diverso indirizzo nel campo "Da".

Puoi anche configurare impostazioni condizionali. Ad esempio, puoi rifiutare i messaggi o gli allegati che superano 20 MB oppure reindirizzare i messaggi che contengono determinate parole o che provengono da un determinato indirizzo.

A chi si applicano le impostazioni

Alcune impostazioni, ad esempio la modifica dell'indirizzo che gli utenti utilizzano per accedere a Gmail, si applicano sempre a tutti. Altre impostazioni, quale ad esempio la regolazione dei livelli dei filtri antispam, possono essere applicate a gruppi specifici di utenti. Per applicare un'impostazione a un gruppo di utenti devi inserire gli utenti in una unità organizzativa. Consulta ulteriori informazioni sulla struttura organizzativa e su come personalizzare le impostazioni per gruppi di utenti.

Come procedere

Modificare un'impostazione
  1. Accedi al tuo Console di amministrazione Google.

    Accedi utilizzando l'account amministratore (non termina con @gmail.com).

  2. Dalla dashboard della Console di amministrazione, vai ad Applicazionie poiG Suitee poiGmaile poiImpostazioni avanzate.

    Suggerimento. Per vedere le Impostazioni avanzate, scorri fino in fondo alla pagina di Gmail.

  3. Facoltativo. Seleziona un'organizzazione sulla sinistra.

  4. Configura tutte le impostazioni desiderate.

  5. Fai clic su Salva in fondo alla pagina.

Suggerimento: utilizza la casella di ricerca per trovare un'impostazione.

La propagazione delle modifiche agli account utente può richiedere fino a un'ora. Scegli un momento in cui le attività lavorative sono ridotte per modificare più impostazioni in una sola volta, in modo tale da non influire sul recapito dei messaggi.

Nota: se imposti il recupero della posta POP3, tutte le impostazioni che configuri per la posta in arrivo si applicano anche ai messaggi Mail Fetcher.

Utilizzare i comandi visualizzati al passaggio del mouse

Alcune impostazioni utilizzano i comandi visualizzati al passaggio del mouse. Tali comandi sono visibili solo quando il puntatore si trova su un'impostazione. Dopo aver configurato un'impostazione sono visibili ulteriori comandi visualizzati al passaggio del mouse. Potresti vedere le seguenti opzioni:

  • Configura: utilizza questo comando se non hai ancora configurato l'impostazione.
  • Visualizza: utilizza questo comando per verificare la configurazione di un'impostazione ereditata. Per modificare la configurazione di un'impostazione ereditata, fai clic su Aggiungi un altro.
  • Modifica: utilizza questo comando per modificare la configurazione dell'impostazione. Questo comando è disponibile solo per le impostazioni applicate localmente.
  • Disattiva o Abilita: utilizza questo comando per abilitare o disattivare un'impostazione. La disattivazione di un'impostazione non influisce sulle opzioni scelte per quell'impostazione. Ad esempio, potresti disattivare temporaneamente un'impostazione se i risultati non sono quelli che avevi previsto. Puoi quindi modificare l'impostazione e riattivarla. Puoi anche creare una copia di un'impostazione, disattivarla, modificarla e quindi confrontare i diversi risultati ottenuti. Questo comando è disponibile sia per le impostazioni ereditate sia per quelle applicate localmente.
  • Elimina: utilizza questo comando per disattivare l'impostazione ed eliminarne la configurazione. Per riattivarla fai clic su Configura. Ad esempio, potresti voler cancellare il tuo elenco di mittenti bloccati e ricrearlo dall'inizio. Questo comando è disponibile solo per le impostazioni applicate localmente.
  • Aggiungi un altro: utilizza questo comando per aggiungere un'altra configurazione a un'impostazione. Ad esempio, puoi aggiungere una regola per attivare un'azione quando viene soddisfatta una determinata condizione. Questo comando è disponibile sia per le impostazioni ereditate sia per quelle applicate localmente.
  • Metti organizzazione in copia: utilizza questo comando per copiare un'impostazione configurata in un altro gruppo. Seleziona l'organizzazione e quindi la casella corrispondente per attivare l'impostazione per quel gruppo. Ad esempio, puoi impostare la conformità dei contenuti per un gruppo e quindi copiare l'impostazione in altri gruppi senza applicarla all'intero dominio.

