Consecuencias de cambiar la dirección de correo electrónico de un usuario

En este artículo se describen las repercusiones que tiene cambiar la dirección de correo electrónico principal de un usuario en distintos servicios de Google. Cuando se modifica el nombre de una cuenta, este cambio se refleja en todas las aplicaciones de G Suite.

Si lo que un usuario necesita es una dirección de correo electrónico adicional, crea un alias de correo electrónico para él, en vez de cambiar su nombre de usuario y su dirección de correo electrónico principal. No se puede sustituir el nombre de un usuario por un nombre o alias de correo electrónico que ya exista.

Opciones para cambiar el nombre de usuario

Información importante sobre el cambio de nombre, dirección de correo electrónico o identidad: los demás usuarios podrán seguir enviando mensajes a la dirección o al nombre antiguos y compartiendo archivos con ellos. Además, cuando actualices la identidad de un usuario, los correos electrónicos y los contactos anteriores a la fecha del cambio seguirán mostrando la dirección y el nombre antiguos. A continuación se indican algunas opciones a las que puedes recurrir cuando cambies el nombre de usuario o la dirección: 
  • Deja la dirección antigua como alias de correo durante un tiempo. De este modo, cuando alguien quiera enviar un mensaje al usuario, verá su nuevo nombre, pero podrá elegir si enviarlo a la dirección nueva o la antigua. El usuario puede definir un filtro en Gmail para etiquetar los mensajes que se envíen a su dirección antigua y configurar una respuesta automática en la que notifique a los remitentes el cambio de nombre y de dirección. 

  • Cambia el nombre y la dirección del usuario y después elimina la dirección antigua. Puedes crear una cuenta de usuario temporal con el mismo nombre que la dirección antigua que reenvíe los mensajes a la nueva dirección. Permite al usuario administrar los mensajes enviados a la dirección antigua y responder según sea necesario.

  • Elimina la dirección anterior. Los mensajes y las invitaciones se devolverán al remitente junto con una alerta que le notifica que ese usuario no existe.  

Consecuencias del cambio de nombre de usuario en cada aplicación 

Gmail

  • Al cambiar la dirección de correo electrónico principal de un usuario, G Suite conserva la dirección anterior como alias de correo electrónico para evitar que se interrumpa el servicio de correo. Si quieres volver a utilizar la dirección antigua, primero tendrás que eliminar el alias de correo electrónico. Los mensajes que el usuario envíe a su dirección antigua no se mostrarán en la bandeja de entrada.
  • Los usuarios conservarán el acceso a todo el correo que recibieron mientras utilizaban el nombre anterior.
  • Los usuarios deberán volver a crear las firmas de Gmail en su nueva dirección de correo electrónico principal.
  • Los usuarios no recibirán confirmaciones de lectura de los mensajes que enviaron desde la dirección anterior.
  • Los usuarios deberán actualizar los filtros de Gmail para utilizar la nueva dirección de correo electrónico principal.
Los cambios relacionados con alias de correo electrónico (por ejemplo, eliminar o añadir alguno) pueden tardar hasta 24 horas en aparecer reflejados en el sistema.

Calendar

  • En los eventos que se hayan creado antes del cambio de nombre de usuario o grupo, se muestra la dirección anterior, mientras que en los que se hayan creado después se incluye la nueva dirección.
  • En todos los calendarios secundarios, es decir, los creados por otro usuario, seguirá apareciendo el nombre del dominio principal original.
  • Si se elimina el dominio principal original (que se convierte en dominio secundario tras realizar el cambio de nombre), también se eliminarán todos sus calendarios secundarios y los eventos asociados, y no se podrán recuperar.
  • Todos los enlaces de videollamadas de los eventos que ya se hayan creado (también los eventos periódicos) incluirán el nombre del dominio anterior. No se podrá asistir a la reunión haciendo clic en el enlace. Lo mismo ocurre con los recordatorios y las notificaciones de cambios que se envían por correo electrónico. En los eventos que se hayan creado después del cambio, el dominio nuevo se mostrará en el enlace de la videollamada.

Contactos

 A continuación te mostramos cómo ven los otros usuarios de tu cuenta de G Suite las actualizaciones de Contactos al cambiar el nombre de un usuario o su dirección de correo electrónico. 

Contacts menu

En Contactos, Contactos frecuentes y Directorio

Los demás verán el nuevo nombre de usuario, la nueva dirección y la dirección antigua si la dejas como alias.

En Otros contactos (con la función de autocompletar)
Cuando alguien envía a un usuario un correo electrónico o comparte con él un documento por primera vez, el nombre y la dirección de ese usuario se guardan automáticamente en la sección Otros contactos de su cuenta. A partir de ese momento, la función de autocompletar introduce automáticamente la dirección del usuario al escribir su nombre. 

Si cambias el nombre y la dirección de un usuario y dejas la dirección antigua como alias, la función de autocompletar introducirá automáticamente la dirección nueva y, dos o tres días después, hará lo mismo con el nombre.

