Asignar licencias de producto a los usuarios

Para utilizar Gmail, Google Drive o cualquier aplicación que forme parte de Google Apps es necesario disponer de una licencia de Google Apps. Puedes asignar licencias a los usuarios de forma individual o hacer que se asignen de forma automática para cada usuario que crees. No se permite que varios usuarios compartan una misma licencia de Google Apps.

  • La casilla de verificación Asignar automáticamente la siguiente licencia a todos los usuarios no asignados actualmente y usuarios creados posteriormente está marcada de forma predeterminada. Google asignará de forma automática a cada usuario las licencias de Google Apps. Cuando hayas agotado el número de licencias de Google Apps que tienes disponibles, cualquier nuevo usuario que se cree no tendrá acceso a Google Apps.
  • Si la casilla de verificación no está marcada, Google creará nuevos usuarios, pero deberás asignar las licencias de Google Apps a cada uno de ellos manualmente. Una vez que hayas agotado el número de licencias de Google Apps que tienes disponibles, ya no podrás asignar más y los usuarios sin licencia no tendrán acceso a Google Apps.

Si compras más de un producto de Google for Work, como Google Apps for Work y Google My Maps Pro, debes asignar licencias a las personas que van a usar los productos. Un usuario debe disponer de una licencia para un producto antes de que esté disponible en su lista de servicios de Google. Puedes asignar licencias a usuarios específicos, a todas las personas de una unidad organizativa o a todos los usuarios de tu cuenta.

Si solo has adquirido un producto de Google, la Consola de administración asigna de forma automática una licencia para ese producto a cada usuario, por lo que no necesitas asignar licencias tal como se describe aquí.

Algunos productos incluyen varios servicios, pero solo requieren una licencia por usuario. Por ejemplo, una licencia para Google Apps otorga al usuario acceso a Gmail, Google Calendar, Google Drive y todos los demás servicios que se incluyen en Google Apps.

Para asignar licencias de producto:

  1. Inicia sesión en la Google Admin console.
  2. En el panel de control, haz clic en Facturación.

    En la página Facturación se incluye una lista de todos los productos que has comprado, junto con información básica acerca de tu suscripción.

  3. Busca el producto para el que quieres asignar licencias.
  4. Haz clic en el icono de opciones adicionales situado en la parte superior derecha .
  5. En el menú desplegable, haz clic en Administrar licencias
  6. En la página de administración de licencias, realiza una de estas acciones:
    Asignar una licencia a todos los usuarios de tu cuenta
    1. Haz clic en la pestaña Administrar licencias.
    2. Junto a Cesión automática de licencias, marca la casilla que asigna licencias a todos los usuarios sin asignar.
    3. Si está disponible, elige una opción de licencia en la lista desplegable que se muestra bajo la casilla de verificación.

    Al activar la cesión automática de licencias, se asigna una licencia a todos los usuarios de tu cuenta que no tengan actualmente una licencia para ese producto. También se asignará una licencia a todos los usuarios nuevos que añadas a tu cuenta en el futuro.

    Asignar una licencia a usuarios específicos
    1. Haz clic en la pestaña Usuarios sin asignar.
    2. Marca la casilla junto a cada usuario al que quieras asignar una licencia.
    3. Haz clic en el botón Asignar y elige la opción de licencia que quieras en la lista desplegable que aparece.

      En esta lista también se muestra el número de licencias que has adquirido y el número de licencias que ya se están utilizando.

    Con este procedimiento, se asigna una licencia a cada usuario seleccionado y se transfiere a los usuarios de la pestaña Usuarios sin asignar a la pestaña Usuarios asignados.

    Subir una lista de usuarios
    1. Haz clic en la pestaña Administrar licencias.
    2. Junto a Asignación masiva de licencias a los usuarios, haz clic en Elegir archivo. Selecciona en tu ordenador o red el archivo CSV que vas a subir a la consola.

      Debería ser un archivo de texto que contenga la dirección de correo electrónica completa de todos los usuarios a los que quieres asignarles una licencia (introduce una dirección por línea).

    3. Haz clic en Subir.

    De esta forma, se asigna una licencia a cada usuario incluido en el archivo CSV.

    Asignar una licencia a cada usuario de una unidad organizativa
    1. Haz clic en la pestaña Usuarios sin asignar.
    2. Haz clic en el enlace Org, justo debajo de las pestañas, y selecciona la organización a la que quieres asignar licencias.

      Se mostrará cuántos usuarios de la organización tienen licencias y cuántos no.

    3. Haz clic en el botón Asignar y selecciona la opción de licencia en la lista desplegable.

      Si algunos usuarios de la organización ya poseen licencias, se te preguntará si quieres reemplazar las licencias de dichos usuarios o si simplemente quieres asignar licencias a aquellos que aún no las tienen.

    Ten en cuenta que al asignar licencias a una unidad organizativa, solo se proporcionan licencias a los usuarios de dicha organización. Los usuarios de las suborganizaciones no reciben licencias.

Si no dispones de suficientes licencias para los usuarios a los que estás intentando asignar licencias, aparecerá un mensaje de error y las licencias no se asignarán. Puedes reducir el número de usuarios o adquirir más licencias.

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