Azioni condizionali

Per alcune delle impostazioni precedenti è possibile configurare azioni condizionali, tra cui:

  • Aggiungi altri destinatari: il messaggio viene recapitato anche ai destinatari aggiunti.
  • Aggiungi l'intestazione X-Gm-Original-To, Aggiungi intestazioni X-Gm-Spam e X-Gm-Phishy e Aggiungi intestazioni personalizzate: queste opzioni consentono di aggiungere utili intestazioni personalizzate ai messaggi. Ad esempio, se la tua posta viene indirizzata a un server downstream, puoi configurare quel server per elaborare i messaggi in base a queste intestazioni. In genere queste azioni vengono utilizzate per indirizzare i messaggi contrassegnati come spam alla cartella Spam.
  • Ignora il filtro anti spam per questo messaggio: i messaggi che soddisfano le condizioni dell'impostazione vengono recapitati al destinatario previsto anche se identificati come spam.
  • Cambia il destinatario della busta: cambia la destinazione di recapito del messaggio. Se utilizzata insieme ad Aggiungi altri destinatari, questa impostazione implementa la funzione Ccn. In caso contrario, esegue un'operazione di inoltro del messaggio.
  • Cambia percorso: modifica il percorso di inoltro del messaggio. Ad esempio, gli utenti con caselle di posta non Gmail possono eseguire il routing dei messaggi a un server Microsoft® Exchange on-premise.
  • Premetti un oggetto personalizzato: cambia l'intestazione dell'oggetto anteponendovi un testo specificato.
  • Rifiuta messaggio: il messaggio non viene recapitato.
  • Rimuovi gli allegati dai messaggi: gli allegati vengono rimossi prima che il messaggio venga recapitato al destinatario previsto.
  • Richiedi trasporto sicuro per il recapito successivo: i messaggi in uscita richiedono il recapito sicuro.

Informazioni sulle singole impostazioni

Impostazioni di configurazione

Queste impostazioni si applicano a tutte le organizzazioni e possono essere configurate e modificate esclusivamente a livello di organizzazione di primo livello.

  • Indirizzo web: consente di modificare l'URL della pagina di accesso a Gmail degli utenti.
  • Record MX: consente di visualizzare i record MX e accedere alla configurazione guidata di Gmail.
  • Caricamenti email utente: consente agli utenti di importare la posta e i contatti da altri account webmail o POP3.
  • Disinstalla servizio: disattiva Gmail per la tua organizzazione. Per le linee guida, vedi Disattivazione del servizio Gmail.
Impostazioni utente finale

Queste impostazioni si applicano a tutte le organizzazioni e possono essere configurate e modificate esclusivamente a livello di organizzazione di primo livello.

