Preguntas frecuentes de Google Drive para administradores

A continuación, presentamos una lista de preguntas frecuentes sobre cómo administrar Google Drive para un equipo de usuarios de Google Apps.

¿Estás buscando información general sobre las funciones de Google Drive?

Información general

¿Es Google Drive diferente a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google?

Sí, Google Drive es el lugar en el que puedes almacenar y acceder a todos tus archivos, mientras que Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google son tipos de documentos basados en la Web, al igual que Formularios y Dibujos de Google. El paquete de editores basados en la Web de Google se denomina editores de Documentos de Google.

De forma similar, Google My Maps también son documentos basados en la Web que puedes crear o compartir en Google Drive. Igual que los editores de Documentos, My Maps también se puede usar con o sin Google Drive.

¿Están seguros los archivos que almaceno en Google Drive?

Con Google Drive, siempre tendrás una copia de tus datos en la Web. No importa lo que pase con tus dispositivos, tus archivos están seguros. Obtienes la misma calidad empresarial de protección de datos y las mismas ventajas en seguridad que ofrece Google Apps, tal como se describe en Tu seguridad y privacidad.

Acceder a Google Drive

Mi organización utiliza SSO (inicio de sesión único). ¿Esto influye de alguna manera en el acceso de nuestros usuarios a Google Drive?

Google Drive admite SSO (inicio de sesión único). Una vez que los usuarios de SSO instalen Google Drive para Mac/PC e intenten autenticar con Google Apps, Google Drive los redireccionará para que introduzcan la contraseña de SSO online. Después de esto, no necesitarán realizar ningún otro paso para utilizar Google Drive.

¿Se admite la verificación en dos pasos con Google Drive?

La verificación en dos pasos es compatible con Google Drive en la Web. En los dispositivos móviles, los usuarios necesitarán una contraseña específica de la aplicación para configurarla.

¿Es posible acceder a los archivos de Google Drive sin conexión?

Siempre puedes acceder sin conexión a todos los archivos de la carpeta local de Google Drive que no se hayan creado con los editores de Documentos de Google o con Google My Maps (como archivos PDF, documentos de Word y hojas de cálculo de Excel). Para ver tus documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google basados en la nube cuando estás sin conexión, puedes habilitar el acceso sin conexión a los editores de Documentos de Google para los usuarios del navegador Chrome. Los mapas de My Maps no están disponibles sin conexión.

También puedes trabajar sin conexión cuando utilices las aplicaciones en un dispositivo Android o en un iPhone o iPad.

¿Qué ocurre con mis archivos de Google Drive si pierdo el acceso a mi cuenta de Google?

Los archivos que no se creen con editores de Documentos de Google o con Google My Maps seguirán en tu ordenador, igual que antes. Los cambios posteriores en los archivos locales dejarán de sincronizarse porque tu ordenador no podrá autenticarse con Google Drive.

Sin embargo, dado que los documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google solo son enlaces a recursos de la Web, se requiere un nombre de usuario y una contraseña válidos para acceder a ellos.

¿Qué ocurre si no instalo Google Drive para Mac/PC?

Si decides no instalar el cliente de sincronización de Google Drive para Mac/PC, los archivos locales no se sincronizarán automáticamente con todos tus dispositivos con Google Drive. No obstante, Google Drive en la Web seguirá siendo el lugar en el que podrás acceder a tus documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google online y a Google My Maps online, además de a los archivos que subas manualmente a Google Drive. También puedes acceder a tus documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google, a My Maps y a los archivos que hayas subido a través de las aplicaciones para móviles.

Como administrador, puedes inhabilitar el cliente de sincronización de Google Drive para Mac/PC en tu organización. Consulta el paso 3 de Instalar Google Drive para Mac/PC para saber cómo hacerlo. Sin embargo, ten en cuenta que esto no evitará que los usuarios descarguen sus archivos desde Google Drive en la Web.

¿Puedo inhabilitar Google Drive en mi dominio y seguir manteniendo Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google?

Puedes inhabilitar algunos componentes del servicio Google Drive, pero no puedes inhabilitar Drive y mantener los editores de Documentos de Google. Si desactivas el servicio Google Drive, se inhabilitarán todos los componentes del servicio y también Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. 

Consulta Configuración de usuario para obtener más información sobre las opciones que se pueden habilitar o inhabilitar.

Sincronizar y buscar archivos

¿Cómo sincroniza los archivos Google Drive?

Google Drive para Mac/PC es el cliente de sincronización. Al instalarlo, se crea una carpeta en el ordenador llamada Google Drive. Todo lo que añadas a esta carpeta se sincroniza con Google Drive en la Web y pasa a estar disponible también en todos tus dispositivos con Google Drive.

Google Drive proporciona una sincronización bidireccional, por lo que los cambios que realices online se reflejarán en todos tus dispositivos y viceversa.

¿Qué sistemas de archivos admite Google Drive para Mac/PC?

Google Drive para Mac/PC es compatible únicamente con HFS+ (en OS X) y con NTFS (en Windows). Actualmente, no es compatible con los volúmenes de red (por ejemplo, SMB o NFS) ni con otros sistemas de archivos como FAT32.

