Als u instructies en richtlijnen wilt voor juridische, beveiligings- en complianceredenen, gaat u naar Google Workspace: Juridisch en naleving.
Als beheerder kunt u regels instellen waardoor berichten met bepaalde woorden (zoals scheldwoorden) worden geweigerd, in quarantaine worden geplaatst of met wijzigingen worden bezorgd. Dit type basiscontentfiltering van e-mails wordt aanstootgevende content genoemd.
Maak regels waarmee u bepaalt wat er moet gebeuren met berichten die voldoen aan door u gedefinieerde criteria. Voorwaarden kunnen worden gebaseerd op bestandstype, bestandsnaam en berichtgrootte.
Complianceacties
De volgende acties kunnen worden uitgevoerd op berichten met bijlagen:
- Het bericht weigeren.
- Het bericht en de bijlage in quarantaine plaatsen om te worden beoordeeld.
- De bezorging van het bericht en de bijlage aanpassen.
U kunt ook een regel instellen waarmee versleutelde bijlagen worden gedetecteerd. Dit is handig als u niet-versleutelde kopieën van berichtbijlagen naar een archiefserver stuurt.
Hoe bijlagen worden gescand
Gmail kan het bestandstype detecteren voor standaard en aangepaste bestandstypen. Zelfs als kwaadwillende afzenders de bestandsextensie wijzigen, kan Gmail het bestandstype nog steeds detecteren.
Gmail scant de bestandsnamen van bestanden in archieven, inclusief versleutelde archieven en geneste, niet-versleutelde archieven.
Contentfilters scannen berichten en bijlagen van maximaal 1 MB. De inhoud en bijlagen van berichten worden geconverteerd naar één bestand in een scanbare indeling. Gmail scant het geconverteerde bestand. Voor geconverteerde bestanden die groter zijn dan 1 MB, scant Gmail alleen de eerste 1 MB van het geconverteerde bestand. Gmail converteert of scant geen bestanden die groter zijn dan 10 MB.
Gmail kan het volgende niet:
- Archieven binnen een versleuteld archief scannen.
- Bijlagen openen of inspecteren die met een wachtwoord beveiligde bestanden of archieven bevatten.
- Zip-bestanden openen of inspecteren die met een wachtwoord zijn beveiligd. Gmail kan wel zip-bestandsbijlagen inspecteren die niet met een wachtwoord zijn beveiligd.
Opmerking: We kunnen niet garanderen dat contentfilters alle gevoelige berichtcontent of bijlagen detecteren en markeren. De filters gebruiken reguliere expressies en andere contentparameters om de waarschijnlijkheid van overeenkomsten te bepalen. Er kunnen valse positieven en negatieven voorkomen. Deze worden getriggerd door meerdere factoren.
Hoe instellingen worden toegepast
De regels gelden voor alle gebruikers in een organisatie-eenheid, tenzij u de opties wijzigt. In een onderliggende organisatie-eenheid kunt u regels uitschakelen die deze organisatie-eenheid overneemt van een bovenliggende organisatie-eenheid. U kunt ook meerdere regels toevoegen aan elke organisatie-eenheid.
Als u meerdere regels instelt, hangen de gevolgen voor een bericht af van de voorwaarden die u instelt en welke regel prioriteit heeft. Zie De invloed van meerdere instellingen op wat er gebeurt met berichten voor meer informatie.
Een regel instellen voor compliance van bijlagen
Eerste stap: Naar de Compliance-instellingen voor Gmail gaan in de Beheerdersconsole
-
Log in bij de Google Beheerdersconsole.
Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).
-
Ga in de Beheerdersconsole naar Menu
Apps
Google Workspace
-
Ga naar de instelling Compliance van bijlagen. Plaats de muisaanwijzer op de instelling en klik op Configureren. Als de instelling al is geconfigureerd, klikt u op Bewerken of Nog een toevoegen.
-
Voer voor elke nieuwe instelling een unieke beschrijving in.
Ga naar de volgende stap om de instelling te configureren.
