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Asignar, cancelar la asignación y reasignar licencias

En algunos casos, Google asigna automáticamente una licencia para un servicio a todos los usuarios de tu dominio. Otras veces, podrás asignar las licencias manualmente a todo tu dominio, una organización, un grupo de usuarios o un usuario concreto, o bien activar la opción de asignar automáticamente licencias a los usuarios. Más información sobre cómo funcionan las licencias de usuario

Nota: En este artículo se describen distintos procesos para asignar licencias, cancelar su asignación y reasignarlas. Los pasos para reducir el número de licencias dependen del tipo de plan que tengas. Si eres cliente de G Suite y estás suscrito al plan anual, solo podrás reducir el número de licencias cuando llegue el momento de renovar el contrato. Si tienes G Suite y estás suscrito al plan flexible, o tienes algún otro servicio de Google, el concepto de reducción de licencias no se aplica. En su lugar, puedes eliminar cuentas de usuario para reducir tu pago mensual siempre que quieras.

Puedes asignar y gestionar las licencias desde tres lugares diferentes de la consola de administración de Google:

  • La página Facturación: te permite asignar licencias a todos los usuarios de tu dominio o a una lista de usuarios que hayas subido, o bien configurar la asignación automática de licencias.
  • La página Usuarios: te permite asignar licencias a varios usuarios, pero no a todos los usuarios de tu dominio.
  • La página de un usuario específico: resulta útil para gestionar un usuario.

Asignar licencias y cancelar la asignación

Asignar automáticamente una licencia a todos los usuarios de tu dominio
Si utilizas Google Cloud Directory Sync, debes elegir un método de asignación automática de licencias. Puedes seleccionar la opción de licencias automáticas de la consola de administración de Google (que se describe en este artículo) o la sincronización de licencias de Google Cloud Directory Sync.
  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Facturación.

    En la página Facturación, se incluye una lista de todos los servicios que has comprado, junto con información básica acerca de tu suscripción.

  3. Para el servicio que quieras, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo, situada a la izquierda del nombre del servicio, para mostrar las entradas del cuadro.
  4. Haz clic en el campo Licencias automáticas y selecciona Activado para todos.
  5. Haz clic en Guardar.

También puedes asignar una licencia automáticamente a todos los usuarios de tu dominio desde la página de administración de licencias:

  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Facturación.

    En la página Facturación, se incluye una lista de todos los servicios que has comprado, junto con información básica acerca de tu suscripción.

  3. Junto al servicio al que quieras asignar licencias, haz clic en Más Más a continuación Administrar licencias.

    Debes hacer clic en Más Más junto a tu suscripción, no en la esquina superior derecha de la consola de administración.

  4. En la pestaña Administrar licencias, junto a Cesión automática de licencias, marca la casilla de asignación automática.
  5. Si tienes varios servicios, elige una opción de licencia en la lista desplegable que se muestra debajo de la casilla.
  6. En la parte inferior, haz clic en Guardar.

    Si activas la asignación automática, en la página de administración de licencias solo aparecerá la pestaña Administrar licencias.

Si activas la asignación automática de licencias en todo el dominio para un servicio, las licencias de usuario de dicho servicio no se cambian en ningún nivel (dominio u organización). Por ejemplo, distintas versiones de almacenamiento en Google Drive con diferentes capacidades de almacenamiento se consideran versiones del mismo servicio. Si los usuarios del dominio (y cualquier organización de este) disponen de licencias de almacenamiento en Drive con capacidad 1 y activas la asignación automática para la capacidad 2 de almacenamiento en Drive en todo el dominio, las licencias que hubiera para la capacidad 1 se mantendrán igual. Los usuarios nuevos del dominio y la organización recibirán licencias de capacidad 2.

Si activas la asignación automática de licencias en todo el dominio, podrás desactivarla para organizaciones o suborganizaciones específicas. De forma similar, si has desactivado la asignación automática en todo el dominio, podrás activarla para determinadas organizaciones y suborganizaciones.

Asignar y gestionar licencias en la página Facturación
  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Facturación.

    En la página Facturación, se incluye una lista de todos los productos que has comprado, junto con información básica acerca de tu suscripción.

  3. Junto al servicio al que quieras asignar licencias, haz clic en Más Más a continuación Administrar licencias.

    Debes hacer clic en Más Más junto a tu suscripción, no en la esquina superior derecha de la consola de administración.

