Une fois que vous êtes inscrit à Google Workspace, votre organisation peut utiliser Google Drive afin de centraliser le stockage, la consultation et le partage de vos fichiers. Voici comment procéder.
Étape 1. Principes de base de Google Drive
Google Drive est l'emplacement vers lequel votre organisation peut déplacer tous vos fichiers pour les conserver. Par défaut, tous les membres de votre organisation disposant d'une licence incluant Drive peuvent l'utiliser. Vous n'avez pas besoin de créer de dossier ni de disque particulier.
- Découvrez comment fonctionnent le stockage, les importations et la sécurité des fichiers :
- Transférez des fichiers depuis d'autres outils de collaboration ou de partage de manière groupée. En savoir plus : À propos de Google Workspace Migrate
Étape 2 : Contrôler le partage de contenu avec des personnes externes à votre organisation (partage externe)
Vous pouvez décider si vos utilisateurs peuvent partager du contenu avec des personnes externes. Par exemple, vous pouvez autoriser uniquement certains utilisateurs à partager du contenu en externe ou avec certaines autres organisations (domaines de confiance).
En savoir plus : Gérer le partage externe pour votre organisation
Étape 3 : Configurer des Drive partagés pour améliorer la collaboration
Les Drive partagés sont comme des dossiers spéciaux dans Drive, où les équipes peuvent facilement collaborer sur un ensemble de fichiers et de dossiers, et où les utilisateurs peuvent accéder à un référentiel d'informations. Les fichiers stockés dans les Drive partagés appartiennent à votre organisation, et non à des personnes spécifiques. Vous évitez ainsi la suppression accidentelle de fichiers lorsqu'un utilisateur quitte l'organisation.
Par défaut, tous les utilisateurs peuvent créer et gérer des Drive partagés pour leurs équipes de projet. Pour les projets ou les équipes sensibles, vous voudrez peut-être pouvoir mieux contrôler les membres et le contenu des Drive partagés. Il se peut également que vous ne souhaitiez pas autoriser tous les utilisateurs à créer des Drive partagés. Par exemple, si vous travaillez dans un établissement d'enseignement, vous pouvez autoriser les enseignants à créer des Drive partagés, mais pas les élèves.
En savoir plus : Configurer des Drive partagés pour votre organisation
Étape 4 : Configurer l'accès à Drive pour ordinateur pour vos utilisateurs
Avec Google Drive pour ordinateur, les utilisateurs peuvent synchroniser du contenu entre le cloud et leurs appareils pour :
- commencer à utiliser Drive, en synchronisant leurs fichiers locaux existants avec le cloud ;
- ouvrir sur leur ordinateur des fichiers stockés dans Google Drive, y compris des fichiers issus de Drive partagés, à l'aide d'un logiciel qu'ils ont l'habitude d'utiliser ;
- afficher et organiser des fichiers Drive à l'aide du système de fichiers de leur ordinateur, sans utiliser beaucoup d'espace disque local ;
- enregistrer des fichiers et des dossiers spécifiques hors connexion.
En savoir plus : Activer Google Drive pour ordinateur
Étape 5 : Former vos utilisateurs
Pour vous assurer que vos utilisateurs exploitent pleinement Drive, l'utilisent de manière sécurisée et collaborent efficacement, partagez avec eux les ressources suivantes.
Premiers pas dans notre centre de formation pour les utilisateurs professionnels
- Centre de formation Drive pour les utilisateurs professionnels : obtenez de l'aide pour passer à Drive, travailler dans des Drive partagés, utiliser Drive pour ordinateur et plus encore.
- Centre de formation pour la collaboration et les documents : obtenez de l'aide concernant Google Docs, Google Sheets, Google Slides et plus encore.
Obtenir de l'aide pour utiliser Drive et les éditeurs Docs
Étape 6 : (Facultatif) Paramètres avancés et adaptés aux entreprises
Si votre organisation a des exigences avancées en termes de sécurité des données ou d'accès à Drive, vous pouvez personnaliser Drive en fonction de vos besoins.