Stap 1: Invoeren voor welke e-mailberichten de instelling geldt
-
Vink de vakjes aan naast het soort berichten waarop u wilt dat de regel wordt toegepast.
-
Ga door met de volgende stap.
Stap 2: Een of meer expressies toevoegen om te specificeren waarnaar wordt gezocht
U kunt maximaal 10 expressies toevoegen. Elke expressie moet individueel worden toegevoegd en opgeslagen.
-
Specificeer in de lijst of aan één of meerdere voorwaarden moet worden voldaan voordat de actie wordt uitgevoerd op het bericht. Als u bijvoorbeeld Als EEN van de volgende overeenkomt met het bericht selecteert, kan elk van de voorwaarden zorgen dat de actie wordt uitgevoerd op het bericht.
-
Klik op Toevoegen.
-
Kies in de lijst wat u wilt specificeren voor de expressie:
-
Bestandstype: Selecteer welke bijlagetypen moeten worden meegenomen. U kunt ook aangepaste bestandstypen invullen om te zoeken naar overeenkomsten op basis van dat bestandstype.
Opmerking: Voor uw eigen veiligheid worden alle uitvoerbare bestandstypen automatisch geweigerd. Ga naar de bestandstypen en bestandsextensies die worden ondersteund in expressies voor een volledige lijst met extensies. -
Bestandsnaam: Voer een bijlagenaam in die moet worden meegenomen. Elk onderdeel van de bestandsnaam van een bijlage wordt meegenomen, in zowel hoofdletters als kleine letters.
-
Berichtgrootte: Voer de groottelimiet in voor berichten. De grootte is het aantal megabytes. De groottelimiet omvat de berichttekst en alle bijlagen. Deze groottelimiet geldt voor de onbewerkte grootte van het hele bericht. Vanwege de coderingsoverhead kan de onbewerkte berichtgrootte maximaal 33% groter zijn dan de basisgrootte van het bericht en de bijlagen.
-
-
Klik op Opslaan. U moet wellicht naar beneden scrollen om dit te zien.
-
Ga door met de volgende stap.
Stap 3: Specificeren wat er moet worden gedaan als een bericht overeenkomt met een expressie
-
Geef op of een bericht moet worden gewijzigd, geweigerd of in quarantaine moet worden geplaatst als het voldoet aan de voorwaarden. Hieronder vindt u meer informatie.
-
Configureer de opties voor de acties die u kiest.
-
(Optioneel) Klik op Opties weergeven om aanvullende opties te configureren die bepalen wanneer deze instelling wordt toegepast. Ga naar Aanvullende parameters configureren hieronder voor meer informatie.
-
Ga naar De configuratie opslaan.
Bericht weigeren
Het bericht wordt geweigerd voordat het de ontvanger bereikt. U kunt een bericht invoeren om de afzender te laten weten waarom het bericht is geweigerd. Er worden geen andere routings- of complianceregels toegepast op overeenkomende berichten.
Opmerking: Gmail voegt automatisch een SMTP-weigeringscode toe, zoals 550 5.7.1. Dit is een vereiste van de SMTP-standaard. De code kan niet worden verwijderd.
Bericht in quarantaine plaatsen
Hiermee wordt het bericht in de beheerdersquarantaine geplaatst, waar u het bericht kunt bekijken voordat u bepaalt of het moet worden verzonden of geweigerd. Deze optie is alleen beschikbaar voor het accounttype 'Gebruikers'. Zie Accounttypen waarop dit van toepassing is voor meer informatie.
Vink het vakje aan voor Afzender een melding sturen wanneer een e-mail in quarantaine is geplaatst (alleen voor verzonden e-mails) om uw gebruikers een melding te laten sturen als hun verstuurde berichten in quarantaine worden geplaatst.
Bericht wijzigen
Voeg kopteksten toe, verwijder bijlagen, wijzig de envelopontvanger, voeg meer ontvangers toe en wijzig de route. Zie Opties voor het aanpassen van berichten voor meer informatie.
