電子郵件轉送和傳送

G Suite 管理員可決定機構電子郵件的轉送和儲存方式。此外,您還可以根據貴公司或貴機構的需求自訂轉送和傳送設定。

舉例來說,您可以:

  • 讓 Gmail 掃描內送郵件,偵測是否有垃圾郵件並配合法規遵循需求,同時將郵件儲存在外部郵件伺服器。

  • 讓部分使用者在 Gmail 收件匣中接收郵件,其他使用者則透過本機伺服器存取郵件。

  • 讓所有使用者都只能使用 Gmail,同時將未知使用者的郵件轉送到專用信箱或外部伺服器。

  • 針對寄給特定使用者的郵件傳送副本給另一位收件者。

您可以透過轉送設定來指定各種內送、外寄和內部傳送選項,例如雙重傳送和分類傳送。

如果您有更明確的需求 (例如根據內容轉送特定郵件),可以使用法規遵循設定,例如內容規範附件規範不當內容傳輸層安全標準 (TLS) 規範

最後,您還可以運用非 Gmail 信箱設定過濾垃圾郵件,並將所有非垃圾郵件的信件重新轉送到您的外部郵件伺服器。您也可以使用轉送規則進行這項設定,不過非 Gmail 信箱設定提供了更多功能。

使用者可以登入郵件中心,或是定期接收最新垃圾郵件清單,查看其中是否有他們認為安全無虞並且想轉送至非 Gmail 信箱的郵件。透過這項設定,使用者就可以直接在內部部署信箱中存取無害的郵件,而不需存取 Gmail 信箱。

注意:郵件中心將於 2019 年 9 月停止服務。待郵件中心終止服務後,建議您依照管理垃圾郵件一文介紹的方法管理垃圾郵件。

上述設定都可以套用至特定機構單位,讓您根據不同人員和團隊的需求自訂設定。

事前準備

開始設置轉送和傳送設定前,請先建立郵件主機清單 (也稱為路徑清單),然後在 Google 管理控制台中新增路徑

轉送內送電子郵件

您可以使用不同的傳送方式轉送收到的郵件。

如果貴機構只有使用 Gmail,您可以採用直接傳送 (預設設定)。系統會將寄給 G Suite 使用者的內送郵件傳送到收件者的 Gmail 收件匣。如果郵件是寄給您網域中未使用 G Suite 的使用者,除非您已設定全部接收的地址,用來接收收件地址有問題的郵件,否則郵件伺服器將會捨棄該郵件。

如果貴機構使用外部郵件伺服器 (例如 Microsoft® Exchange 伺服器) 來儲存及傳送郵件,那麼內送郵件將會先經過 Gmail 伺服器處理 (過濾垃圾郵件等等),再轉送到外部伺服器。您可以採用分類傳送方式,將郵件分類轉送到 Gmail 伺服器或外部伺服器;或是使用雙重傳送方式,將郵件同時轉送到 Gmail 伺服器和外部伺服器。

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您也可以將收到的郵件轉送到全部接收的地址、轉送給其他收件者,或是轉送到非 Gmail 信箱。

使用分類傳送功能轉送郵件

分類傳送功能會根據收件者設定,將內送郵件傳送至 Gmail 收件匣或原有的系統收件匣。

如果您有部分使用者採用 Gmail,其他使用者採用其他郵件系統,就很適合這種方式。舉例來說,您可以針對特定類型的電子郵件 (例如寄給法務部門的郵件) 採取特殊的處置方式。

此外,如果您正準備從原有的郵件伺服器遷移至 Gmail,想針對部分使用者進行測試,也可以採用這種方式。在測試期間,您網域的 MX 記錄會指向 Gmail,已經新增到管理控制台的使用者則會在 Gmail 收件匣中收到郵件。

如要讓尚未註冊的使用者繼續透過原有的郵件伺服器接收郵件,請建立全部接收的轉送規則。

以下為透過轉送設定功能設定分類傳送的基本步驟。如要進一步瞭解轉送設定的所有控制項,請參閱為您的網域或機構設定轉送功能一文。

如何設定分類傳送:

  1. 如果您尚未為外部伺服器新增路徑,請先完成這項設定。

  2. 執行前置步驟:登入帳戶並視需要選取您要設定的機構,開啟「轉送」設定,然後輸入新設定的說明。

  3. 針對受影響的電子郵件選取 [內送]、[內部 - 接收],或同時選取這兩個選項。

  4. 如果您想將規則的影響範圍限制為特定郵件寄件者和收件者,可以設定郵件篩選器,透過輸入電子郵件地址來指定個別收件者或群組。

  5. 在「針對上述郵件類型」之下,選取 [修改郵件],並根據您的情況配置設定。

  6. 選取 [變更路徑],接著在清單中選擇外部伺服器,然後向下捲動並點選 [儲存]

  7. 選取 [顯示選項] 並將「受影響的帳戶類型」設定改為 [不明/全部接收的地址]

  8. 儲存設定

使用雙重傳送功能轉送郵件

如果您需要將電子郵件同時傳送到 2 個以上的收件匣,則可設定雙重傳送。舉例來說,使用者可以同時在 Gmail 收件匣和非 Gmail 收件匣 (例如 Microsoft Exchange 收件匣或封存伺服器) 中收到郵件。

進一步瞭解如何設定郵件雙重傳送功能

設定全部接收的地址

您可以建立全部接收的地址,藉此確保接收所有郵件,包括誤寄至網域中錯誤電子郵件地址的郵件。

下列流程是透過轉送設定功能設定全部接收地址的基本步驟。如要進一步瞭解轉送設定的所有控制項,請參閱為您的網域或機構設定轉送功能一文。

如何設定全部接收的地址

  1. 執行前置步驟:登入帳戶並視需要選取您要設定的機構,開啟「轉送」設定,然後輸入新設定的說明。

  2. 針對受影響的電子郵件選取 [內送]、[內部 - 接收] 或同時選取這兩個選項。

  3. 如果您想將規則的影響範圍限制為特定郵件寄件者和收件者,可以設定郵件篩選器,指定單一收件者 (輸入該使用者的電子郵件地址) 或群組。

  4. 在「針對上述郵件類型」之下,選取 [修改郵件]

  5. 在「郵件收件者」之下選取 [變更郵件收件者]。

  6. 選取 [輸入新的使用者名稱]

  7. @exisiting-domain 旁邊的空白欄位中輸入全部接收的地址,例如輸入「jsmith」

  8. 按一下 [顯示選項]

  9. 在「受影響的帳戶類型」之下,勾選 [不明/全部接收的地址] 方塊,並取消勾選 [使用者] 和 [群組]

  10. 按一下 [新增設定]。

  11. 儲存設定

將郵件轉送給其他收件者

您可以指定多項轉送設定,將郵件轉寄給其他收件者,然後分別為使用者建立政策。

下列流程是透過轉送設定功能指定將郵件轉送給其他使用者的基本步驟。如要進一步瞭解轉送設定的所有控制項,請參閱為您的網域或機構設定轉送功能一文。

如何將郵件轉送給其他收件者

  1. 執行前置步驟:登入帳戶並視需要選取您要設定的機構,開啟「轉送」設定,然後輸入新設定的說明。

  2. 針對受影響的電子郵件選取 [內送]、[內部 - 接收],或同時選取這兩個選項。

  3. 如果您想將規則的影響範圍限制為特定郵件寄件者和收件者,可以設定郵件篩選器,指定單一收件者 (輸入該使用者的電子郵件地址) 或群組。

  4. 在「針對上述郵件類型」之下,選取 [修改郵件]