    A continuación, elige una de estas opciones:

    • Para asignar una licencia a determinados usuarios de tu cuenta, ve al paso 4.
    • Para asignar licencias a una lista de usuarios que has subido, ve al paso 5.
    • Para asignar una licencia a todos los usuarios de una organización, ve al paso 6.
    • Para cancelar la asignación de licencias, ve al paso 7.
  4. (Opcional) Para asignar una licencia a determinados usuarios de tu cuenta:
    1. En la pestaña Usuarios sin asignar, marca la casilla junto a cada usuario al que quieras asignar una licencia.
    2. Haz clic en Asignar, selecciona el servicio para el que quieres asignar la licencia y, a continuación, haz clic en Asignar licencia.

      Los usuarios a los que se han asignado licencias se transfieren a la pestaña Usuarios asignados.

  5. (Opcional) Para asignar licencias a una lista de usuarios que has subido:
    1. En la pestaña Administrar licencias, junto a Asignación masiva de licencias a los usuarios, haz clic en Elegir archivo.
    2. Selecciona el archivo de usuarios y haz clic en Subir.

      El archivo debe estar en formato .csv y contener la dirección de correo electrónico completa de todos los usuarios a los que quieras asignar una licencia. Introduce una dirección en cada línea.

    3. Si tienes varias versiones de un servicio, selecciona la versión para la que quieres aplicar las licencias.
    4. Haz clic en Subir.
  6. (Opcional) Para asignar una licencia a todos los usuarios de una unidad organizativa:
    1. En la parte superior de la pestaña Usuarios sin asignar, haz clic en Organización.
    2. En la parte izquierda, selecciona la organización a la que quieres asignar las licencias. También puedes buscar una organización en el campo de búsqueda.

      En la pantalla Organización, se muestra cuántos usuarios de la organización tienen licencias y cuántos no.

    3. Haz clic en Asignar, selecciona el servicio para el que quieres asignar la licencia y, a continuación, haz clic en Asignar licencia.

      Si tienes varias versiones de un servicio y algunos de los usuarios ya disponen de una licencia para una versión distinta, se te preguntará si quieres reemplazar las licencias de esos usuarios por las nuevas o solo asignar licencias a los usuarios que no disponen de una.

      Al asignar licencias a una organización, solo obtienen licencias los usuarios de dicha organización. No se asignan licencias a los usuarios de las suborganizaciones.

  7. (Opcional) Para cancelar la asignación de licencias:
    1. En la pestaña Usuarios asignados, selecciona o busca los usuarios (Lista) o la organización (Organización).
    2. Haz clic en Cancelar asignación.

      Con este procedimiento, se cancela la asignación de la licencia del usuario y se transfiere a este de la pestaña Usuarios asignados a la pestaña Usuarios sin asignar.

Asignar y cancelar la asignación de licencias en la página Usuarios
  1. Inicia sesión en Consola de Administración de Google.
  2. Haz clic en Usuarios.
  3. Marca la casilla junto al nombre de cada usuario al que quieras asignar una licencia o cancelar la asignación de una licencia.

    Es posible que debas colocar el cursor sobre la imagen de perfil de un usuario para ver la casilla.

  4. En la esquina superior, haz clic en Administrar licencias Manage licenses y selecciona Asignar licencias o Anular la asignación de licencias.
  5. Selecciona el servicio y haz clic en Asignar o Cancelar asignación.
Asignar y cancelar la asignación de licencias en la página de un usuario específico
  1. Inicia sesión en Consola de Administración de Google.
  2. Haz clic en Usuarios.
  3. Haz clic en el nombre del usuario que quieres gestionar.
  4. Haz clic en la sección de licencias del usuario y, a continuación, en Administrar licencias.
  5. Marca o desmarca las casillas junto a un servicio para asignar o cancelar la licencia, según se requiera, y haz clic en Guardar.

Reasignar licencias

No se puede asignar una licencia de un servicio de Google de un usuario a otro directamente. En su lugar, sigue los procedimientos descritos más arriba para cancelar la asignación de la licencia del primer usuario y, a continuación, asígnala al segundo.

Nota:

  • No puedes quitar la licencia a un usuario si has decidido asignar automáticamente licencias a todos los usuarios.
  • En algunos casos, si cancelas la asignación de una licencia, es posible que tengas que esperar un máximo de 24 horas para poder reasignarla a otro usuario.
  • Puedes cambiar la licencia de un usuario directamente de una versión de un servicio de Google a otra del mismo servicio (por ejemplo, de una capacidad de almacenamiento en Google Drive a otra).
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