Opmerking: We raden u aan routingsinstellingen toe te passen voor de toepassingen die moeten worden ondersteund. Gebruik een instelling voor compliance van bijlagen alleen voor bijlagen. Gebruik een routingsinstelling voor algemene routinggerelateerde zaken, zoals dubbele bezorging. Meer informatie over toepassingen en voorbeelden voor e-mailrouting.
Functies
Koptekst X-Gm-Original-To toevoegen
Voeg een koptag toe als de ontvanger wordt gewijzigd, zodat de ontvangende server weet wie de oorspronkelijke envelopontvanger was. Een voorbeeld van een koptag is X-Gm-Original-To: gebruiker@solarmora.com.
Kopteksten X-Gm-Spam en X-Gm-Phishy toevoegen
Voeg kopteksten toe om aan te geven dat een bericht een spam- of phishingstatus heeft gekregen. Beheerders van ontvangstservers kunnen deze informatie gebruiken om speciale regels in te stellen voor het beheer van spam- en phishingberichten. Zie De instelling 'Koptekst Spam' toevoegen aan alle standaard routingregels voor meer informatie.
Aangepaste kopteksten toevoegen
Voeg aangepaste kopteksten toe aan berichten waarop deze instelling van toepassing is. U kunt bijvoorbeeld een koptekst toevoegen die overeenkomt met de beschrijving die u voor de instelling heeft ingevuld. Zo kunt u bepalen waarom een bericht op een bepaalde manier is doorgestuurd of waarom een regel is getriggerd.
Aangepaste tekst toevoegen aan onderwerp
U kunt voor bepaalde berichten een aangepaste tekst laten toevoegen aan het begin van de onderwerpregel. U kunt bijvoorbeeld Vertrouwelijk laten toevoegen aan gevoelige e-mails. Als de regel wordt getriggerd door een bericht met het onderwerp Maandelijks rapport, zien gebruikers dit onderwerp: [Vertrouwelijk] Maandelijks rapport.
Route wijzigen en Spam ook omleiden
-
Route wijzigen: U kunt de bestemming van het bericht wijzigen van de standaard Gmail-server in een andere e-mailserver, zoals Microsoft Exchange.
Opmerking: Voordat u de route kunt wijzigen, moet u de nieuwe route toevoegen in de Beheerdersconsole. Zie E-mailroutes toevoegen voor geavanceerde Gmail-bezorging voor meer informatie.
-
Spam ook omleiden: Deze optie is beschikbaar als u Route wijzigen selecteert. Overduidelijke spam wordt niet bezorgd. Vink echter het vakje aan voor Spam ook omleiden om eventuele aanvullende e-mails die u markeert als spam, toch te routeren Vink het vakje niet aan als u normale berichten wel wilt routeren, maar spam niet. De e-mailinstellingen in de Beheerdersconsole (bijvoorbeeld een lijst met vooraf geautoriseerde afzenders) overschrijven de spaminstellingen.
- Terugsturen van deze ontvanger onderdrukken: Vink dit vakje aan als u niet wilt dat geweigerde berichten worden teruggestuurd naar de ingestelde e-mailroute. Bijvoorbeeld als u niet wilt dat geweigerde berichten worden omgeleid via een geautomatiseerd systeem. Vink het vakje niet aan als u wilt dat geweigerde berichten in het ontvangende e-mailsysteem terechtkomen zodat er een bouncebericht wordt gestuurd, bijvoorbeeld om afzenders te laten weten dat hun bericht niet is bezorgd.
Envelopontvanger wijzigen
Het bericht slaat het postvak van de oorspronkelijke ontvanger over en gaat naar de nieuwe ontvanger.
U kunt de envelopontvanger op de volgende manieren wijzigen:
- Het hele e-mailadres van de ontvanger vervangen: Vul na Ontvanger vervangen het volledige e-mailadres in, zoals gebruiker@solarmora.com.
