Configurar firmas de usuario de Google Workspace en Gmail

A quién está dirigido este artículo

Este artículo está dirigido a administradores que gestionan las cuentas de Gmail de una empresa, un centro educativo u otro grupo. Si quieres crear una firma para tu cuenta personal de gmail.com, sigue estos pasos. 

Los usuarios de Gmail para empresas, centros educativos u otros grupos pueden crear una firma personalizada, que se añade automáticamente a sus mensajes de Gmail. La firma puede incluir información de contacto, el logotipo de una empresa, enlaces, etc.

Como administrador, puedes crear la misma firma para que la utilice todo el mundo. También puedes permitir a los usuarios que añadan imágenes de Google Drive a su firma. En Gmail, las firmas pueden tener hasta 10.000 caracteres.

Dar una firma predeterminada a todos los usuarios

Puedes añadir automáticamente un pie de página de texto a los correos de todos los usuarios. Puede incluir un aviso legal, promociones de la empresa o una firma estándar, por ejemplo. Los usuarios no ven ese texto cuando están escribiendo un correo. Tampoco pueden modificarlo ni eliminarlo. Consulta más información en el artículo Añadir un pie de página estándar a los mensajes salientes de los usuarios.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceGmailCumplimiento.
3. Desplázate hasta el ajuste Añadir pie de página.
4. Haz clic en Configurar o en Añadir otra regla.
5. En el cuadro Añadir ajuste, sigue estos pasos:

   Opción de configuración	¿Qué debes hacer?
   Añadir pie de página	Da un nombre al ajuste del pie de página. El nombre del ajuste se mostrará en la tabla de ajustes.
   Añadir el siguiente pie de página en todos los mensajes de correo electrónico salientes	Escribe el texto que quieres que aparezca en la parte inferior de cada mensaje enviado por los miembros de tu organización. Usa las herramientas de formato para personalizar el modo en que se muestra el texto.
   Opciones	(Opcional) De forma predeterminada, el pie de página solo se añade a los mensajes enviados a destinatarios ajenos a tu organización. Para añadir también el pie de página a los mensajes internos, marca la casilla Añadir el pie de página a los mensajes que se envían dentro de tu organización.

6. En la parte inferior del cuadro Añadir ajuste, haz clic en Guardar.
7. Comprueba que la nueva regla aparezca en la tabla Añadir pie de página.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información

Consejo: (para usuarios avanzados) Puedes utilizar la API de Gmail para aplicar la misma firma a la configuración de todos los usuarios. La firma aparece cuando los usuarios abren la ventana de redacción y pueden editarla si quieren. Consulta más información sobre cómo gestionar firmas.

Cómo pueden añadir imágenes los usuarios a sus firmas de Gmail

Los usuarios pueden añadir una imagen a su firma de Gmail desde Drive, desde su ordenador o desde una dirección web (URL).

1. En Gmail, ve a Configuración.
2. Selecciona la pestaña Generaldesplázate hasta tu firma. 
3. Haz clic en Insertar imagen.

Para añadir una imagen desde una dirección web, sigue estos pasos:

1. Selecciona Dirección web (URL).
2. Pega la URL de imagen en el espacio proporcionado.

   La imagen aparecerá en el espacio que hay debajo.

3. Haz clic en Seleccionar. La imagen se añadirá a tu firma.

Consulta más información en el artículo Buscar la URL de una página o imagen.

Para añadir una imagen de Mi unidad, sigue estos pasos:

1. Selecciona Mi unidad.
2. Selecciona la imagen que quieras añadir.
3. Haz clic en Seleccionar. La imagen se añadirá a tu firma.

Importante: Si los usuarios añaden una foto o una imagen de Drive, deben compartirla públicamente para que aparezca en su firma. Consulta más información en el artículo Compartir archivos desde Google Drive.

Para subir una imagen desde tu ordenador, sigue estos pasos:

1. Selecciona Subir.
2. Arrastra y suelta el archivo de imagen en la ventana o haz clic en Seleccionar un archivo de tu dispositivo.
3. Si has hecho clic en Selecciona un archivo… 
   1. Selecciona el archivo de imagen.
   2. Haz clic en Abrir.

La imagen se añadirá a tu firma.

Permitir que los usuarios añadan imágenes de Drive

Si quieres dejar que los miembros de tu organización añadan imágenes de Drive a sus firmas, tienes que activar la configuración en la consola de administración de Google.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.
3. Haz clic en Opciones para compartir y, en Compartir archivos fuera de tu organización, selecciona Activado.
4. Marca la casilla Si se permite compartir contenido fuera de tu organización, los usuarios de tu organización pueden proporcionar un enlace a cualquier persona para que vea archivos y contenido web publicado.
5. Haz clic en Guardar.

Gestionar firmas en una organización grande

Si tienes una gran organización con numerosas firmas que gestionar, Workspace Marketplace ofrece aplicaciones para ayudarte.

Solucionar problemas con las firmas de Gmail

Si tienes problemas para añadir una firma de Gmail o añadir imágenes a una firma de Gmail, consulta el artículo Solucionar problemas con las firmas de Gmail.