  • Temi: consente di specificare se gli utenti possono scegliere i propri temi.
  • Conferme di lettura dei messaggi email: consente di specificare se gli utenti possono richiedere o inviare conferme di lettura.
  • Delega email: consente agli utenti di delegare l'accesso alle proprie caselle di posta ad altri utenti del dominio.
  • Profili email: consente di specificare se gli utenti possono inviare e ricevere messaggi tramite i loro profili Google+. Per impostazione predefinita, questa opzione è disattivata ed è visibile solo se hai abilitato Google+ per il dominio.
  • Formato del nome: consente di configurare il formato del nome per gli utenti. Puoi anche permettere a questi ultimi di personalizzare il proprio formato.
  • Inbox by Gmail: consente di attivare Inbox by Gmail per gli utenti.
Impostazioni di accesso per l'utente finale
Impostazioni antispam
  • Lista bianca email: consente di creare un elenco di indirizzi IP da cui i tuoi utenti si aspettano di ricevere posta legittima. La posta inviata da questi indirizzi IP non viene contrassegnata come spam. Questa opzione può essere configurata solo nell'organizzazione di primo livello e viene applicata a tutte le organizzazioni.
  • Gateway in entrata: consente di specificare gli indirizzi IP dei tuoi server di posta che inoltrano email a Gmail. Questa opzione può essere configurata solo nell'organizzazione di primo livello e viene applicata a tutte le organizzazioni.
  • Spam: consente di creare un elenco di indirizzi email o domini approvati da cui i tuoi utenti si aspettano di ricevere posta legittima. Puoi anche indirizzare i messaggi di spam a una quarantena amministrativa.
  • Mittenti bloccati: consente di bloccare i mittenti in base all'indirizzo email o al dominio.
Impostazioni di conformità
  • Eliminazione automatica email: consente di controllare la quantità di posta da conservare per ciascun utente. Si applica solo all'organizzazione di primo livello.
  • Aggiungi piè di pagina: consente di utilizzare un testo per il piè di pagina dei messaggi per esigenze di conformità legale o per soddisfare altri requisiti.
  • Conformità dei contenuti: consente di specificare come vengono gestiti i messaggi in base a parole, frasi e pattern testuali o numerici predefiniti.
  • Archiviazione completa della posta: assicura che tutti i messaggi, compresi i messaggi inviati o ricevuti da caselle di posta non Gmail e tramite inoltro SMTP, vengano archiviati nella caselle di posta Gmail degli utenti. In genere questa impostazione va configurata quando si utilizza G Suite Vault con una casella di posta non Gmail o per acquisire tutti i messaggi inviati, quali ad esempio gli inviti di calendario e le notifiche di condivisione.
  • Limita il recapito della posta: consente di limitare gli indirizzi email o i domini con cui gli utenti possono scambiare posta.
  • Contenuti discutibili: consente di specificare come vengono gestiti i messaggi in base a elenchi di parole personalizzati.
  • Conformità dell'allegato: consente di specificare come vengono gestiti i messaggi con allegati.
  • Conformità con il trasporto sicuro (TLS): consente di richiedere la trasmissione della posta mediante connessione sicura per determinati domini e indirizzi email.
Impostazioni routing

Prima di configurare qualsiasi comando, leggi le linee guida e le best practice per il routing e il recapito della posta. Di seguito puoi trovare ulteriori informazioni sulle opzioni di routing.

Nota: puoi utilizzare i comandi della scheda Routing predefinito ma è preferibile utilizzare l'impostazione Routing.

  • Routing email: si tratta di un'impostazione precedente. Utilizza invece l'impostazione Routing per specificare i comandi di routing per il tuo dominio. Questa opzione può essere configurata solo nell'organizzazione di primo livello e viene applicata a tutte le organizzazioni.
  • Gateway in uscita: consente di impostare un server attraverso cui passano tutti i messaggi inviati dal tuo dominio. Questa opzione può essere configurata solo nell'organizzazione di primo livello e viene applicata a tutte le organizzazioni.
  • Routing: consente di specificare i comandi di routing e di recapito della posta per il tuo dominio.
  • Mappa indirizzo destinatario: consente di applicare una mappatura uno a uno tra alias e indirizzi dei destinatari per i messaggi ricevuti dal tuo dominio. Questa opzione può essere configurata solo nell'organizzazione di primo livello e viene applicata a tutte le organizzazioni.
  • Routing di ricezione: consente di impostare le opzioni di recapito in entrata e di ricezione interna, come la doppia consegna e la consegna differenziata.
  • Routing di invio: consente di impostare le opzioni di recapito per l'invio interno.
  • Impostazioni di Vault per i journal di Exchange: consente di specificare un indirizzo email nel tuo dominio cui verranno inviati tutti i messaggi del journal di Microsoft® Exchange. Questa opzione può essere configurata solo nell'organizzazione di primo livello e viene applicata a tutte le organizzazioni.
  • Casella di posta non Gmail: se la tua organizzazione utilizza un server di posta diverso da Gmail, come Microsoft Exchange o un altro servizio SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) diverso da Google, puoi reindirizzare i messaggi alle caselle di posta non Gmail degli utenti.Puoi anche configurare rapporti di riepilogo quarantena per quegli utenti.
  • Servizio di inoltro SMTP: se utilizzi server non Gmail per l'invio della posta e desideri indirizzare la posta attraverso Gmail per applicare ulteriori filtri o per l'archiviazione, utilizza questa impostazione. Questa opzione può essere configurata solo nell'organizzazione di primo livello e viene applicata a tutte le organizzazioni.
  • Percorso sicuro alternativo: consente di impostare un percorso sicuro alternativo quando è richiesto il trasporto sicuro (TLS). Questa opzione può essere configurata solo nell'organizzazione di primo livello e viene applicata a tutte le organizzazioni.