- Gebruikersnaam vervangen: Als u alleen de gebruikersnaam van het e-mailadres van de ontvanger wilt wijzigen en het domein hetzelfde wilt houden, vult u voor @bestaand-domein de gebruikersnaam in, zoals gebruiker.
- Domein vervangen: Als u alleen het domein van het e-mailadres van de ontvanger wilt wijzigen en de gebruikersnaam hetzelfde wilt houden, vult u na bestaande-gebruikersnaam@ het domein in, zoals solarmora.com.
De bestemmingsserver wordt bepaald door een MX-lookup (MX-zoeken) in het domein van de nieuwe ontvanger. Als u de functie Route wijzigen gebruikt, wordt de bestemmingsserver bepaald door de opgegeven route.
Als u liever een aanvullende ontvanger in de Bcc wilt plaatsen, gebruikt u de optie Meer ontvangers toevoegen (hieronder beschreven).
Spamfilter overslaan voor dit bericht
Binnenkomende berichten bezorgen bij ontvangers, zelfs als het spamfilter ze als spam identificeert. Deze optie geldt alleen voor ontvangen berichten. U kunt de spamfilters niet laten overslaan voor uitgaande berichten. Opmerking: Deze optie is niet beschikbaar voor het accounttype Groepen. Zie Accounttypen waarop dit van toepassing is voor meer informatie.
Bijlagen van bericht verwijderen
U kunt bijlagen verwijderen uit berichten. U kunt ook een tekst toevoegen om ontvangers te laten weten dat er bijlagen zijn verwijderd.
Meer ontvangers toevoegen
- Als u dubbele bezorging of bezorging op meerdere adressen wilt instellen, vinkt u het vakje aan voor Meer ontvangers toevoegen
.
- Als u individuele e-mailadressen wilt toevoegen, selecteert u Basis in de lijst
- (Optioneel) Klik op Toevoegen
- (Optioneel) Als u geavanceerde opties voor de secundaire bezorging wilt kiezen, selecteert u Geavanceerd in de lijst.
Voor secundaire bezorging kunt u de envelopontvanger wijzigen, kopteksten toevoegen, vooraan een aangepast onderwerp toevoegen en bijlagen verwijderen. Opmerking: De geavanceerde optie Geen spam bezorgen aan deze ontvanger wordt niet ondersteund voor het accounttype Groepen.
Houd rekening met het volgende als u ontvangers toevoegt:
- Er geldt een limiet van honderd aanvullende ontvangers voor elke regel.
- Instellingen voor de primaire bezorging gelden ook voor de secundaire bezorging.
- Voor secundaire bezorging zijn de vakjes voor Geen spam bezorgen aan deze ontvanger en Terugsturen van deze ontvanger onderdrukken standaard aangevinkt.
- Als u aanvullende ontvangers toevoegt, wordt er een bericht gemaakt voor elke toegevoegde ontvanger. De geavanceerde Gmail-instellingen gelden voor elk bericht.
Versleuteling (alleen voor verstuurde e-mails)
Standaard probeert Gmail berichten te bezorgen met Transport Layer Security (TLS). Als beveiligd transport niet beschikbaar is, wordt het bericht verzonden via een onveilige verbinding.
Als u wilt dat alle berichten die voldoen aan de voorwaarden in de instelling worden verzonden via een beveiligde verbinding, vinkt u het vakje aan voor Beveiligd transport (TLS) vereisen. Als TLS niet beschikbaar is aan de kant van de verzender of de ontvanger, wordt het bericht niet verzonden.
Als u een G Suite Enterprise- of Enterprise for Education-account heeft, kunt u ook berichten weigeren of vereisen dat berichten alleen kunnen worden verstuurd als ze S/MIME-versleuteld zijn. Zie Berichten beter beveiligen met gehoste S/MIME voor meer informatie.
Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade en Education Plus. Versies vergelijken
Tip: We raden u aan nieuwe regels te testen om te controleren of deze correct werken voor uw organisatie. Zie Praktische tips om regels sneller te testen voor meer informatie.
