Wat is Google Vault?

Bewaren en eDiscovery voor organisaties

Vault is een tool voor informatiebeheer en eDiscovery voor Google Workspace. Met Vault kunt u de Google Workspace-gegevens van gebruikers bewaren, doorzoeken en exporteren. U kunt Vault gebruiken voor de volgende gegevens:

  • Gmail-berichten
  • Drive-bestanden
  • Google Chat-berichten (geschiedenis ingeschakeld)
  • Google Meet-opnamen en -chatlogboeken
  • Berichten in Google Groepen
  • Berichten in de klassieke versie van Hangouts (geschiedenis ingeschakeld)

Meer informatie over ondersteunde gegevenstypen.

Licentievereisten

Gebruikers moeten een Google Workspace-licentie en een Vault-licentie hebben voordat Vault hun gegevens bewaart en u deze kunt doorzoeken.

Inclusief Vault-licenties Add-on-licenties voor Vault beschikbaar
  • Business Plus
  • Enterprise
  • Education en Enterprise for Education
  • G Suite Business
  • Enterprise Essentials (alleen domeingeverifieerd)
  • G Suite Basic

Hoe licenties werken

  • Als Vault is inbegrepen bij uw versie, krijgen alle gebruikers in uw organisatie automatisch een Vault-licentie.
  • Als Vault beschikbaar is als add-on-licentie, kunt u Vault-licenties aanschaffen voor een deel van of alle gebruikers in uw organisatie. De Vault-regels gelden alleen voor gebruikers aan wie een Vault-licentie is toegewezen. Meer informatie over hoe u Google Vault kunt aanschaffen.
  • Als u een gebruiker of een vereiste licentie verwijdert, kunnen de gegevens van de gebruiker definitief worden verwijderd en zijn deze niet meer beschikbaar in Vault. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Informatiebeheer: gegevens bewaren en verwijderen

  • Gegevens zo lang bewaren als u wilt. Als uw organisatie gegevens gedurende een bepaalde tijd moet bewaren, kunt u Vault configureren om de gegevens te bewaren. Gegevens blijven beschikbaar in Vault, zelfs als gebruikers ze verwijderen en de prullenbak leegmaken.
  • Gegevens verwijderen als ze niet meer nodig zijn. Als uw organisatie gevoelige gegevens na een bepaalde periode moet verwijderen, kunt u Vault configureren zodat gegevens worden verwijderd uit gebruikersaccounts en definitief worden verwijderd uit de systemen van Google.

Vault zorgt dat ondersteunde Google-services de standaard verwijderprocessen wel of niet volgen voor specifieke gegevens. Vault is geen gegevensarchief. Als gegevens worden verwijderd nadat de bewaarperiode voorbij is, kunnen deze niet meer worden hersteld door gebruikers of beheerders. Meer informatie over hoe bewaren werkt.

Opmerking: Vault bewaart pas gegevens als u bewaarregels heeft ingesteld. Tot die tijd kunnen gebruikers gegevens verwijderen en kunnen deze definitief worden verwijderd uit services volgens het protocol van elke service.

eDiscovery: Belangrijke gegevens zoeken, bewaren en exporteren

Met Vault kunnen geautoriseerde gebruikers gegevens zoeken, een bewaarplicht op gegevens plaatsen en gegevens exporteren voor verdere analyse. 

Vault ondersteunt de eerste stappen van het eDiscovery-proces zoals beschreven in het Electronic Discovery Reference Model (EDRM):

  • Identificatie: U kunt zoeken in de Google Workspace-gegevens van uw organisatie op gebruikersaccount, organisatie-eenheid, datum of zoekwoord en een voorbeeld bekijken van berichten, bijlagen en ondersteunde bestanden. De meeste services ondersteunen zoekopdrachten met Booleaanse operators. Meer informatie over zoeken.
  • Bewaring: Als u gegevens voor onbepaalde tijd wilt bewaren wegens juridische of andere bewaarverplichtingen, kunt u een bewaarplicht plaatsen op accounts, organisatie-eenheden en groepen. Voor Gmail- en chatberichten kunt u daarnaast voorwaarden instellen om de bewaarplicht te beperken tot de berichten die overeenkomen met de voorwaarden. Meer informatie over bewaarplichten.
  • Verzameling: Nadat u gegevens heeft gezocht, kunt u ze exporteren om ze te verwerken en te analyseren. Exports bevatten het volgende:
    • Een uitgebreide kopie van alle gegevens die overeenkomen met de zoekcriteria.
    • De metadata die u nodig heeft om de geëxporteerde gegevens te koppelen aan individuele gebruikers in uw organisatie.
    • De bevestiging dat de geëxporteerde gegevens overeenkomen met de gegevens die zijn opgeslagen op de servers van Google.

    Een gegevensexport blijft vijftien dagen beschikbaar in Vault. Daarna wordt de export verwijderd om de gegevens te beschermen. Meer informatie over exports.

Toegangsbeheer en controle

U kunt bepalen wie toegang heeft tot Vault en welke acties voor deze mensen beschikbaar zijn. Zo zorgt u dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot de gegevens van uw organisatie. Schakel Vault in voor bepaalde organisatie-eenheden en wijs de organisatie-eenheden toe aan een beheerdersrol met Vault-rechten. Meer informatie over de toegang tot Vault beheren en Vault-rechten.

Vault biedt een volledig controlelogboek van gebruikersactiviteit in Vault, zoals wanneer een gebruiker een bewaarregel heeft gemaakt of bewerkt, een zoekopdracht heeft uitgevoerd of gegevens heeft geëxporteerd. Het controlelogboek kan niet worden bewerkt. Meer informatie over controlerapporten.

Aan de slag met Google Vault

  1. Als uw organisatie een Google Workspace-versie heeft waarbij Google Vault niet is inbegrepen, kunt u Vault-licenties aanschaffen.
  2. Vraag een Google Workspace-hoofdgebruiker om Vault-gebruikerstoegang en Vault-rechten in te stellen. Hoofdgebruikers kunnen ook standaard bewaarregels instellen zodat gegevens meteen worden bewaard. We raden u aan samen te werken met de juridische afdeling of het nalevingsteam van uw organisatie om te bepalen wat de vereisten voor informatiebeheer en eDiscovery zijn.
  3. Vault-gebruikers kunnen inloggen en aan de slag gaan. Zie Aan de slag met zoeken en exporteren in Vault voor een snelle start.

Heeft u nog meer vragen? Bekijk de veelgestelde vragen over Google Vault.

Zijn er problemen? Bekijk de bekende problemen en de oplossingen en nieuwe functies in Wat is er nieuw.

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?