¿Cómo se almacenan los documentos, hojas de cálculo, presentaciones de Google y los mapas de Google My Maps en mi ordenador?

Los documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google sincronizados se almacenan en tu ordenador en forma de archivos de enlace a los documentos en la Web, al igual que los mapas de Google My Maps sincronizados. Estos pequeños archivos de enlace tienen extensiones de Google (como .gdoc, .gsheet y .gslides) y no se contabilizan para la cuota de almacenamiento. Al abrir estos archivos en el ordenador, los documentos, hojas de cálculo, presentaciones y mapas de My Maps se abren en tu navegador web predeterminado, donde puedes modificarlos online de la forma habitual.

Para abrir documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google cuando estás sin conexión, habilita el acceso sin conexión a los editores de Documentos de Google para los usuarios del navegador Chrome. Los mapas de Google My Maps no están disponibles sin conexión.
¿Los archivos sincronizados se eliminan de mi ordenador y se almacenan exclusivamente online?

No, tus archivos locales permanecerán en la carpeta de Google Drive en tu ordenador y también se almacenará una copia sincronizada online. Los archivos creados con los editores de Documentos de Google y con Google My Maps son la excepción ya que, como hemos mencionado anteriormente, solo son enlaces en tu ordenador a los recursos en la Web.

¿Ocupa Google Drive todo el ancho de banda de Internet?

De forma predeterminada, Google Drive para Mac/PC no regula el ancho de banda, pero puedes cambiar la cantidad que Drive puede utilizar para sincronizar tus archivos. Asimismo, puedes detener la sincronización en cualquier momento si Drive consume demasiado ancho de banda de tu conexión a Internet.

Consulta Sincronizar archivos y carpetas para obtener información sobre cómo limitar el ancho de banda y detener la sincronización.

Si un archivo está en varias carpetas de Google Drive en la Web, ¿dónde se descarga?

Google Drive descarga el archivo en cada ubicación de tu equipo local, pero solo una versión se tiene en cuenta para la cuota de almacenamiento.

¿Qué partes de los archivos en Drive están disponibles para búsquedas?
  • Google Apps for Government: la búsqueda de Google Drive incluye los títulos de los archivos y permite usar los operadores que se muestran aquí.
  • Todas las demás ediciones de Google Apps: Google Drive realiza búsquedas en todo el contenido de los archivos y permite usar los operadores que se muestran aquí.

Almacenamiento

¿Cuáles son los límites de almacenamiento en Google Drive?

Con Google Apps for Work, cada usuario obtiene 30 GB de almacenamiento gratuito. Con la edición gratuita (heredada) de Google Apps, cada usuario obtiene 15 GB de almacenamiento. Con Google Apps Unlimited o Google Apps for Education, cada usuario obtiene almacenamiento ilimitado (si dispones de cinco o más usuarios) o de 1 TB de almacenamiento (si dispones de cuatro o menos usuarios).

Este almacenamiento está disponible para Google Drive, Gmail y Fotos de Google. Si necesitas más almacenamiento, puedes comprar almacenamiento adicional. Los editores de Documentos de Google y Google My Maps no se tienen en cuenta para la cuota de almacenamiento.

El tamaño máximo de los archivos que se puede sincronizar en Google Drive es de 5 TB. Para los documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google se aplican unas limitaciones de tamaño distintas.

¿Qué diferencia hay entre el almacenamiento en Google Drive y en Google Cloud Storage?

El almacenamiento de Google Drive es para usuarios y el de Google Cloud Storage es para desarrolladores.

¿Las distintas revisiones de un archivo cuentan para mi límite de almacenamiento?

Las distintas revisiones de un archivo se encuentran disponibles online, pero solo la versión más reciente se guarda en tu ordenador. Las revisiones online no se tienen en cuenta para la cuota de almacenamiento salvo que hayas decidido expresamente mantener las revisiones anteriores.

¿Se tienen en cuenta los archivos que se han compartido conmigo para mi cuota de almacenamiento?

No, los archivos que se han compartido contigo en Google Drive nunca se tienen en cuenta para el límite de almacenamiento, aunque los muevas a Mi unidad y los sincronices. (En cambio, todos los archivos que sincronices sí ocupan espacio en el disco duro).

¿Qué sucede si utilizo más almacenamiento online del que dispongo en mi ordenador?

Puedes sincronizar todos los elementos en Google Drive en la Web o, si no tienes suficiente espacio en tu ordenador, puedes sincronizar únicamente un grupo determinado de carpetas en Google Drive. Consulta Elegir los archivos que se sincronizan con tu ordenador para obtener más información.

¿Qué ocurre si un usuario supera su cuota o se elimina su licencia de almacenamiento?

El usuario podrá seguir accediendo a los archivos que ya estén en Google Drive, pero recibirá una advertencia y no podrá añadir más archivos hasta que vuelva a haber suficiente cuota de almacenamiento o esta se haya incrementado.

 

Pasos siguientes: Configurar Google Drive para tu equipo