Come agiscono le impostazioni multiple sul comportamento dei messaggi

Puoi creare configurazioni con più impostazioni. In questo caso potrebbero esserci ripercussioni sul comportamento dei messaggi e sull'applicazione delle impostazioni, anche per quanto riguarda la precedenza assegnata a una impostazione o configurazione, ove applicabile.

Le impostazioni a volte possono creare un conflitto di recapito, ad esempio per determinare se un messaggio debba o meno essere rifiutato oppure recapitato due volte. L'esito dipenderà dalle condizioni che hai configurato e da quale impostazione ha la precedenza.

Comportamento generale

La creazione di più configurazioni o impostazioni di solito non influisce sul comportamento dei messaggi. Gmail si limita ad applicare tutte le impostazioni e gestire il messaggio di conseguenza.

Ad esempio, non vi è alcun conflitto se:

  • Crei un'impostazione Aggiungi piè di pagina e un'impostazione di Conformità dei contenuti. Gmail applica entrambe le azioni al messaggio.

  • Imposti due configurazioni che hanno come risultato l'impostazione Aggiungi altri destinatari. Gmail aggiunge tutti i destinatari.

Analogamente, un'impostazione di solito non ha la precedenza su un'altra. Nel primo esempio, Gmail applica sia l'impostazione Aggiungi piè di pagina sia l'impostazione di Conformità dei contenuti, senza valutare quale sia prioritaria.

Vi sono tuttavia eccezioni a quale comportamento viene adottato per un messaggio quando diverse impostazioni prevedono più conseguenze, che a volte sono in conflitto tra loro.

Linee guida per il comportamento in base alle impostazioni

Conseguenze in conflitto

Quando due conseguenze creano un conflitto, Gmail applica solo una di esse. Le conseguenze non in conflitto vengono applicate in tutti i casi.

Esempio:

  • Un'impostazione di Conformità dei contenuti applica una conseguenza di tipo "cambia percorso" che reindirizza i messaggi a host1.com e aggiunge un'intestazione X-gm-spam.
  • Un'impostazione Contenuti discutibili applica una conseguenza di tipo "cambia percorso" che indirizza i messaggi a host2.com e antepone un oggetto personalizzato.

In questo scenario le conseguenze di tipo "cambia percorso" sono considerate "in conflitto" perché Gmail può scegliere solo un percorso. Quindi, verrà selezionata una sola opzione "cambia percorso" e saranno applicate tutte le restanti conseguenze non in conflitto (l'intestazione X-gm-spam e l'oggetto personalizzato).

In generale, tutte le impostazioni vengono valutate indipendentemente l'una dall'altra, vengono combinate le conseguenze e quindi risolti i conflitti. Non è possibile utilizzare la conseguenza di un'impostazione per influire sull'attivazione di un'altra.

Esempio:

  • Un'impostazione di Contenuti discutibili antepone l'oggetto personalizzato "test".
  • Un'impostazione di Conformità dei contenuti reindirizza a host1.com tutti i messaggi il cui oggetto contenga la parola "test".

In questa ipotesi se "test" non è già nell'oggetto del messaggio, Gmail non reindirizza il messaggio, anche se la parola "test" è stata aggiunta all'oggetto come conseguenza della prima regola.

Reindirizzamenti o cambi di destinatario multipli

Si verifica un conflitto quando due impostazioni tentano di cambiare il percorso principale o di cambiare il destinatario principale della busta. In questo caso, la scelta dell'azione da applicare è determinata dai seguenti principi:

  • Specificità: se un'impostazione è più specifica rispetto all'altra, avrà la precedenza. Ad esempio, le impostazioni applicate localmente hanno la precedenza su quelle ereditate. Tutte le impostazioni specifiche dell'organizzazione hanno la precedenza sul routing predefinito.
  • Data di creazione: se tutte le impostazioni hanno la medesima specificità, le impostazioni create prima hanno la precedenza su quelle più recenti. A livello visivo, tutte le impostazioni che si trovano più in alto nella pagina Impostazioni avanzate della Console di amministrazione hanno priorità maggiore in caso di conflitto.

Rifiuto di messaggi

Se una delle regole attivate genera un rifiuto, il messaggio viene rifiutato e non viene applicata nessuna altra regola. Se più impostazioni attivano un rifiuto con diverse risposte di rifiuto, viene utilizzata una sola risposta.

Elenchi di mittenti

Per qualsiasi impostazione è possibile specificare un elenco di mittenti attendibili o approvati per ignorare le azioni in caso di corrispondenza. Gli elenchi di mittenti possono essere comuni a più impostazioni. Ad esempio, l'impostazione Spam consente di creare un elenco di mittenti approvati per evitare che i messaggi siano consegnati nella cartella Spam. Lo stesso elenco può essere utilizzato per ignorare un'impostazione di Conformità dei contenuti.

Inoltro SMTP

L'impostazione Inoltro SMTP specifica quali indirizzi email e IP possono utilizzare il servizio Google di inoltro SMTP e se è richiesta l'autenticazione SMTP. Se sono state configurate più impostazioni di inoltro SMTP, il servizio di inoltro SMTP:

  • Accetta il messaggio se una delle impostazioni lo consente.
  • Rifiuta il messaggio se nessuna impostazione lo consente.

Eccezioni di precedenza

In alcuni casi Gmail dà la precedenza alla configurazione di un'impostazione rispetto a un'altra. In questo caso, Gmail applica entrambe le configurazioni, ma una è prioritaria.

L'ordine di precedenza dipende dalla posizione dell'impostazione all'interno della struttura dell'unità organizzativa. Le azioni applicate all'organizzazione secondaria hanno la precedenza (sono prioritarie) su quelle dell'organizzazione principale.

Aggiunta di piè di pagina

Se due impostazioni comportano due diverse azioni di tipo "aggiungi piè di pagina", verranno aggiunti entrambi i piè di pagina. L'ordine dei piè di pagina dipende dalla posizione dell'impostazione all'interno della struttura organizzativa. Le azioni di un'organizzazione secondaria hanno la precedenza su quelle di un'organizzazione principale.

Anteposizione di un oggetto

Se due impostazioni comportano due azioni "premetti oggetto personalizzato" diverse, vengono anteposti entrambi i prefissi. L'ordine in cui verranno anteposti i due oggetti dipende dalla posizione dell'impostazione nella struttura organizzativa. Le azioni di un'organizzazione secondaria hanno la precedenza su quelle di un'organizzazione principale.

Ordine di valutazione e di applicazione delle conseguenze

Gmail valuta i messaggi e determina le conseguenze in base al seguente ordine:

  1. Gmail analizza il messaggio a fronte di ciascuna norma indipendentemente e inserisce tutte le conseguenze applicabili in un elenco delle conseguenze.

  2. Gmail valuta l'elenco delle conseguenze. Se sono presenti conseguenze di tipo "rifiuta", Gmail rifiuta il messaggio e ignora le altre conseguenze.

  3. Se il messaggio non viene rifiutato, Gmail analizza l'elenco delle conseguenze per individuare eventuali conflitti. I conflitti riscontrati vengono inseriti in un elenco dei conflitti. I conflitti sorgono solo se:

    • Più conseguenze implicano il cambio del percorso principale. È presente una conseguenza di tipo "cambia percorso" che non è a sua volta conseguente a un'impostazione Aggiungi altri destinatari.

    • Più conseguenze implicano i cambio del destinatario principale della busta. È presente una conseguenza di tipo "cambia il destinatario della busta" che non è a sua volta conseguente a un'impostazione Aggiungi altri destinatari.

  4. Gmail esamina l'elenco dei conflitti per determinare quale delle conseguenze in conflitto applicare. La scelta è determinata dalla priorità dell'impostazione, che viene misurata in base a quanto segue:

    • Specificità: le impostazioni applicate localmente hanno la precedenza su quelle ereditate. Le impostazioni specifiche dell'organizzazione hanno la precedenza sul percorso predefinito.

    • Data di creazione: le impostazioni create prima hanno la precedenza su quelle più recenti. A livello visivo, tutte le impostazioni che si trovano più in alto nella pagina Impostazioni avanzate della Console di amministrazione hanno priorità maggiore in caso di conflitto.

  5. Gmail applica al messaggio le conseguenze che risultano da questa analisi oltre a tutte le conseguenze di tutte le impostazioni per le quali non è stato riscontrato un conflitto.

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