  5. 在「同時傳送給」之下,勾選 [新增其他收件者] 方塊。

  6. 按一下 [新增]。

  7. 在「收件者」之下,確認已選取清單中的 [基本]。

  8. 輸入收件者的電子郵件地址,然後按一下 [儲存]。

  9. 按一下 [新增設定] 或 [儲存]。新增的設定會加到「進階設定」頁面。

  10. 儲存設定

設定傳送到非 Gmail 信箱

如果貴機構使用外部郵件伺服器,您可以使用非 Gmail 信箱設定將垃圾郵件以外的所有郵件轉送到外部伺服器,並將垃圾郵件保留在郵件中心或隔離報告中。使用者之後可以判斷這些郵件是否為垃圾郵件,並決定是否要轉送到外部伺服器。

轉送外寄郵件

透過閘道伺服器傳送所有郵件

您可以設定外寄閘道伺服器,用來轉送外寄郵件。一般來說,閘道伺服器在傳送外寄郵件之前,會先對郵件進行某種程度的處理。詳情請參閱設定外寄郵件閘道一文。

設定 SMTP 轉發服務以透過 Gmail 伺服器轉送郵件

如果貴機構使用 Gmail 以外的電子郵件伺服器軟體 (例如 Microsoft® Exchange 或其他非 Google SMTP 服務),您可以設定「SMTP 轉發服務」,透過 Gmail 伺服器轉送外寄郵件。透過 SMTP 轉發服務設定,您可以在外部聯絡人收到郵件前先行過濾垃圾郵件和病毒,還可將 G Suite 電子郵件安全性設定套用至外寄郵件。詳情請參閱設定 SMTP 轉發服務

法規遵循轉送功能

內容規範和不當內容

「內容規範」轉送可讓您針對特定類型的電子郵件採取特殊的處置方式,例如將含有特定內容的郵件轉送至法務部門。如要採用這樣的做法,請針對符合特定文字字串或模式的郵件定義新的主要目的地 (預設為 Gmail 伺服器),或建立額外目的地。舉例來說,您可以將「機密」這類字詞設為內容比對條件,然後將主要目的地變更為支援加密的伺服器。

進一步瞭解內容規範不當內容

附件規範

「附件規範」設定可讓您為符合特定附件類型的郵件定義新的主要目的地 (預設為 Gmail 伺服器),或新增額外目的地。比方說,您可設定次要目的地,將含有圖片附件的任何郵件傳送至人資小組。

進一步瞭解附件規範

要求透過安全連線轉送郵件

您可以規定當使用者與特定網域或電子郵件地址通訊時,必須透過安全連線 (遵守傳輸層安全標準 (TLS)) 傳送郵件。您可以針對機構單位的內送和外寄郵件建立安全傳輸 (TLS) 規範設定。如果您指定的網域不支援 TLS,系統會拒絕內送郵件,並且不會傳輸外寄郵件。

注意:如果您設定了採用傳輸層安全標準 (TLS) 的外寄閘道,將列在強制執行 TLS 清單上的外寄郵件傳送到不支援 TLS 的網域時,就不會遭到拒絕。

進一步瞭解安全傳輸 (TLS) 規範

疑難排解

轉送設定衝突

您可以為內送郵件設定全網域轉送政策,也可以根據郵件內容或附件定義傳送路徑。進一步瞭解轉送設定的優先順序

如果舊版轉送設定與其他設定發生衝突,以下所述的任一轉送設定將覆寫舊版設定。進一步瞭解舊版轉送設定

郵件轉送失敗或傳送失敗

如果郵件是從 Gmail 或 G Suite 伺服器轉送至外部收件者伺服器,當連線逾時、連線遭拒或 400 系列錯誤導致無法連線時,系統會保留郵件並重試。重試頻率為每隔幾分鐘一次。

如果在系統重試轉送郵件的期間,您使用新的主機更新設定,該郵件仍會轉送到原本的伺服器,而不是新的伺服器。

系統保留郵件並重試轉送的時間最多為 7 天,超過 7 天則會退回給寄件者。如果傳回的是永久性錯誤 (500 系列錯誤),系統會將郵件立即退回。

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