Co to jest Google Vault?

Przechowywanie i pozyskiwanie danych elektronicznych w organizacjach

Vault to narzędzie do zarządzania informacjami i pozyskiwania danych elektronicznych dla Google Workspace. Umożliwia przechowywanie, blokowanie, wyszukiwanie i eksportowanie danych użytkowników Google Workspace. Możesz używać Vault w przypadku tych danych:

  • wiadomości z Gmaila;
  • pliki na Dysku;
  • wiadomości z Google Chat (z włączoną historią);
  • nagrania z Google Meet oraz powiązane z nimi historia czatu, ankiety i dzienniki sesji pytań i odpowiedzi;
  • wiadomości z Grup dyskusyjnych Google;
  • SMS-y, wiadomości głosowe i ich transkrypcje oraz rejestry połączeń z Google Voice dla G Suite;
  • wiadomości z klasycznej wersji Hangouts (z włączoną historią).

Dowiedz się więcej o obsługiwanych typach danych.

Wymagania dotyczące licencji

Aby możliwe było wyszukiwanie i przechowywanie danych użytkowników w Vault, użytkownicy muszą mieć licencję na Google Workspace oraz licencję na Vault.

Uwzględnione licencje na Vault Dostępne dodatkowe licencje na Vault
  • Business Plus
  • Enterprise
  • Education i Enterprise for Education
  • G Suite Business
  • Enterprise Essentials (tylko weryfikacja za pomocą domeny)
  • G Suite Basic

Jak działa licencjonowanie

  • Jeśli Twoja wersja usługi obejmuje Vault, wszyscy użytkownicy w organizacji automatycznie otrzymają licencję na Vault.
  • Jeśli usługa Vault jest dostępna w ramach licencji dodatkowej, możesz kupić licencje na Vault dla niektórych lub wszystkich użytkowników w organizacji. Tylko użytkownicy z przypisanymi licencjami na Vault są objęci usługą Vault. Sprawdź, jak uzyskać dostęp do Google Vault.
  • Jeśli usuniesz konto użytkownika lub wymaganą licencję, dane mogą zostać trwale usunięte, tak że nie będą już dostępne w Vault.

Zarządzanie informacjami: przechowywanie i usuwanie danych

  • Przechowuj dane tak długo, jak to potrzebne. Jeśli Twoja organizacja jest zobowiązana do zachowania danych przez określony czas, możesz skonfigurować Vault pod tym kątem. Dane pozostają dostępne w Vault nawet wtedy, gdy użytkownicy usunęli je i opróżnili kosz.
  • Usuwaj dane, które nie są już potrzebne. Jeśli Twoja organizacja jest zobowiązana do usuwania po określonym czasie danych wrażliwych, możesz skonfigurować Vault tak, by usługa usuwała dane z kont użytkowników i zaczynała trwale usuwać je ze wszystkich systemów Google.

Reguły przechowywania w Vault są stosowane bezpośrednio do systemów danych obsługiwanych usług Google. Vault nie jest archiwum danych. Po wygaśnięciu reguł przechowywania dane podlegają standardowym procesom usuwania. Po zakończeniu okresu przechowywania dane są trwale usuwane i nie mogą zostać przywrócone przez użytkowników ani administratorów. Dowiedz się, jak działa przechowywanie.

Uwaga: Vault nie przechowuje danych, dopóki nie skonfigurujesz reguł przechowywania. Do tego czasu użytkownicy mogą usuwać dane, a usługi mogą usuwać je trwale według swoich odpowiednich protokołów.

Pozyskiwanie danych elektronicznych: wyszukiwanie, blokowanie i eksportowanie danych, które Cię interesują

Dzięki Vault uprawnieni użytkownicy mogą wyszukiwać i blokować dane oraz eksportować je do dalszej analizy.

Vault obsługuje pierwsze kroki procesu pozyskiwania danych elektronicznych opisanego w modelu EDRM (Electronic Discovery Reference Model).

  • Identyfikacja – możesz wyszukiwać dane organizacji w ramach Google Workspace według kont użytkowników, jednostek organizacyjnych, dat lub słów kluczowych. Masz też dostęp do podglądu wiadomości, załączników i obsługiwanych plików. Większość usług obsługuje wyszukiwanie z użyciem operatora logicznego. Dowiedz się więcej o wyszukiwaniu.
  • Zachowywanie danych – aby zachować dane bez ograniczeń czasowych na potrzeby zgodności z przepisami i innymi zobowiązaniami, możesz nakładać blokady na konta, jednostki organizacyjne i grupy. W przypadku wiadomości z Gmaila i czatu możesz ustawić warunki ograniczające blokadę do pasujących wiadomości. Dowiedz się więcej o blokadach.
  • Zbieranie danych – po wyszukaniu danych możesz wyeksportować je na potrzeby przetwarzania i analizy. Wyeksportowane dane zawierają:
    • pełną kopię wszystkich danych spełniających kryteria wyszukiwania;
    • metadane potrzebne do powiązania wyeksportowanych danych z poszczególnymi użytkownikami w organizacji;
    • informacje potwierdzające, że wyeksportowane dane są zgodne z danymi zapisanymi na serwerach Google.

    Eksport danych jest dostępny w Vault przez 15 dni, a następnie dane te są usuwane w celu ich ochrony. Dowiedz się więcej o eksportowaniu.

Kontrola dostępu

Możesz określić, kto ma dostęp do Vault i jakie działania może wykonywać. Dzięki temu jedynie upoważnieni użytkownicy będą mieli dostęp do danych dotyczących organizacji. Włącz Vault dla wybranych jednostek organizacyjnych i przypisz je do roli administratora z uprawnieniami w Vault. Dowiedz się więcej o kontrolowaniu dostępu do Vault i uprawnieniach w Vault.

Vault zapewnia pełny dziennik kontrolny aktywności użytkowników, który obejmuje między innymi takie informacje: kiedy użytkownik tworzy lub edytuje regułę przechowywania, przeprowadza wyszukiwanie lub eksportuje dane. Dziennika kontrolnego nie można edytować. Dowiedz się więcej o raportach kontrolnych.

Pierwsze kroki w Google Vault

  1. Jeśli Twoja organizacja korzysta z wersji Google Workspace, która nie obejmuje Google Vault, wykup licencje na Vault.
  2. Poproś superadministratora Google Workspace o skonfigurowanie dostępu użytkowników Vault i uprawnień w Vault. Superadministrator może też skonfigurować domyślne reguły przechowywania, tak aby natychmiast rozpocząć przechowywanie danych. Zalecamy skonsultowanie się z działem prawnym lub działem do spraw zgodności z regulacjami w Twojej organizacji, by określić wymagania dotyczące zarządzania informacjami i pozyskiwania danych elektronicznych.
  3. Użytkownicy Vault mogą zalogować się i zacząć korzystać z usługi. Więcej informacji znajdziesz w artykule Wprowadzenie do wyszukiwania i eksportowania.

Masz więcej pytań? Zobacz artykuł Najczęstsze pytania na temat Google Vault.

Masz problem? Zapoznaj się ze znanymi problemami i śledź poprawki oraz nowe funkcje tutaj.

Czy to było pomocne?
Jak możemy ją poprawić?

Potrzebujesz dodatkowej pomocy?

Zaloguj się i uzyskaj dodatkowe informacje, by szybko rozwiązać problem