注册 Google Workspace 后，您和您的团队就可以使用 Google 云端硬盘在同一个地方存储、访问和共享文件。下面介绍如何着手设置。
第 1 步：了解 Google 云端硬盘的基础知识
Google 云端硬盘可供贵组织移动和保存所有文件。默认情况下，贵组织中拥有包含云端硬盘的许可的任何用户都可以使用云端硬盘。您无需为其创建文件夹或云端硬盘。
- 了解存储空间、上传内容和文件安全机制的运作方式：
- 从其他协作工具或文件共享工具批量迁移文件。了解操作方法：Google Workspace Migrate 简介。
第 2 步：控制涉及组织外部人员的内容共享（对外共享）
您能够控制用户可以在多大程度上与外部人员共享内容。或许只有特定用户可与外部人员共享，或者仅可与特定的外部组织（可信网域）共享。
了解如何为贵组织管理外部共享
第 3 步：设置共享云端硬盘以提高协作效率
共享云端硬盘就像云端硬盘中的特殊文件夹一样，可供各团队轻松地对一组文件和文件夹进行协作处理，或者供用户访问信息存储库。共享云端硬盘中的文件归贵组织（而非个人）所有，这有助于避免在用户离职时不小心删除文件。
默认情况下，所有用户都可以为自己的项目团队创建和管理共享云端硬盘。对于敏感项目或团队，您可能希望更全面地控制共享云端硬盘的成员和内容。或者，您可能不希望允许所有人创建共享云端硬盘。举例来说，如果贵组织是教育机构，您可能希望允许教师创建共享云端硬盘，但可能不希望允许学生创建共享云端硬盘。
了解如何为贵组织设置共享云端硬盘
第 4 步：为用户设置桌面版云端硬盘访问权限
借助桌面版 Google 云端硬盘，用户可以在云端与其设备之间同步内容，以便：
- 将现有的本地文件同步到云端，以便开始使用云端硬盘。
- 在计算机上，使用他们熟悉的软件打开存储在 Google 云端硬盘中的文件，包括共享云端硬盘中的文件。
- 使用计算机的文件系统查看和整理云端硬盘文件，且不会占用过多本地磁盘可用空间。
- 离线保存特定文件和文件夹。
第 5 步：培训用户
为确保您的用户充分利用云端硬盘，安全使用云端硬盘，并实现高效协作，请与他们分享以下资源。
前往面向企业用户的学习中心，开始了解如何使用各项功能：
- 面向企业用户的云端硬盘学习中心 - 获取改用云端硬盘、在共享云端硬盘中处理内容、使用桌面版云端硬盘等方面的帮助
- 协作和文档学习中心 - 获取 Google 文档、Google 表格、Google 幻灯片等方面的帮助
获取有关如何使用云端硬盘和文档编辑器的帮助
第 6 步：（可选）高级设置和企业设置
如果贵组织有高级数据安全或云端硬盘访问权限要求，您可以自定义云端硬盘以满足自己的需求。
控制访问权限和存储空间
允许通过移动设备访问文档、表格和幻灯片如果贵组织使用的是第三方移动设备管理 (MDM) 系统，请将 Google 文档、表格和幻灯片应用添加到您的应用许可名单中。如要了解具体如何操作，请咨询您的 MDM 提供商。注意：Google 端点管理已经允许访问许多 Google Workspace 应用。
如果贵组织不允许使用这些应用，您的用户仍然可以使用 Google 云端硬盘上传和下载文件，但无法在移动设备上编辑文档、电子表格或幻灯片。
贵组织的存储空间取决于您的 Google Workspace 版本和您的用户数量。如果贵组织拥有共用存储空间，则您可以设置允许每个用户和共享云端硬盘使用多少存储空间，以避免某些用户的用量超过自己的合理用量。
了解如何设置存储空间上限
您可以控制用户能否在其计算机未连接到互联网的情况下访问 Google 文档、表格和幻灯片。
默认情况下，允许进行离线访问，而且用户可以根据需要为自己的帐号启用或停用该功能。您可以为处理敏感或机密文件的用户关闭此功能。
了解如何设置对文档编辑器的离线访问权限
大多数 Google Workspace 版本都包含云端硬盘和协作服务（例如 Google 文档、Google 表格等）。不过，某些组织可能想控制哪些人可以创建文件、上传文件或使用云端硬盘。
了解如何启用或停用“创建文档”功能
控制共享
设置信任规则，实现更精细的共享控制如果贵组织需要更多方式来限制内部和外部共享，您可以设置信任规则。使用信任规则，您可以控制组织部门、群组、个人用户和网域之间的文件共享。
您可以创建目标对象群组，帮助用户与合适的群组（如组织内的部门）共享内容。目标对象群组有助于防止过度共享给整个组织。
用户发送包含文件附件的电子邮件或日历邀请时，如果收件人没有相应文件的访问权限，则系统会提醒用户授予访问权限。您可以限制发件人可授予的访问权限，以防止过度共享或数据泄露。
设置云端硬盘高级功能
设置云端硬盘标签您可以设置云端硬盘标签，帮助用户对文件进行分类或添加标签，以便跟踪文件类型和审批情况、应用政策，以及改进搜索功能。这些标签会向文件添加元数据，例如文件敏感度、文档状态或截止日期。
了解如何管理云端硬盘标签
贵组织的品牌很重要，宣传品牌的一种方式是为 Google 文档、表格、幻灯片、表单和协作平台设置自定义模板。您可以允许组织中的所有人创建自定义模板，或只允许特定用户创建自定义模板。
了解如何为贵组织启用自定义模板
如果贵组织的业务涉及敏感的知识产权，或是在受到严密监管的行业中开展业务，您可以允许用户创建 Google 服务器无法解密的客户端加密的文档和其他文件。
请参阅客户端加密功能简介，了解操作方法