Aanvullende parameters configureren (optioneel)
Als u aanvullende opties voor routingbeleid wilt instellen, zoals adreslijsten maken of kiezen voor welke accounttypen het beleid geldt, klikt u onderaan op Opties weergeven.
Een adreslijst is een lijst met e-mailadressen en domeinen die u maakt. Gebruik adreslijsten om instellingen toe te passen of over te slaan voor de e-mailadressen en domeinen op de lijst. Bekijk uitgebreide informatie over adreslijsten en hoe ze worden gebruikt met de Gmail-instellingen.
Gmail controleert het volgende om te zien of een adres op de adreslijst staat:
- Inkomende berichten: Of het domein of e-mailadres van de afzender op de adreslijst staat
- Uitgaande berichten: Of het domein of e-mailadres van de ontvanger op de adreslijst staat
Zo gebruikt u adreslijsten in deze instelling:
- Klik op Opties bekijken.
- Vink het vakje aan voor Adreslijsten gebruiken om toepassing van deze instelling over te slaan of te beheren.
- (Alleen routingsinstellingen) Selecteer een optie bij Adreslijsten toepassen op correspondenten voor overeenkomsten met adreslijsten:
- Adreslijsten toepassen op correspondenten: Kijk in het veld Van voor gekregen e-mails en naar de ontvangers voor gestuurde e-mails. Voor afzenders is de optie Verificatie vereist ook aangevinkt (meer informatie in stap 8).
- Adreslijsten toepassen op ontvangers: Controleer of de ontvangers op de adreslijsten staan.
Opmerking: Deze optie is niet beschikbaar in de Gmail-instellingen voor content-compliance.
- Selecteer een optie om deze instelling over te slaan of toe te passen:
- Deze instelling overslaan voor specifieke adressen/domeinen: Sla de instelling helemaal over als er een overeenkomst met de adreslijst is. Alle andere criteria in de instelling worden genegeerd.
- Deze instelling alleen toepassen op specifieke adressen/domeinen: Gebruik een overeenkomst met een adreslijst als voorwaarde om de instelling toe te passen. Als er andere criteria zijn opgegeven in de instelling, moeten deze ook overeenkomen voordat de instelling wordt toegepast. Voorbeelden van andere criteria zijn overeenkomstexpressies, accounttypen en envelopfilters.
- Klik op een optie voor de adreslijst:
- Bestaande lijst gebruiken: Selecteer de naam van een bestaande adreslijst en ga door met stap 9.
- Lijst maken of bewerken: Het tabblad Adreslijst toevoegen of Adreslijst beheren wordt geopend. Voer stap 6-9 uit.
- Vul in het vak Adreslijst toevoegen de naam van de nieuwe adreslijst in.
-
Als u adressen of domeinen een voor een op de lijst wilt zetten, klikt u op Adres toevoegen. Als u een door komma's gescheiden lijst met adressen of domeinen wilt toevoegen, klikt u op Adressen met meerdere tegelijk toevoegen.
-
Als u wilt dat de instelling wordt overgeslagen voor goedgekeurde afzenders die geen verificatie gebruiken, zet u de optie Verificatie vereist uit. Als u verificatie uitzet, loopt u meer risico op spam of gespoofte berichten. Meer informatie over afzenderverificatie.
-
Klik op Opslaan.
Ga als u klaar bent naar Accounttypen waarop dit van toepassing is.
Accounttypen waarop dit van toepassing is (vereist)
Afhankelijk van de berichtactie die u heeft gekozen en het type organisatie-eenheid dat u configureert, zijn sommige accounttypen wellicht niet beschikbaar.
Selecteer een of meer accounttypen waarop de instelling van toepassing is:
- Gebruikers (standaard): de instelling is van toepassing op geregistreerde G Suite-gebruikers. Voor verzenden en uitgaande e-mails wordt de instelling getriggerd als uw gebruikers e-mails verzenden. Voor ontvangen en binnenkomende e-mails wordt de instelling getriggerd als uw gebruikers e-mails ontvangen.
