Een groep gebruiken als gezamenlijke inbox

Dit artikel is bestemd voor G Suite-beheerders. Als u uw eigen groepen wilt beheren, bekijkt u het Helpcentrum van Google Groepen.

Voor deze functie moet Google Groups for Business worden ingeschakeld.

U kunt een groep gebruiken als gezamenlijke inbox om verantwoordelijkheid voor onderwerpen te verdelen onder de gebruikers van de groep en deze te monitoren.

Gezamenlijke inboxen zijn met name handig voor de teams van de technische support of de klantenservice. U kunt bijvoorbeeld een groep maken met als adres support@uw-domein.com, uw supportmedewerkers toevoegen als lid en toestaan dat mensen buiten de organisatie berichten kunnen sturen naar de groep. Uw supportmedewerkers ontvangen berichten van klanten en kunnen het volgende doen:

  • Groepsleden verantwoordelijk maken voor bepaalde onderwerpen
  • Onderwerpen markeren als opgelost
  • Tags bewerken die zijn gekoppeld aan bepaalde onderwerpen
  • Onderwerpen filteren op tag, behandelstatus of verantwoordelijke

Alles openen   |  Alles sluiten

Een gezamenlijke inbox instellen

U kunt een nieuwe groep instellen als gezamenlijke inbox of functies voor een gezamenlijke inbox toevoegen aan bestaande groepen.

Een nieuwe groep instellen als gezamenlijke inbox

Voordat u begint, moet u Google Groepen voor bedrijven inschakelen en deelopties instellen voor Google Groepen voor bedrijven.

  1. Ga naar Groepen (https://groups.google.com/).
  2. Klik op Groep maken.
  3. Voer een naam, e-mailadres en beschrijving voor de groep in.
  4. Selecteer Gezamenlijke inbox in het menu 'Een groepstype selecteren'.
  5. Geef de juiste instellingen op onder Basisrechten.
  6. Klik bovenaan op Maken.

Functies voor een gezamenlijke inbox toevoegen aan een bestaande groep

  1. Ga naar Groepen (https://groups.google.com/).
  2. