Google Workspace'e kaydolduktan sonra, ekibinizle birlikte dosyaları depolamak, paylaşmak ve dosyalara erişmek için yalnızca Google Drive'ı kullanabilirsiniz. Başlamak için aşağıdaki adımları uygulayın.
1. adım: Google Drive ile ilgili temel bilgileri öğrenin
Google Drive, kuruluşunuzun tüm dosyalarınızı taşıyabileceği ve saklayabileceği yerdir. Varsayılan olarak, kuruluşunuzda Drive içeren bir lisansa sahip herkes Drive'ı kullanabilir. Bu kullanıcılar için klasör veya Drive oluşturmanız gerekmez.
- Depolama alanı, yüklemeler ve dosya güvenliğinin işleyiş şekli hakkında bilgi edinin:
- Diğer ortak çalışma veya dosya paylaşımı araçlarından dosyaları toplu olarak taşıyın. Nasıl yapılacağını öğrenin: Google Workspace Migrate hakkında
2. adım: Kuruluşunuzun dışından kişilerle içerik paylaşımını kontrol edin (harici paylaşım)
Kullanıcılarınızın kuruluş dışı kişilerle ne kadar içerik paylaşabileceğini kontrol edebilirsiniz. Tercihiniz doğrultusunda yalnızca belirli kullanıcılar harici olarak veya sadece belirli diğer kuruluşlarla (güvenilir alanlar) paylaşımda bulunabilir.
Nasıl yapılacağını öğrenin: Kuruluşunuz için harici paylaşımı yönetme
3. adım: Daha iyi ortak çalışma olanağı için ortak Drive'lar oluşturun
Ortak Drive'lar, ekiplerin bir dizi dosya ve klasör üzerinde kolayca ortak çalışma yapabileceği veya kullanıcıların bir bilgi havuzuna erişebileceği özel Drive klasörleridir. Ortak Drive'lardaki dosyalar bir kişiye değil, kuruluşunuza aittir. Bu sayede, bir kullanıcı ayrıldığında dosyaların yanlışlıkla silinmesinin önüne geçebilirsiniz.
Varsayılan olarak tüm kullanıcılar, proje ekipleri için ortak Drive'lar oluşturabilir ve yönetebilir. Hassas projeler veya ekipler için ortak Drive'ların üyeleri ve içeriği üzerinde daha fazla kontrole sahip olmak isteyebilirsiniz. Bununla birlikte, herkesin ortak Drive oluşturmasına izin vermek istemeyebilirsiniz. Örneğin, bir eğitim kurumuysanız öğretmenlerin ortak Drive'lar oluşturmasına izin verirken öğrencilerin ortak Drive oluşturmasına izin vermeme gibi bir tercihte bulunabilirsiniz.
Nasıl yapılacağını öğrenin: Kuruluşunuz için ortak Drive'lar oluşturma
4. adım: Kullanıcılarınız için masaüstü Drive erişimini ayarlayın
Masaüstü için Google Drive sayesinde kullanıcılar, bulut ile cihazları arasında içerik senkronizasyonu yaparak aşağıdaki işlemleri gerçekleştirebilir:
- Mevcut yerel dosyalarını bulutla senkronize ederek Drive'ı kullanmaya başlama
- Ortak Drive'lardaki dosyalar da dahil olmak üzere Google Drive'da depolanan dosyaları, alışkın oldukları yazılımları kullanarak bilgisayarlarında açma
- Drive dosyalarını, çok fazla yerel disk alanı kullanmadan bilgisayarlarının dosya sisteminde görüntüleme ve düzenleme
- Belirli dosya ve klasörleri çevrimdışı kaydetme
Nasıl yapılacağını öğrenin: Masaüstü için Google Drive'ı etkinleştirme
5. adım: Kullanıcılara eğitim verin
Kullanıcılarınızın Drive'dan en iyi şekilde yararlanmasını, Drive'ı güvenli bir şekilde kullanmasını ve etkili bir şekilde ortak çalışma yapmasını sağlamak için aşağıdaki kaynakları kullanıcılarınızla paylaşın.
İşletme kullanıcılarına yönelik Öğrenim Merkezimizi ziyaret ederek başlayın
- İşletme kullanıcıları için Drive Öğrenim Merkezi: Drive'a geçme, ortak Drive'larda çalışma, Masaüstü için Drive'ı kullanma ve diğer konularda yardım alın.
- Ortak çalışma ve dokümanlar için Öğrenim Merkezi: Google Dokümanlar, Google E-Tablolar, Google Slaytlar ve diğer hizmetlerle ilgili yardım alın.
Drive ve Dokümanlar düzenleyicilerini kullanma konusunda yardım alın
6. adım: (İsteğe bağlı) Gelişmiş ve kurumsal ayarlar
Kuruluşunuzda gelişmiş veri güvenliği veya Drive erişim koşulları varsa Drive'ı ihtiyaçlarınıza uygun şekilde özelleştirebilirsiniz.
