Migrar datos de Exchange u Office 365 a G Suite

Para migrar datos de Microsoft® Exchange a G Suite, deben seguirse los pasos básicos que se describen en este artículo. Haz clic en los pasos si quieres consultar más información sobre las herramientas, las prácticas recomendadas y los recursos que te servirán para hacer la migración sin encontrarte ningún problema.

1. Aprovisionar usuarios en G Suite

El primer paso es dar a tus usuarios cuentas de G Suite, que puedes crear con cualquiera de los métodos que ofrece Google. Más información sobre cómo crear cuentas de usuario

Si tienes pocos usuarios, crea un archivo de valores separados por comas (CSV) con información de los usuarios y súbelo a G Suite para aprovisionar sus cuentas rápidamente.

Para hacer la migración desde Microsoft Exchange, tienes dos opciones adicionales más complejas:

  • Utilizar Google Cloud Directory Sync para aprovisionar usuarios, grupos, perfiles y contactos compartidos a partir de datos de directorios LDAP como Microsoft Active Directory.
  • Implementar un servicio de inicio de sesión único (SSO) mediante el estándar de lenguaje de marcado para confirmaciones de seguridad (SAML).

En Google Cloud Directory Sync se incluye un asistente de configuración con el que puedes asignar datos de tu lista de usuarios de LDAP a tus usuarios, grupos, perfiles y contactos compartidos de G Suite. La asignación puede incluir datos de perfil de usuario enriquecidos, tales como direcciones, números de teléfono y cargos. Una vez asignados los datos, Google Cloud Directory Sync se conecta a G Suite para hacer una sincronización unidireccional desde el directorio LDAP. Puedes programar la sincronización para que se ejecute de forma periódica a fin de reflejar los cambios del directorio LDAP.

Nota: En la mayoría de los casos, Google Cloud Directory Sync no sincroniza contraseñas porque están cifradas en el directorio LDAP. Solo se pueden sincronizar si existe un atributo LDAP que almacene la contraseña como texto sin formato, como hash SHA-1 con codificación de base 16 o como hash MD5 con codificación de base 16.

En las implementaciones de G Suite, G Suite para Centros Educativos o G Suite para Proveedores de Internet con un gran número de usuarios, G Suite ofrece un servicio de SSO basado en SAML con el que tendrás un control completo sobre la autorización y la autenticación de las cuentas de usuario alojadas que pueden acceder a G Suite. Más información sobre cómo configurar el servicio de SSO

Por lo general, el equipo de G Suite solo presta asistencia si se ha notificado algún problema con el servicio de SSO. Si quieres recibir asistencia profesional para configurar el SSO, ponte en contacto con alguno de nuestros partners en G Suite Marketplace.

2. Configurar el correo para que se entregue en G Suite

Una vez que hayas creado las cuentas de usuario de G Suite, puedes configurar tu dominio para que entregue el correo a esas cuentas. Más información sobre las opciones de entrega

El modo más sencillo para conseguirlo es configurando el correo para que se entregue directamente en los servidores de correo de G Suite. Tienes la opción de configurar un sistema de entrega dual durante la migración inicial.

Con este sistema, el correo entrante seguirá entregándose y procesándose en tu servidor de Microsoft Exchange, pero el servidor enviará una copia a G Suite. Una de las ventajas que tiene aplicar esta configuración es que no requiere modificar los registros Mail Exchange (MX) de tu dominio.

Para que la entrega dual funcione, todos los usuarios de tu dominio deben tener una dirección de correo electrónico alternativa en G Suite a la que el servidor de Microsoft Exchange pueda reenviar el correo. Tienes dos opciones para crear direcciones de correo electrónico alternativas:

Para obtener más información sobre cómo configurar la entrega dual en tu servidor de Microsoft Exchange, consulta el artículo Configuración de la entrega dual: servidor heredado como principal.

3. (Opcional) Migrar datos del sistema antiguo a G Suite

En esta guía de migración se explica cómo importar el correo, los contactos y los calendarios de una organización de Microsoft® Exchange® u Office 365® a Gmail de G Suite. Elige una de las herramientas mencionadas a continuación.

 

Objetivo

Herramienta

Migrar el correo, los contactos y los calendarios en nombre de usuarios de los siguientes servicios:

  • Office 365 (Exchange Online)

  • Exchange Server 2016, 2013, 2010 y 2007

Servicio de migración de datos

Debes ser superadministrador.

Migrar el correo, los contactos y los calendarios en nombre de usuarios de los siguientes servicios:

  • Exchange Server 2010, 2007, 2003 y 2000

  • Archivos PST

G Suite Migration for Microsoft Exchange (GSMME)

Debes ser superadministrador.

