電子郵件轉送和傳送

G Suite 管理員可決定機構電子郵件的轉送和儲存方式。此外,您還可以根據貴公司或貴機構的需求自訂轉送和傳送設定。

以下舉例說明各種轉送和儲存電子郵件的方式:

  • 讓 Gmail 掃描內送郵件,偵測是否有垃圾郵件並配合法規遵循需求,同時將郵件儲存在外部郵件伺服器。

  • 讓部分使用者在 Gmail 收件匣中接收郵件,其他使用者則透過本機伺服器接收郵件。

  • 讓所有使用者皆透過 Gmail 接收郵件,同時將未知使用者的郵件轉送到專用信箱或伺服器。

  • 針對向特定使用者傳送的所有郵件,自動寄送副本給另一位使用者。

您可以透過轉送設定來指定各種內送、外寄和內部傳送選項,例如雙重傳送和分類傳送。

如果您有更明確的需求 (例如根據內容轉送特定郵件),則可使用下列規範設定:

此外,您也可以運用非 Gmail 信箱設定過濾垃圾郵件,並將所有非垃圾郵件的信件轉送到您的外部郵件伺服器。除了轉送規則,非 Gmail 信箱設定還提供了更多功能。

使用者可以登入郵件中心,或是定期接收垃圾郵件清單報告,查看其中是否有他們認為安全無虞並且想傳送至非 Gmail 信箱的郵件。這些使用者無法存取 Gmail,但可透過本機郵件伺服器接收郵件。

注意:自 2019 年 10 月起,郵件中心及隔離摘要將全面終止服務。詳情請參閱管理垃圾郵件。待郵件中心終止服務後,建議您依照管理垃圾郵件一文介紹的方法管理垃圾郵件。

上述設定都可以套用至特定機構單位,讓您根據不同人員和團隊的需求自訂設定。

進一步瞭解如何為您的網域或機構設定轉送功能

事前準備

開始設置轉送和傳送設定前,請先建立郵件主機清單 (也稱為路徑清單),然後在 Google 管理控制台中新增這些路徑

轉送收到的電子郵件

您可以使用不同的傳送方式轉送收到的郵件。

如果貴機構只有使用 Gmail,請採用直接傳送 (預設設定)。系統會將寄給 G Suite 使用者的內送郵件傳送到收件者的 Gmail 收件匣。如果郵件是寄給您網域中未使用 G Suite 的使用者,系統則會移除這類郵件。您可以視情況設定全部接收的地址,用來接收收件地址有問題的郵件。

如果貴機構使用外部郵件伺服器 (例如 Microsoft® Exchange 伺服器) 來儲存及傳送郵件,那麼 Gmail 會先處理收到的郵件 (過濾垃圾郵件和其他問題郵件),然後再將郵件轉送到外部伺服器。

您可以採用分類傳送方式,將郵件分類轉送到 Gmail 伺服器或外部伺服器。

或者,您也可以使用雙重傳送方式,將郵件同時轉送到 Gmail 伺服器和外部伺服器。

您還可以將收到的郵件轉送給:

  • 全部接收的地址
  • 其他收件者
  • 非 Gmail 信箱

使用分類傳送功能轉送郵件

使用分類傳送功能後,系統會根據收件者設定,將收到的郵件傳送至 Gmail 收件匣或原有的系統收件匣。

建議您可以在以下情況下採用這個方式:

  • 部分使用者採用 Gmail,其他使用者採用其他郵件系統。舉例來說,您可能需要將寄給法務部門的郵件儲存在原有的伺服器上,此時就很適合這種方式。
  • 如果您正準備從原有的郵件伺服器遷移至 Gmail,且想針對部分使用者測試 Gmail,也可以採用這種方式。在測試期間,您網域的 MX 記錄會指向 Gmail,已經新增到管理控制台的使用者則會在 Gmail 收件匣中收到郵件。如果尚未註冊的使用者須透過原有的郵件伺服器接收郵件,請為他們建立全部接收的轉送規則。

如何設定分類傳送:

  1. 如果您尚未為外部伺服器新增路徑,請先完成這項設定。

  2. 執行前置步驟:使用 Google 帳戶登入系統並視需要選取您要設定的機構,開啟「轉送」設定,然後輸入新設定的說明。

  3. 針對受影響的電子郵件選取 [內送]、[內部 - 接收],或同時選取這兩個選項。

  4. 如果您想將規則的影響範圍限制為特定郵件寄件者和收件者,可以設定郵件篩選器,透過輸入電子郵件地址來指定個別收件者或群組。

  5. 在「針對上述郵件類型」之下,選取 [修改郵件],並根據您的情況配置設定。

  6. 選取 [變更路徑],接著在清單中選擇外部伺服器,然後向下捲動並點選 [儲存]。

  7. 選取 [顯示選項] 並將「受影響的帳戶類型」設定改為 [不明/全部接收的地址]。

  8. 儲存設定

使用雙重傳送功能轉送郵件

如果您需要將郵件同時傳送到 2 個以上的收件匣,則可設定雙重傳送。舉例來說,使用者可以同時在 Gmail 收件匣和非 Gmail 收件匣 (例如 Microsoft Exchange 或封存伺服器) 中收到郵件。

如需設定郵件雙重傳送功能的詳細步驟,請參閱這篇文章

設定全部接收的地址

使用全部接收的地址可確保接收所有郵件,包括誤寄至網域中錯誤電子郵件地址的郵件。

如何設定全部接收的地址:

  1. 執行前置步驟:登入帳戶並視需要選取您要設定的機構,開啟「轉送」設定,然後輸入新設定的說明。

  2. 針對受影響的電子郵件選取 [內送]、[內部 - 接收] 或同時選取這兩個選項。

  3. 如果您想將規則的影響範圍限制為特定郵件寄件者和收件者,可以設定郵件篩選器,指定單一收件者 (輸入該使用者的電子郵件地址) 或群組。

  4. 在「針對上述郵件類型」之下,選取 [修改郵件]

  5. 在「郵件收件者」之下選取 [變更郵件收件者]。

  6. 選取 [輸入新的使用者名稱]

  7. @exisiting-domain 旁邊的空白欄位中輸入全部接收的地址,例如輸入「jsmith」

  8. 按一下 [顯示選項]

  9. 在「受影響的帳戶類型」之下,勾選 [不明/全部接收的地址] 方塊,並取消勾選 [使用者] 和 [群組]

  10. 按一下 [新增設定]。

  11. 儲存設定

將郵件轉送給其他收件者

您可以使用多項轉送設定,將郵件自動轉寄給其他收件者,然後分別為使用者建立政策。

如何將郵件轉送給其他收件者

  1. 執行前置步驟:登入帳戶並視需要選取您要設定的機構,開啟「轉送」設定,然後輸入新設定的說明。

  2. 針對受影響的電子郵件選取 [內送]、[內部 - 接收],或同時選取這兩個選項。

  3. 如果您想將規則的影響範圍限制為特定郵件寄件者和收件者,可以設定郵件篩選器,指定單一收件者 (輸入該使用者的電子郵件地址) 或群組。

  4. 在「針對上述郵件類型」之下,選取 [修改郵件]

  5. 在「同時傳送給」之下,勾選 [新增其他收件者] 方塊。

  6. 按一下 [新增]。

  7. 在「收件者」之下,確認已選取清單中的 [基本]。

  8. 輸入收件者的電子郵件地址,然後按一下 [儲存]。

  9. 按一下 [新增設定] 或 [儲存]。新增的設定會加到「進階設定」頁面。

  10. 儲存設定

設定傳送到非 Gmail 信箱

如果貴機構使用外部郵件伺服器,您可以使用非 Gmail 信箱設定執行下列操作:

  • 將垃圾郵件以外的所有郵件轉送到外部伺服器
  • 將垃圾郵件保留在郵件中心或隔離報告中

使用者之後可以判斷這些郵件是否為垃圾郵件,並決定是否應轉送到外部伺服器。

轉送外寄郵件

透過閘道伺服器傳送所有郵件

如要轉送外寄郵件,請設定外寄閘道伺服器。一般來說,閘道伺服器在傳送外寄郵件之前,會先對郵件進行某種程度的處理。

詳情請參閱設定外寄郵件閘道一文。

設定 SMTP 轉發服務以透過 Gmail 伺服器轉送郵件

如果貴機構使用 Gmail 以外的電子郵件伺服器軟體 (例如 Microsoft® Exchange 或其他非 Google SMTP 服務),您可以設定「SMTP 轉發服務」,透過 Gmail 伺服器轉送外寄郵件。

透過 SMTP 轉發服務設定,您可以在外部收件者收到郵件前先行過濾垃圾郵件和病毒,還可將 G Suite 郵件安全性設定套用至外寄郵件。

詳情請參閱設定 SMTP 轉發服務

規範轉送功能

內容規範和不當內容

您可能會希望對特定類型的郵件採取特殊的處置方式,例如將含有特定內容的郵件轉送至法務部門。

如要採用這樣的做法,請定義新的主要目的地 (預設為 Gmail),或建立符合特定文字字串或模式的額外目的地。舉例來說,您可以將「機密」這類字詞設為內容比對條件,然後將主要目的地變更為支援加密的伺服器。

 

進一步瞭解內容規範不當內容

附件規範

如要為符合特定附件類型的郵件定義新的主要目的地 (預設為 Gmail),或新增額外目的地,請使用「附件規範」設定。舉例來說,您可以設定次要目的地,將含有圖片附件的任何郵件傳送給人資團隊。

進一步瞭解附件規範

要求透過安全連線轉送郵件

您可以規定當使用者與特定網域和電子郵件地址通訊時,必須透過安全連線 (傳輸層安全標準 (TLS)) 傳送郵件。

您可以根據機構單位,為內送和外寄郵件設置安全傳輸 (TLS) 規範設定。如果您指定的網域不支援 TLS,系統會拒絕內送郵件,並且不會傳輸外寄郵件。

注意:如果您設定了採用 TLS 的外寄閘道伺服器,列在強制執行 TLS 清單上的外寄郵件將會傳送到不支援 TLS 的網域。

進一步瞭解安全傳輸 (TLS) 規範

疑難排解

轉送設定衝突

您可以為收到的郵件設定全網域轉送政策,也可以根據郵件內容或附件定義傳送路徑。進一步瞭解轉送設定的優先順序

如果舊版轉送設定與其他設定發生衝突,以下所述的任一轉送設定將覆寫舊版設定。進一步瞭解舊版轉送設定

郵件轉送失敗或傳送失敗

如果郵件是從 Gmail 或 G Suite 伺服器轉送至外部收件者伺服器,當連線逾時、連線遭拒或 400 系列錯誤導致無法連線時,系統會保留郵件並重試。重試的時間最多為 7 天,在這段時間內,Gmail 每隔幾分鐘就會嘗試傳送郵件。7 天後,系統會將郵件退回給寄件者。

如果您在 Gmail 重試傳送郵件時新增了伺服器,該郵件仍會轉送到原本的伺服器,而不是新的伺服器。

如果郵件出現 500 系列錯誤,系統會將郵件立即退回。

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