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Preguntas frecuentes de Google Drive para administradores

A continuación, puedes ver algunas preguntas frecuentes sobre cómo gestionar un equipo de usuarios de G Suite en Google Drive.

¿Estás buscando información general sobre las funciones de Google Drive?

Información general

¿Es Google Drive diferente a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google?

Sí, Google Drive es el lugar en el que puedes almacenar y acceder a todos tus archivos, mientras que Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google son tipos de editores web, al igual que Formularios y Dibujos. Al paquete de editores web de Google se le denomina editores de Documentos de Google.

De forma similar, los mapas de Google My Maps también son documentos web que puedes crear o compartir en Google Drive y, al igual que los editores de Documentos, My Maps también se puede usar con o sin Google Drive.

¿Están seguros los archivos que almaceno en Google Drive?

Con Google Drive, siempre tendrás una copia de tus datos en la Web, así que pase lo que pase con tus dispositivos tus archivos siempre estarán seguros. Obtienes el mismo nivel de protección de datos y de seguridad empresarial que ofrece G Suite, tal como se describe en el artículo sobre seguridad y privacidad de G Suite.

Acceder a archivos de Drive

¿Los archivos de Google Drive están disponibles sin conexión?

Siempre puedes acceder sin conexión a todos los archivos de la carpeta local de Google Drive que no se hayan creado con los editores de Documentos de Google o con Google My Maps (como archivos PDF, documentos de Word y hojas de cálculo de Excel). Para ver tus documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google basados en la nube cuando estás sin conexión, puedes habilitar el acceso sin conexión a los editores de Documentos de Google para los usuarios del navegador Chrome. Los mapas de My Maps no están disponibles sin conexión.

También puedes trabajar sin conexión cuando utilices las aplicaciones en un dispositivo Android o en un iPhone o iPad.

¿Qué ocurre con mis archivos de Google Drive si pierdo el acceso a mi cuenta de Google?

Los archivos que no se creen con editores de Documentos de Google o con Google My Maps seguirán en tu ordenador, igual que antes. Los cambios posteriores en los archivos locales dejarán de sincronizarse porque tu ordenador no podrá autenticarse con Google Drive.

Sin embargo, dado que los documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google solo son enlaces a recursos de la Web, se requiere una contraseña y un nombre de usuario válidos para acceder a ellos.

¿Puedo inhabilitar Google Drive en mi dominio y seguir manteniendo Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google?

Puedes inhabilitar algunos componentes del servicio Google Drive, pero no puedes inhabilitar Drive y mantener los editores de Documentos de Google. Si desactivas el servicio Google Drive, se inhabilitarán todos los componentes del servicio y también Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. 

Consulta el artículo Configuración de usuario para obtener más información sobre las opciones que se pueden habilitar o inhabilitar.
¿Qué partes de los archivos en Drive están indexados para realizar búsquedas en ellos?
  • G Suite para Administraciones Públicas: la búsqueda de Google Drive incluye los títulos de los archivos y permite usar los operadores que se muestran en este artículo.
  • El resto de las ediciones de G Suite: Google Drive realiza búsquedas en todo el contenido de los archivos y permite usar los operadores que se mencionan en este artículo.

Sincronizar archivos

¿Cómo sincroniza los archivos Google Drive?

Al instalar el cliente de sincronización de Drive, se crea una carpeta en tu ordenador denominada Google Drive. Todo lo que añadas en esta carpeta se sincroniza con Google Drive en la Web y pasa a estar disponible también en todos los dispositivos en el que esté instalado.

Se trata de una sincronización bidireccional, por lo que los cambios que realices online se reflejarán en todos tus dispositivos y viceversa.

Con la última versión del cliente de sincronización (Copia de seguridad y sincronización), también puedes sincronizar Fotos y otras carpetas de tu ordenador, así como los datos almacenados en dispositivos USB y tarjetas SD.

¿Qué sucede si no instalo el cliente de sincronización de Drive?

Si no instalas el cliente de sincronización, los archivos locales no se sincronizarán automáticamente con todos tus dispositivos con Drive. No obstante, Google Drive en la Web seguirá siendo el lugar en el que podrás acceder a tus documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google online y a Google My Maps online, además de a los archivos que subas manualmente a Drive. También puedes acceder a tus documentos, hojas de cálculo y presentaciones, a My Maps y a los archivos que hayas subido a través de las aplicaciones móviles.

Como administrador, puedes inhabilitar el cliente de sincronización en toda la organización. Consulta el paso 3 del artículo sobre cómo instalar el cliente de sincronización de Drive para obtener más información.

¿Qué sistemas de archivos admite el cliente de sincronización de Drive?

El cliente de sincronización de Drive es compatible únicamente con HFS+ (en OS X) y NTFS (en Windows). Sin embargo, en este momento no es compatible con volúmenes de red (por ejemplo, SMB o NFS) ni otros sistemas de archivos como FAT32.

¿Cómo se almacenan los documentos, hojas de cálculo, presentaciones de Google y los mapas de Google My Maps en mi ordenador?

Los documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google sincronizados se almacenan en tu ordenador en forma de archivos que enlazan a los documentos en la Web, al igual que sucede con los mapas de Google My Maps sincronizados. Estos pequeños archivos de enlace tienen extensiones de Google (como .gdoc, .gsheet y .gslides) y no se contabilizan para la cuota de almacenamiento. Al abrir estos archivos en el ordenador, los documentos, hojas de cálculo, presentaciones y mapas de My Maps se abren en tu navegador web predeterminado, donde puedes modificarlos online de la forma habitual.

Para abrir documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google cuando estás sin conexión, habilita el acceso sin conexión a los editores de Documentos de Google para los usuarios del navegador Chrome. Los documentos de Google My Maps no están disponibles sin conexión.
¿Los archivos sincronizados se eliminan de mi ordenador y se almacenan exclusivamente online?

No, tus archivos locales permanecerán en la carpeta de Google Drive en tu ordenador y también se almacenará una copia sincronizada online. Los archivos creados con los editores de Documentos de Google y con Google My Maps son la excepción ya que, como hemos mencionado anteriormente, solo son enlaces en tu ordenador a los recursos en la Web.

¿Sincronizar archivos utiliza mucho ancho de banda de Internet?

De forma predeterminada, el cliente de sincronización de Drive no limita el ancho de banda que Drive puede utilizar para sincronizar tus archivos, pero puedes controlar este parámetro. Asimismo, puedes pausar la sincronización en cualquier momento si Drive consume demasiado ancho de banda de tu conexión a Internet.

Consulta el artículo sobre cómo sincronizar archivos y carpetas para obtener información sobre cómo limitar el ancho de banda y detener la sincronización.

Almacenamiento

¿Cuáles son los límites de tamaño de archivo y de almacenamiento en Google Drive?

El almacenamiento en Drive se comparte entre Gmail, Google Drive y Google Fotos. El espacio de almacenamiento gratuito para cada usuario depende del tipo de cuenta que tengas:

G Suite Basic 30 GB

G Suite Enterprise
G Suite Business
G Suite para Centros Educativos

Almacenamiento ilimitado
(1 TB si tienes 4 usuarios o menos)
Edición gratuita de Google Apps (antigua)
Cuentas de usuario particulares
15 GB

Si fuera necesario, puedes comprar almacenamiento adicional.

El contenido que se crea con los editores de Documentos de Google o con My Maps no se tiene en cuenta para la cuota de almacenamiento. Para obtener más información, consulta los elementos incluidos a la hora de calcular el límite de almacenamiento en este artículo sobre el límite de almacenamiento.

El tamaño máximo de los archivos que puedes subir o sincronizar en Google Drive es de 5 TB. Para los documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google se aplican unas limitaciones de tamaño distintas.

¿Qué diferencia hay entre el almacenamiento en Google Drive y en Google Cloud Storage?

El almacenamiento de Google Drive es para usuarios y el de Google Cloud Storage es para desarrolladores.

¿Las distintas revisiones de un archivo cuentan para mi límite de almacenamiento?

Las distintas revisiones de un archivo se encuentran disponibles online, pero solo la versión más reciente se guarda en tu ordenador. Las revisiones online no se tienen en cuenta al calcular la cuota de almacenamiento salvo que hayas decidido expresamente mantener las revisiones anteriores.

Si un archivo está en varias carpetas de Drive en la Web, ¿se tiene en cuenta varias veces al calcular la cuota?

Google Drive descarga el archivo en cada ubicación de tu equipo local, pero solo se tiene en cuenta una versión al calcular la cuota de almacenamiento.

¿Se tienen en cuenta los archivos que se han compartido conmigo al calcular mi cuota de almacenamiento?

No, los archivos que se han compartido contigo en Google Drive nunca se tienen en cuenta para el límite de almacenamiento, aunque los muevas a Mi unidad y los sincronices. (En cambio, todos los archivos que sincronices sí ocupan espacio en el disco duro).

Para obtener más información, consulta los elementos incluidos a la hora de calcular el límite de almacenamiento en este artículo sobre el límite de almacenamiento.

¿Qué sucede si utilizo más almacenamiento online del que dispongo en mi ordenador?

Puedes sincronizar todos los elementos de Google Drive en la Web o, si no tienes suficiente espacio de almacenamiento en el ordenador, puedes elegir sincronizar solo un subconjunto de carpetas. Consulta el artículo sobre cómo elegir qué se sincroniza con tu ordenador para obtener más información.

¿Qué ocurre si un usuario supera su cuota o se le retira la licencia de almacenamiento?

El usuario podrá seguir accediendo a los archivos que ya estén en Google Drive, pero recibirá una advertencia y no podrá añadir más archivos hasta que vuelva a haber suficiente cuota de almacenamiento o esta se haya incrementado.

 

Pasos siguientes: Configurar Google Drive para tu equipo

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