Tümünü genişlet | Tümünü daralt ve başa dön
Erişimi ve depolama alanını kontrol etme
Dokümanlar, E-Tablolar ve Slaytlar'a mobil erişim izni vermeKuruluşunuzda üçüncü taraf mobil cihaz yönetimi (MDM) kullanılıyorsa izin verilen uygulama listelerinize Google Dokümanlar, E-Tablolar ve Slaytlar uygulamalarını ekleyin. Bunun nasıl yapılacağını öğrenmek için MDM sağlayıcınıza danışın. Not: Google uç nokta yönetimi, hâlihazırda birçok Google Workspace uygulamasına erişim izni vermektedir.
Kuruluşunuz için bu uygulamalara izin vermezseniz bile kullanıcılarınız Google Drive'ı kullanarak dosya yükleyip indirilebilir. Ancak mobil cihazlarda dokümanları, e-tabloları veya slaytları düzenleyemezler.
Kuruluşunuzun depolama alanı, Google Workspace sürümünüze ve sahip olduğunuz kullanıcı sayısına bağlıdır. Kuruluşunuzda havuz depolama alanı varsa bazı kullanıcıların adil kullanım payından fazlasını kullanmaması amacıyla her bir kullanıcı ve ortak Drive için izin verilen depolama alanı miktarını belirleyebilirsiniz.
Nasıl yapılacağını öğrenin: Depolama alanı sınırları belirleme
Kullanıcıların, bilgisayarları internete bağlı değilken Google Dokümanlar, E-Tablolar ve Slaytlar'a erişip erişemeyeceğini kontrol edebilirsiniz.
Varsayılan olarak çevrimdışı erişime izin verilir. Kullanıcılar gerektiğinde bu özelliği kendi hesapları için etkinleştirebilir veya devre dışı bırakabilir. Hassas veya gizli dosyalar üzerinde çalışan kullanıcılar için bu özelliği devre dışı bırakabilirsiniz.
Nasıl yapılacağını öğrenin: Dokümanlar düzenleyicilerine çevrimdışı erişimi ayarlama
Çoğu Google Workspace sürümü, Drive'ın yanı sıra Google Dokümanlar ve Google E-Tablolar gibi ortak çalışma hizmetlerini içerir. Ancak bazı kuruluşlar kimlerin dosya oluşturabileceğini, yükleyebileceğini veya Drive'ı kullanabileceğini kontrol etmek isteyebilir.
Nasıl yapılacağını öğrenin: Dokümanlar dosyası oluşturma seçeneğini etkinleştirme veya devre dışı bırakma
Paylaşımı kontrol etme
Daha ayrıntılı bir paylaşım denetimi için güven kuralları oluşturmaKuruluşunuzun, dahili ve harici paylaşımı kısıtlamak için daha fazla seçeneğe ihtiyacı varsa güven kuralları oluşturabilirsiniz. Güven kuralları; kuruluş birimleri, gruplar, bireysel kullanıcılar ve alanlar arasında dosya paylaşımını kontrol etmenize olanak tanır.
Nasıl yapılacağını öğrenin: Drive paylaşımı için güven kuralları oluşturma ve yönetme
Hedef kitleler oluşturarak kullanıcıların, kuruluşunuzdaki departmanlar veya bölümler gibi uygun gruplarla içerik paylaşmasına yardımcı olabilirsiniz. Hedef kitleler, kuruluşunuzun tamamında aşırı paylaşım yapılmasını önlemenize yardımcı olur.
Nasıl yapılacağını öğrenin: Drive'da dosya paylaşımı için genel erişim seçeneklerini ayarlama
Bir kullanıcı, dosya eki olan bir e-posta veya takvim daveti gönderdiğinde, henüz erişimi olmayan alıcılara erişim izni vermesi istenir. Aşırı paylaşım yapılmasını veya veri sızıntılarını önlemek için gönderenin verebileceği erişim düzeyini kısıtlayabilirsiniz.
Nasıl yapılacağını öğrenin: Kullanıcıların dosyalara verebileceği erişimi kısıtlama
Gelişmiş Drive özelliklerini ayarlama
Drive etiketlerini ayarlamaDrive etiketlerini ayarlayarak, dosya türlerini ve onayları izlemek, politikalar uygulamak ve aramayı iyileştirmek için kullanıcılarınızın dosyaları sınıflandırmasına veya etiketlemesine yardımcı olabilirsiniz. Bu etiketler; dosya hassasiyeti, doküman durumu veya teslim tarihi gibi meta verileri dosyaları ekler.
Nasıl yapılacağını öğrenin: Drive etiketlerini yönetme
Kuruluşunuzun markası önemlidir. Markanızı tanıtmanın bir yolu; Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar, Formlar ve Sites için özel şablonlar oluşturmaktır. Kuruluşunuzdaki herkesin veya yalnızca belirli kullanıcıların özel şablon oluşturmasına izin verebilirsiniz.
Nasıl yapılacağını öğrenin: Kuruluşunuz için özel şablonlara izin verme
Kuruluşunuz hassas fikri mülkiyetle çalışıyorsa veya geniş çapta yasal düzenlemelere tabi bir sektörde faaliyet gösteriyorsa kullanıcıların istemci tarafında şifrelenmiş dokümanlar ve Google sunucularının şifresini çözemediği başka dosyalar oluşturmasına izin verebilirsiniz.
Nasıl yapacağınızı öğrenin: İstemci tarafı şifreleme hakkında
