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Asignar, cancelar y reasignar licencias

En algunos casos, Google asigna de forma automática la licencia de un servicio a todos los usuarios de tu organización. Otras veces, podrás asignar licencias manualmente a toda la organización, una unidad organizativa, un grupo de usuarios o un usuario concreto. También puedes signar licencias automáticamente a los usuarios activando la opción correspondiente. Más información sobre cómo funcionan las licencias de usuario

Nota: En este artículo se describen distintos procesos para asignar licencias, cancelar su asignación y reasignarlas. Los pasos para reducir el número de licencias dependen del tipo de plan que tengas. Si eres cliente de G Suite y estás suscrito al plan anual, solo podrás reducir el número de licencias cuando llegue el momento de renovar el contrato. Si tienes G Suite y estás suscrito al plan flexible, o tienes algún otro servicio de Google, el concepto de reducción de licencias no se aplica. En su lugar, puedes eliminar cuentas de usuario para reducir tu pago mensual siempre que quieras.

Puedes asignar y gestionar licencias desde tres lugares diferentes de la consola de administración de Google:

  • La página Facturación, donde puedes asignar licencias a todos los usuarios de tu organización o a una lista de usuarios que hayas subido, o bien configurar la asignación automática de licencias.
  • La página Usuarios, donde puedes asignar licencias a varios usuarios de tu organización, pero no a todos.
  • La página de un usuario específico, que resulta útil para gestionar un solo usuario.

Asignar licencias y cancelar la asignación

Asignar automáticamente una licencia a todos los usuarios de tu organización

Nota: Si utilizas Google Cloud Directory Sync, debes elegir un método de asignación automática de licencias, ya sea a través de la consola de administración de Google como se describe en este artículo o mediante la sincronización de licencias de Google Cloud Directory Sync.

Puedes asignar una licencia a todos los usuarios de tu organización de forma automática en la página Facturación o en la página de gestión de licencias.

Asignar de forma automática una licencia en la página de facturación

  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Facturación.

    En la página Facturación, se incluye una lista de todos los servicios que has comprado, junto con información básica acerca de tu suscripción.

  3. Haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo situada a la izquierda del nombre del servicio que quieras para mostrar las entradas del cuadro.
  4. Haz clic en el campo Licencias automáticas y selecciona Activado para todos.
  5. Haz clic en Guardar.

Asignar de forma automática una licencia en la página de gestión de licencias

  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Facturación.

    En la página Facturación, se incluye una lista de todos los servicios que has comprado, junto con información básica acerca de tu suscripción.

  3. Junto al servicio al que quieras asignar licencias, haz clic en Más Más a continuación Administrar licencias.

    Debes hacer clic en el icono Más Más, situado junto a tu suscripción, y no en la esquina superior derecha de la consola de administración.

  4. En la pestaña Administrar licencias, junto a Cesión automática de licencias, marca la casilla de asignación automática.
  5. Si tienes varios servicios, elige una opción de licencia en la lista desplegable que se muestra debajo de la casilla.
  6. En la parte inferior, haz clic en Guardar.

    Si activas la asignación automática, en la página de gestión de licencias solo aparecerá la pestaña Administrar licencias.

Asignación automática de licencias

Si activas la asignación automática de licencias de un servicio en toda la organización, las licencias de usuario de dicho servicio no se cambian a ningún nivel (organización de nivel superior o de nivel inferior). Por ejemplo, distintas versiones de almacenamiento en Google Drive con diferentes capacidades se consideran versiones del mismo servicio. Si los usuarios de la organización disponen de licencias de almacenamiento en Drive con capacidad 1 y activas la asignación automática de la capacidad 2 de almacenamiento en Drive a nivel de la organización, las licencias de la capacidad 1 que ya hubiera se mantendrán igual. Los usuarios nuevos de la organización recibirán licencias de capacidad 2.

Si activas la asignación automática de licencias en tu organización de nivel superior, puedes desactivarla en organizaciones específicas de nivel inferior. De forma similar, si has desactivado la asignación automática en la organización de nivel superior, podrás activarla en determinadas organizaciones de nivel inferior.

Asignar licencias y cancelar la asignación en la página Facturación
  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Facturación.

    En la página Facturación, se incluye una lista de todos los servicios que has comprado, junto con información básica acerca de tu suscripción.

