Impatto della modifica dell'indirizzo email di un utente

Questo articolo esamina e descrive gli effetti della modifica dell'indirizzo email principale di un utente in vari servizi Google. Quando un account viene rinominato, il cambiamento si riflette in Google Workspace. Un utente rinominato conserva i propri dati di Google Workspace. Alcuni dati, come gli eventi di Calendar creati prima della ridenominazione, faranno riferimento al vecchio nome dell'utente.

 

Se invece un utente ha bisogno di un indirizzo email aggiuntivo, puoi creare un alias email anziché modificare il nome utente e l'indirizzo email principale. Non è possibile sostituire un nome utente con un nome o un alias email già esistente.

Opzioni per la modifica di un'email 

Considerazioni riguardo agli utenti che cambiano nome, indirizzo email o identità: le persone potrebbero inviare messaggi o condividere file con il vecchio nome o indirizzo. Inoltre, dopo aver aggiornato l'identità di un utente, il vecchio nome e indirizzo rimangono visibili nelle email e nei contatti precedenti. Ecco alcune opzioni per passare a un nuovo nome utente o indirizzo: 
  • Mantieni temporaneamente il vecchio indirizzo come alias. Quando le persone inviano un messaggio, vedono il nuovo nome dell'utente, ma possono scegliere tra il nuovo e il vecchio indirizzo. L'utente può impostare un filtro in Gmail per contrassegnare i messaggi inviati al vecchio indirizzo e configurare una risposta automatica per inviare agli utenti una notifica con il nuovo nome/indirizzo, se necessario. 

  • Modifica il nome e l'indirizzo dell'utente, quindi elimina il vecchio indirizzo. Puoi creare un account utente temporaneo per il vecchio indirizzo che inoltra i messaggi al nuovo indirizzo dell'utente. Consenti all'utente di gestire i messaggi inviati al vecchio indirizzo e di rispondere in base alle esigenze.

  • Elimina il vecchio indirizzo. I messaggi e gli inviti verranno restituiti al mittente con un avviso che informa che l'utente non esiste.  

Modifiche all'indirizzo email e app 

Gmail

  • Quando modifichi l'indirizzo email principale di un utente, Google Workspace conserva il suo vecchio indirizzo come alias email per garantire la continuità della consegna della posta. Se vuoi riutilizzare il vecchio indirizzo, devi prima eliminare l'alias email
  • Gli utenti mantengono l'accesso a tutte le email ricevute con il nome precedente.
  • Gli utenti devono creare una nuova firma di Gmail per il nuovo indirizzo email principale.
  • Gli utenti non riceveranno alcuna conferma di lettura per i messaggi inviati dal vecchio indirizzo.
  • Gli utenti devono aggiornare i propri filtri di Gmail in modo che utilizzino il nuovo indirizzo email principale.
Prima che le modifiche dell'alias email (ad esempio la rimozione di un vecchio alias o l'aggiunta di un nuovo alias) si propaghino in tutto il sistema possono trascorrere fino a 24 ore.

Calendar

  • Negli eventi creati prima della ridenominazione dell'utente o del gruppo verrà visualizzato il vecchio indirizzo, mentre nei nuovi eventi sarà riportato quello nuovo.

Contatti

 Quando modifichi il nome e/o l'indirizzo email di un utente, ecco come vengono aggiornati i contatti per gli altri utenti della tua organizzazione Google Workspace. Il comportamento dell'aggiornamento varia in base alle diverse sottocategorie di Contatti: Contatti, Directory e Altri contatti:

Contacts menu

Contatti: devono essere aggiornati manualmente. In caso contrario, continueranno a essere visualizzati il nome utente e l'indirizzo email precedenti dell'utente.  

Directory: viene aggiornata automaticamente. I nomi vengono aggiornati immediatamente. Gli indirizzi email vengono aggiornati immediatamente solo se rimuovi anche il vecchio indirizzo email come alias. Se lasci il vecchio indirizzo email come alias, continuerà a essere visualizzato nella directory, ma sarà aggiornato al nuovo indirizzo email entro 2-3 giorni.

Altri contatti: devono essere aggiornati manualmente. Se invii un'email al nuovo indirizzo di un contatto, il nuovo indirizzo viene aggiunto automaticamente ad Altri contatti ma il vecchio indirizzo rimane disponibile finché non lo elimini. 

Impatto della modifica di un nome o un indirizzo email sul completamento automatico

Dopo aver modificato il nome o l'indirizzo email di un utente, l'effetto sul completamento automatico all'interno dell'organizzazione dipende dal fatto che tu mantenga o meno il vecchio indirizzo email come alias:

  • Vecchio indirizzo mantenuto come alias: il vecchio e il nuovo indirizzo verranno visualizzati come opzioni di completamento automatico per gli altri utenti (ad esempio, quando si sceglie il destinatario di un nuovo messaggio in Gmail).
  • Vecchio indirizzo non mantenuto come alias: il vecchio indirizzo non viene visualizzato come opzione di completamento automatico per gli altri utenti, a meno che non abbiano il vecchio indirizzo nei loro Contatti o in Altri contatti (ad esempio, se non hanno rimosso manualmente il vecchio indirizzo).

