Een discussiegroep gebruiken als gezamenlijke inbox

Voor deze functie moet Google Groups for Business worden ingeschakeld.

U kunt een groep gebruiken als gezamenlijke inbox om verantwoordelijkheid voor onderwerpen te verdelen en te monitoren onder de gebruikers van de discussiegroep.

Deze samenwerkingsfuncties zijn vooral handig voor de teams van de technische ondersteuning of de klantenservice. U kunt bijvoorbeeld een discussiegroep maken met als adres ondersteuning@uw-domein.com, uw ondersteuningsmedewerkers toevoegen als lid en toestaan dat mensen buiten uw organisatie berichten kunnen sturen naar de discussiegroep. Uw ondersteuningsmedewerkers ontvangen de berichten van uw klanten en kunnen het volgende doen in de groepsweergave Onderwerpen:

  • De verantwoordelijkheid voor een onderwerp toekennen aan een lid van de groep
  • Een onderwerp markeren als opgelost
  • De aan een onderwerp gekoppelde tags bewerken
  • Onderwerpen filteren op tag, behandelstatus of verantwoordelijke
Een gezamenlijke inbox instellen

U kunt een nieuwe discussiegroep instellen als gezamenlijke inbox, of functies voor een gezamenlijke inbox toevoegen aan een bestaande discussiegroep.

Ga als volgt te werk om een nieuwe groep in te stellen als een gezamenlijke inbox:

  1. Ga naar Discussiegroepen (https://groups.google.com/) en klik op Groep maken.
  2. Geef in de betreffende velden de naam van de groep, het e-mailadres en een beschrijving op.
  3. Selecteer Gezamenlijke inbox in het dropdownmenu 'Een groepstype selecteren'.
  4. Selecteer onder Deelnemers welke soorten groepsleden (eigenaren, beheerders en/of standaardleden) toegang hebben tot de functies van de gezamenlijke inbox.
  5. Specificeer de juiste instellingen onder Basisrechten.
  6. Klik op Maken.

Ga als volgt te werk om functies voor een gezamenlijke inbox toe te voegen aan een bestaande groep:

  1. Klik in de weergave 'Onderwerpen' van uw groep op Beheren.
  2. Vouw het gedeelte Informatie in de linkerkolom uit en klik op Geavanceerd.
  3. Klik in het vak Een groepstype selecteren en klik vervolgens op Gezamenlijke inbox.
  4. (Optioneel) Selecteer eventuele aanvullende opties om rechten te beheren.
  5. Klik op Deze groep resetten om de wijzigingen op te slaan.
Een onderwerp toewijzen

Als u de verantwoordelijkheid voor een onderwerp wilt toewijzen aan uzelf of aan een ander groepslid, opent u het onderwerp in de weergave 'Onderwerpen' en voert u een van de volgende handelingen uit:

  • Klik op Deelnemen aan onderwerp om het onderwerp aan uzelf toe te wijzen.
  • Klik op Toewijzen om het onderwerp aan een ander groepslid toe te wijzen. Zoek in het dialoogvenster dat wordt geopend naar het e-mailadres van het groepslid en klik naast het lid in de zoekresultaten op Toewijzen.

Als een onderwerp aan u is toegewezen, en u wilt deze toewijzing verwijderen, opent u het onderwerp en selecteert u Verwijderen in het dropdown-menu Acties. U kunt het onderwerp vervolgens aan een ander groepslid toewijzen.

Als u de onderwerpen wilt weergeven die aan u zijn toegewezen, selecteert u Toegewezen aan mij in het dropdown-menu Filters.

Een onderwerp oplossen

Door een onderwerp op te lossen, geeft u aan dat er voor het betreffende onderwerp geen verdere actie nodig is. Er zijn verschillende manieren om een onderwerp op te lossen, afhankelijk van de status van het onderwerp:

  • Als voor een nieuw onderwerp geen actie is vereist, klikt u op Geen actie nodig.
  • Als een onderwerp is opgelost door een vervolgonderwerp, opent u het onderwerp en klikt u op Markeren als voltooid of Markeren als beste antwoord in het vervolgbericht.
  • Als een onderwerp een duplicaat is van een eerder onderwerp, klikt u op Instellen als duplicaat. In het dialoogvenster dat wordt geopend, specificeert u de URL van het originele onderwerp.

In de weergave 'Onderwerpen' wordt aangegeven welke onderwerpen zijn opgelost en hoe dat is gedaan. De oplossingsinstellingen sluiten elkaar niet uit. U kunt voor elk onderwerp meerdere instellingen kiezen.

Tags beheren

Onderwerpen in een groep kunnen worden geordend met tags. Taginstellingen voor een discussiegroep worden beheerd op de pagina Groep beheren van de groep.

Ga als volgt te werk om tags toe te voegen aan een onderwerp:

  1. Open het onderwerp in de weergave Onderwerpen.
  2. Klik op tags toevoegen.
  3. Specificeer een of meer tags en klik op Wijzigingen opslaan. Tags kunnen maximaal twintig tekens bevatten. Het maximum aantal tags dat een onderwerp kan hebben, wordt door de groepseigenaar bepaald in de beheerinstellingen van de groep.

Ga als volgt te werk om tags te verwijderen uit een onderwerp:

  1. Open het onderwerp in de weergave Onderwerpen. De tags van het onderwerp worden weergegeven naast de naam van het onderwerp.
  2. Klik op de X naast een tag om de tag te verwijderen uit het onderwerp.
Onderwerpen filteren

Als u de onderwerpen wilt wijzigen die worden getoond in de weergave Onderwerpen, klikt u op Filters. U kunt onderwerpen filteren op elke combinatie van het volgende:

  • Onderwerpen zonder reacties
  • Onderwerpen die u heeft gestart
  • Onderwerpen waarop u heeft gereageerd
  • Onderwerpen die zijn gemarkeerd als voltooid

Wanneer u de juiste filters heeft geselecteerd, klikt u onderaan het menu op Geselecteerde filters toepassen. Als u de filters die u heeft toegepast wilt verwijderen, klikt u op Filters > Alle filters verwijderen (alle onderwerpen weergeven).

U kunt onderwerpen ook filteren op tag. Hiervoor schakelt u naar de weergave Tags van uw groep en selecteert u de tag die u wilt bekijken.

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?