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Contrôler l'accès et le stockage
Autoriser l'accès des appareils mobile à Docs, Sheets et SlidesSi votre organisation utilise un service de gestion des appareils mobiles (MDM) tiers, mettez à jour les listes d'autorisation de votre application avec les applications Google Docs, Sheets et Slides. Contactez votre prestataire de services de gestion des appareils mobiles pour en savoir plus. Remarque : la gestion Google des points de terminaison permet déjà d'accéder à de nombreuses applications Google Workspace.
Si les applications ne sont pas autorisées au sein de votre organisation, les utilisateurs peuvent importer et télécharger des fichiers via Google Drive. En revanche, ils ne peuvent pas modifier les documents, les feuilles de calcul ni les diapositives sur les appareils mobiles.
L'espace de stockage de votre organisation dépend de votre édition Google Workspace et du nombre d'utilisateurs. Si votre organisation dispose d'un espace de stockage commun, vous pouvez définir la quantité d'espace de stockage autorisée pour chaque utilisateur et Drive partagé afin que certains membres n'utilisent pas plus que l'espace qui leur est alloué.
En savoir plus : Définir des limites de stockage
Vous pouvez décider si les utilisateurs de votre organisation peuvent accéder à leurs fichiers Google Docs, Sheets et Slides lorsque leur ordinateur n'est pas connecté à Internet.
Par défaut, l'accès hors connexion est autorisé. Les utilisateurs peuvent l'activer ou le désactiver pour leurs propres comptes, selon leurs besoins. Vous pouvez le désactiver pour les utilisateurs qui travaillent sur des fichiers sensibles ou confidentiels.
En savoir plus : Configurer l'accès hors connexion aux éditeurs Docs
La plupart des éditions Google Workspace incluent Drive et des services de collaboration, tels que Google Docs et Google Sheets. Toutefois, certaines organisations peuvent souhaiter décider qui peut créer des fichiers, en importer ou utiliser Drive.
En savoir plus : Activer ou désactiver la création de documents Docs
Contrôler le partage
Configurer des règles de confiance pour un contrôle plus précis du partageSi votre organisation a besoin d'options supplémentaires pour restreindre le partage interne et externe, vous pouvez configurer des règles de confiance. Ces règles vous permettent de contrôler le partage de fichiers entre des unités organisationnelles, des groupes, des utilisateurs individuels et des domaines.
En savoir plus : Créer et gérer des règles de confiance pour le partage Drive
Vous pouvez aider les utilisateurs à partager du contenu avec des groupes appropriés, tels que leur département ou service au sein de votre organisation, en créant des audiences cibles. Celles-ci permettent d'éviter les partages excessifs avec l'ensemble de votre organisation.
En savoir plus : Définir les options d'accès général pour le partage de fichiers dans Drive
Lorsqu'un utilisateur envoie un e-mail ou une invitation d'agenda avec une pièce jointe, il est invité à autoriser les destinataires à y accéder, si ce n'est pas déjà fait. Vous pouvez limiter le niveau d'accès que l'expéditeur peut accorder pour éviter tout partage excessif ou toute fuite de données.
En savoir plus : Restreindre l'accès que les utilisateurs peuvent donner aux fichiers
Configurer les fonctionnalités avancées de Drive
Configurer des libellés DriveVous pouvez aider vos utilisateurs à classer des fichiers ou à y ajouter des libellés pour suivre les types et les approbations de fichiers, appliquer des règles et améliorer la recherche en configurant des libellés Drive. Ces libellés ajoutent aux fichiers des métadonnées concernant la sensibilité des fichiers, l'état des documents ou la date limite, par exemple.
En savoir plus : Gérer les libellés Drive
La marque de votre organisation est importante. Pour la promouvoir, vous pouvez configurer des modèles personnalisés pour Docs, Sheets, Slides, Forms et Sites. Vous pouvez autoriser tous les membres de votre organisation ou seulement certains utilisateurs à créer des modèles personnalisés.
Pour savoir comment procéder, consultez Autoriser les modèles personnalisés pour votre organisation.
Si votre organisation travaille avec des produits de propriété intellectuelle sensibles ou opère dans un secteur hautement réglementé, vous pouvez autoriser les utilisateurs à créer des documents chiffrés côté client et d'autres fichiers que les serveurs Google ne peuvent pas déchiffrer.
Pour savoir comment procéder, consultez À propos du chiffrement côté client.