Migrar el correo, los contactos y los calendarios almacenados en equipos locales.

G Suite Sync for Microsoft Outlook (GSSMO)

Permitir que los usuarios de una organización migren sus datos de Exchange (opción recomendada para organizaciones con 20 usuarios o menos).

G Suite Migration for Microsoft Outlook (GSMMO)

 
  1. Como superadministrador, configura GSMMO en tu organización.

  2. Pide a los usuarios que ejecuten GSMMO.

4. Configurar el entorno de G Suite

Para facilitar la transición a G Suite, te recomendamos que configures el entorno de forma que resulte familiar a los usuarios del sistema antiguo. En esta sección se describe cómo recrear algunas funciones de Microsoft Exchange.

¿Puede un usuario seguir utilizando Microsoft Outlook u otro cliente de correo electrónico?

Sí. Con el complemento G Suite Sync for Microsoft Outlook, los usuarios pueden acceder al correo, el calendario y los contactos de G Suite desde un cliente de Outlook. Esta herramienta sincroniza todos los datos entre G Suite y Outlook.

G Suite también admite los clientes de correo electrónico que usen IMAP, incluidos los que lo hagan desde dispositivos móviles.

¿Puede un usuario delegar el acceso a su cuenta?

Sí, siempre que el administrador habilite esta función. Para hacerlo, el administrador debe abrir la consola de administración de Google, seleccionar Aplicaciones > G Suite > Gmail > Configuración de usuario y marcar la casilla "Permite a los usuarios delegar el acceso a sus buzones a otros usuarios del dominio".

Una vez que esta casilla esté marcada, los usuarios podrán delegar el acceso a sus cuentas de correo electrónico.

¿Puedo crear una libreta de direcciones global para los contactos compartidos?

Sí. Todos los usuarios y los grupos de tu dominio se añaden automáticamente a la libreta de direcciones global, en la que puedes incluir más entradas con la API Shared Contacts.

Más información sobre cómo compartir contactos mediante G Suite Sync for Microsoft Outlook

¿Puedo crear calendarios compartidos?

Sí, siempre que el administrador habilite esta función. En el artículo Configurar las opciones de visibilidad y uso compartido de calendarios, puedes consultar las opciones de uso compartido de calendarios que los administradores tienen disponibles. Los ajustes de la consola de administración determinan qué opciones tienen los usuarios para compartir sus calendarios.

G Suite Sync for Microsoft Outlook permite sincronizar los calendarios de Microsoft Outlook y G Suite de los usuarios. Puedes crear calendarios en cualquiera de estas aplicaciones y verlos en la otra. Puedes consultar algunas prácticas recomendadas al respecto en el artículo Prácticas recomendadas para trabajar con Calendario de Outlook. Para obtener más información sobre cómo compartir calendarios con G Suite Sync for Microsoft Outlook, echa un vistazo al artículo Compartir un calendario usando GSSMO.

¿Cómo se crean las carpetas públicas?

G Suite no dispone exactamente del mismo tipo de carpetas públicas que Microsoft Exchange. No obstante, puedes implementar funciones similares si creas un buzón compartido con grupos o usas carpetas compartidas de Google Drive.

¿Puedo utilizar un servidor SMTP alojado en Google para enviar mensajes desde una impresora, un escáner, un fax o un formulario web?

Sí. Si el dispositivo de envío admite SSL, puedes conectarte a smtp.gmail.com a través del puerto 465 o 587 y enviar mensajes a cualquier usuario, incluidos los que no pertenezcan a tu dominio. Para utilizar una conexión SSL, hay que autenticarse con un nombre de usuario y contraseña de G Suite. Si el dispositivo de envío no admite SSL, puedes enviar mensajes a los usuarios de tu dominio conectándote a aspmx.l.google.com a través del puerto 25. Para enviar mensajes mediante el servidor de correo de G Suite estándar, aspmx.l.google.com, no hace falta autenticarse.

5. Ofrecer formación a los usuarios en G Suite

Es muy importante formar a los usuarios para que aprendan a utilizar G Suite si quieres que todo funcione a la perfección. Google ofrece numerosos recursos para formar a usuarios finales, como, por ejemplo, tutoriales de vídeo, guías de introducción y hojas de consulta rápida. Puedes consultar muchos recursos de este tipo en el sitio web de configuración de G Suite y en el Centro de Aprendizaje.

6. Implementar G Suite en una organización

Tanto si quieres hacer una implementación de G Suite de prueba como una completa, en el sitio web de configuración de G Suite puedes encontrar muchos recursos que te ayudarán a gestionar todo el proceso, desde su planificación inicial hasta la asistencia continua a los usuarios.

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