- Groepen: de instelling is van toepassing op groepen die zijn ingesteld in uw organisatie. Voor verzenden en uitgaande e-mails wordt de instelling getriggerd als uw groepen e-mails of overzichten doorsturen naar leden. Voor ontvangen en binnenkomende e-mails wordt de instelling getriggerd als uw groepen e-mails ontvangen.
- Onbekend/verzameladres: de instelling wordt getriggerd als uw organisatie e-mails ontvangt die niet voor een van uw geregistreerde G Suite-gebruikers is. Deze instelling geldt alleen voor ontvangen en binnenkomende e-mails.
Opmerking: De accounttypen 'Groepen' en 'Onbekend/verzameladres' zijn niet van toepassing op deze functies:
- Kopteksten X-Gm-Spam en X-Gm-Phishy toevoegen
- Spamfilter overslaan voor dit bericht
- Spam ook omleiden
Ga als u klaar bent naar De instelling toevoegen en opslaan.
Envelopfilter
(Optioneel) Als u wilt dat de instelling alleen geldt voor specifieke envelopafzenders en -ontvangers, stelt u een envelopfilter in:
- Klik onderaan het venster Instelling toevoegen op Opties weergeven.
- Vink een of beide vakjes aan:
- Alleen van invloed op specifieke envelopafzenders
- Alleen van invloed op specifieke envelopontvangers
- Kies een optie in de lijst:
- Eén e-mailadres: Vul het volledige e-mailadres van een gebruiker in.
- Patroonovereenkomst: voer een reguliere expressie in om een reeks afzenders of ontvangers in uw domein op te geven. Voorbeeld:
^(?i)(gebruiker1@solarmora\.com|gebruiker2@solarmora\.com|gebruiker3@solarmora\.com)$
Meer informatie over richtlijnen voor het gebruik van reguliere expressies.
- Groepslidmaatschap: selecteer een of meer groepen uit de lijst. Voor envelopafzenders is deze optie alleen van toepassing op verzonden e-mails. Voor envelopontvangers is de optie alleen van toepassing op ontvangen e-mails. Maak eerst de groep als u dit nog niet heeft gedaan.
Opmerking: Deze optie geldt voor groepsleden en leden van onderliggende groepen. Als Groep B bijvoorbeeld lid is van Groep A, geldt deze optie voor leden van Groep A en Groep B.
Ga als u klaar bent naar De configuratie opslaan.
De configuratie opslaan
Laatste stap: De instelling toevoegen en opslaan
- Klik op Instelling toevoegen of Opslaan.
De nieuwe instellingen worden geopend op de pagina Compliance-instellingen.
- Klik onderaan op Opslaan.
Algemene en aangepaste bestandstypen die worden ondersteund in expressies
In de tabel hieronder staan algemene en aangepaste bestandstypen die u kunt gebruiken in een expressie voor compliance van bijlagen. Voor uw eigen veiligheid worden alle uitvoerbare bestandstypen automatisch geweigerd. Meer informatie over geblokkeerde bestandstypen.
- Algemene bestandstypen. Standaard wordt voor alle algemene bestandstypen gekeken naar de bestandsindeling en bestandsnaam om het type content en de extensie van de bijlage te bepalen. Voorbeelden zijn afbeelding/foto.jpg of document/brief.doc.
- Aangepaste bestandstypen. Voor aangepaste bestandstypen wordt standaard alleen gekeken naar de bestandsnaam, zoals foto.jpg of brief.doc. Als u wilt dat voor aangepaste bestanden ook wordt gekeken naar de bestandsindeling, vinkt u het vakje aan voor Ook overeenkomsten zoeken gebaseerd op de bestandsindeling.
Opmerking: Over het algemeen worden de meeste indelingen geconverteerd naar tekst of html (inclusief onbekende indelingen). Er wordt dan naar contentovereenkomsten gezocht in de genormaliseerde gegevens.
Google, Google Workspace en de gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.