Drive

  • I documenti di proprietà dell'utente diventano proprietà del nuovo nome utente.
  • Se un utente ha più indirizzi email validi: se all'utente viene concesso l'accesso a un file o a una cartella, l'indirizzo email indicato è quello che ha condiviso quando gli è stato dato l'accesso. Se quell'indirizzo non è più valido, verrà visualizzato l'indirizzo principale attuale dell'utente.
  • Le autorizzazioni dell'utente per i documenti condivisi rimangono invariate. 

Google Chat e la versione classica di Hangouts

Google Chat: la modifica del nome utente principale influisce sulle ricerche nella cronologia chat in Gmail. Se cambi il nome utente principale, le ricerche nella cronologia chat di Gmail non restituiranno risultati provenienti dalla cronologia chat precedente quando si utilizza il nuovo nome utente.

Nota: i dati meno recenti non verranno eliminati ma, durante le ricerche con il nuovo indirizzo email, le vecchie chat non saranno visualizzate.

Gli utenti che in precedenza erano associati all'utente rinominato visualizzeranno automaticamente il nuovo nome utente nei loro elenchi della chat e potranno chattare con lui utilizzando il nuovo nome. Questi utenti non vedranno più il vecchio nome utente ma potranno comunque trovarlo utilizzando il completamento automatico. Se invitano l'utente a chattare utilizzando il vecchio nome, questo verrà aggiunto al loro elenco, ma senza l'icona. Non saranno però possibili nuove conversazioni chat con questo nome.

Versione classica di Hangouts: gli utenti potrebbero vedere gli indirizzi email precedenti nel completamento automatico quando utilizzano la versione classica di Hangouts, ma non saranno in grado di avviare nuove conversazioni utilizzando questi indirizzi.

Dispositivi mobili, strumenti di sincronizzazione e connessioni IMAP

Gli effetti delle modifiche dipendono dal comportamento del client. Se il client consente l'aggiornamento dell'accesso per l'account, dovresti continuare a poter accedere a Google Workspace. Se invece il client non consente la modifica dell'accesso, devi eliminare il vecchio account e aggiungerne uno nuovo, con un nuovo nome.

Nei dispositivi Android con un profilo di lavoro vengono rimossi il profilo di lavoro dell'utente e le app gestite. L'utente deve creare un nuovo profilo di lavoro con il nuovo nome utente e reinstallare le app gestite. Vedi "Configurare un dispositivo esistente" in Configurare un dispositivo Android con un account ​Google Workspace​ o Cloud Identity.

Google Workspace Sync per Microsoft Outlook (GWSMO): se cambi il nome utente di una persona, quest'ultima dovrà creare un nuovo profilo. Vedi Creare o sostituire un profilo.

Classroom

  • La modifica del nome non altera la proprietà dei corsi da parte di insegnanti e amministratori e il nuovo nome sostituirà quello vecchio in tutte le visualizzazioni precedenti. Tutti i documenti saranno di proprietà del nuovo nome utente, ma i documenti precedenti che contengono il nome utente nel titolo non verranno modificati per includere il nuovo nome.

  • La modifica del nome non altera l'iscrizione al corso per gli studenti. Tutti i documenti saranno di proprietà del nuovo nome utente, ma i compiti precedenti che contengono il nome utente nel titolo non verranno modificati per includere il nuovo nome.

App di Google Workspace Marketplace e App Engine

L'utente deve reinstallare le eventuali applicazioni di Google Workspace Marketplace o App Engine che utilizzano OAuth o OpenID per continuare a utilizzarle dopo la modifica del nome utente. Se un'applicazione salva i dati in base al nome di dominio o all'indirizzo email dell'utente, tali dati andranno persi dopo la modifica.

Account sviluppatore Google Play

Se al nome account utente che vuoi cambiare per utilizzare un nuovo dominio è associato un account sviluppatore Google Play, dopo la modifica l'account sviluppatore diventerà un account orfano. Per conservare l'accesso alle app dell'account sviluppatore Google Play precedente, dovrai creare un nuovo account Google Play Developer utilizzando il nome del tuo nuovo account utente e richiedere il trasferimento delle app dell'account precedente.

Google Voice

Il numero di Google Voice dell'utente e la relativa cronologia verranno associati al nuovo nome utente.

Vault

Sarà necessario creare di nuovo tutte le regole di ricerca o conservazione basate sui filtri del modulo "from:user@vecchio_dominio" o "to:user@vecchio_dominio".

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