Si eliminas la dirección antigua en vez de dejarla como alias, la función de autocompletar también introducirá la dirección y el nombre antiguos.

 

Drive

  • Los documentos propiedad del usuario pasarán a ser del nuevo nombre de usuario.
  • Los documentos que se hayan compartido con el usuario cambian automáticamente al nombre de usuario y la dirección de correo nuevos.
  • El usuario conserva los permisos en los documentos que se hayan compartido con él. 

Google Chat y versión clásica de Hangouts

Google Chat: si cambias el nombre principal de un usuario y buscas el nuevo nombre en el historial de chat de Gmail, no se mostrará ningún chat en el que se hubiera utilizado el nombre antiguo.

Nota: Los datos antiguos no se eliminan, pero no se muestran si se hacen búsquedas con la nueva dirección de correo electrónico.

Los usuarios que ya estaban asociados al usuario que ha cambiado de nombre verán automáticamente su nueva identidad en la lista de contactos y podrán chatear con él. Aunque ya no verán el nombre de usuario anterior, todavía podrán encontrarlo mediante la función de autocompletar. Si lo invitan a chatear utilizando el nombre anterior, este se añadirá a la lista, pero no mostrará un icono. Ya no será posible crear conversaciones de chat con ese nombre de usuario.

Versión clásica de Hangouts: puede que los usuarios vean las direcciones de correo electrónico antiguas cuando utilicen la función de autocompletar de la versión clásica de Hangouts. No obstante, no podrán iniciar nuevas conversaciones con estas direcciones.

Dispositivos móviles, herramientas de sincronización y conexiones IMAP

Las repercusiones dependerán del comportamiento del cliente. Si el cliente te permite actualizar los datos de inicio de sesión en la cuenta, podrás seguir accediendo a G Suite. En caso contrario, deberás eliminar la cuenta anterior y añadir una con el nombre nuevo.

Dispositivos Android con un perfil de trabajo: se eliminan el perfil de trabajo y las aplicaciones gestionadas del usuario, que tiene que crear otro perfil de trabajo con su nuevo nombre de usuario y volver a instalar las aplicaciones gestionadas. Consulta la sección "Añadir cuentas a dispositivos que ya estén configurados" en el artículo Configurar dispositivos Android con una cuenta de G Suite o de Cloud Identity.

G Suite Sync for Microsoft® Outlook®: si cambias el nombre de un usuario, este debe crear otro perfil. Consulta el artículo Crear o reemplazar un perfil.

Classroom

  • Los propietarios de clases que sean profesores o administradores seguirán siendo los mismos que antes del cambio de nombre. El nombre nuevo reemplazará al anterior en todos los sitios donde este apareciera previamente. Aunque todos los documentos pertenecerán al nuevo nombre de usuario, los documentos anteriores que incluyan el nombre de usuario en el título no se actualizarán con el cambio.

  • Los miembros de la clase que sean alumnos seguirán siendo los mismos que antes del cambio de nombre. Aunque todos los documentos pertenecerán al nuevo nombre de usuario, las tareas anteriores que incluyan el nombre de usuario en el título no se actualizarán con el cambio.

Google+

La dirección anterior del usuario seguirá apareciendo en los círculos de Google+ de sus amigos. Si la eliminas como alias de correo electrónico, el usuario dejará de pertenecer a esos círculos y sus amigos tendrán que añadirlo de nuevo utilizando su nueva dirección de correo electrónico.

Aplicaciones de G Suite Marketplace y App Engine

El usuario deberá volver a instalar las aplicaciones de G Suite Marketplace o App Engine que usen OAuth u OpenID para poder seguir utilizándolas después de cambiar el nombre de usuario. Si una aplicación guarda los datos basándose en el nombre de dominio o en la dirección de correo electrónico del usuario, dichos datos se perderán.

Cuenta de desarrollador de Google Play

Si una cuenta de desarrollador de Google Play está asociada a un nombre de cuenta de usuario que quieras cambiar a un dominio nuevo, ten en cuenta que, una vez hecho el cambio, la cuenta de desarrollador quedará huérfana. Para seguir teniendo acceso a las aplicaciones de la cuenta de desarrollador de Google Play anterior, debes crear una cuenta de este tipo con el nombre de usuario nuevo y solicitar que se transfieran las aplicaciones de la cuenta antigua.

Google Voice

Se eliminará cualquier número de Google Voice asociado al nombre de usuario anterior, junto con su historial de voz. Si fuera necesario, transfiere el número de Google Voice a otro usuario antes de cambiar el nombre de la cuenta.

Vault

Será necesario volver a crear las políticas de conservación o búsquedas que se basen en los filtros del formulario "de:usuario@dominio_anterior" o "para:usuario@dominio_anterior".

¿Te ha resultado útil esta información?
¿Cómo podemos mejorar esta página?