  3. Junto al servicio al que quieras asignar licencias, haz clic en Más Más a continuación Administrar licencias.

    Debes hacer clic en el icono Más Más, situado junto a tu suscripción, y no en la esquina superior derecha de la consola de administración.

  4. Elige una de estas opciones:

    • Para asignar una licencia a algunos usuarios específicos de tu cuenta, ve al paso 5.
    • Para asignar licencias a una lista de usuarios que has subido, ve al paso 6.
    • Para asignar una licencia a todos los usuarios de una organización, ve al paso 7.
    • Para cancelar la asignación de licencias, ve al paso 8.
  5. (Opcional) Para asignar una licencia a determinados usuarios de tu cuenta:
    1. En la pestaña Usuarios sin asignar, marca la casilla junto a cada usuario al que quieras asignar una licencia.
    2. Haz clic en Asignar, selecciona el servicio del que quieres asignar la licencia y, a continuación, haz clic en Asignar licencia.

      Los usuarios a los que se han asignado licencias se transfieren a la pestaña Usuarios asignados.

  6. (Opcional) Para asignar licencias a una lista de usuarios que has subido:
    1. En la pestaña Administrar licencias, junto a Asignación masiva de licencias a los usuarios, haz clic en Elegir archivo.
    2. Selecciona el archivo de usuarios y haz clic en Subir.

      El archivo debe estar en formato .csv y contener la dirección de correo electrónico completa de todos los usuarios a los que quieras asignar una licencia. Introduce una dirección en cada línea.

    3. Si tienes varias versiones de un servicio, selecciona la versión de la que quieres aplicar licencias.
    4. Haz clic en Subir.
  7. (Opcional) Para asignar una licencia a todos los usuarios de una unidad organizativa:
    1. En la parte superior de la pestaña Usuarios sin asignar, haz clic en Organización.
    2. En la parte izquierda, selecciona la organización a la que quieres asignar licencias. También puedes buscar una organización en el campo de búsqueda.

      En la pantalla Organización, se muestra cuántos usuarios de la organización tienen licencias y cuántos no.

    3. Haz clic en Asignar, selecciona el servicio del que quieres asignar la licencia y, a continuación, haz clic en Asignar licencia.

      Si tienes varias versiones de un servicio y algunos de los usuarios ya disponen de una licencia de una versión distinta, se te preguntará si quieres reemplazar las licencias de esos usuarios por las nuevas o solo asignar licencias a los usuarios que no disponen de una.

      Al asignar licencias a una organización, solo obtienen licencias los usuarios de dicha organización. No se asignan licencias a los usuarios de las suborganizaciones.

  8. (Opcional) Para cancelar la asignación de licencias:
    1. En la pestaña Usuarios asignados, selecciona o busca los usuarios (Lista) o la organización (Organización).
    2. Haz clic en Cancelar asignación.

      Con este procedimiento, se cancela la asignación de la licencia de un usuario y se le transfiere de la pestaña Usuarios asignados a la pestaña Usuarios sin asignar.

Asignar y cancelar la asignación de licencias en la página Usuarios
  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Usuarios.
  3. Marca la casilla junto al nombre de cada usuario al que quieras asignar una licencia o cancelar la asignación de una licencia.

    Es posible que debas colocar el cursor sobre la imagen de perfil de un usuario para ver la casilla.

  4. En la esquina superior, haz clic en Administrar licencias Manage licenses y selecciona Asignar licencias o Anular la asignación de licencias.
  5. Selecciona el servicio y haz clic en Asignar o Cancelar asignación.
Asignar y cancelar la asignación de licencias en la página de un usuario específico
  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Usuarios.
  3. Haz clic en el nombre del usuario que quieres gestionar.
  4. Haz clic en la sección de licencias del usuario y, a continuación, en Administrar licencias.
  5. Marca o desmarca las casillas junto a un servicio para asignar o cancelar la licencia, según se requiera, y haz clic en Guardar.

Reasignar licencias

No se puede asignar una licencia de un servicio de Google de un usuario a otro directamente. En su lugar, sigue los procedimientos descritos más arriba para cancelar la asignación de la licencia del primer usuario y, a continuación, asígnala al nuevo.

Nota:

  • No puedes cancelar la asignación de una licencia que ya tenga un usuario si has decidido asignar automáticamente licencias a todos los usuarios.
  • En algunos casos, si cancelas la asignación de una licencia, es posible que tengas que esperar un máximo de 24 horas para poder reasignarla a otro usuario.
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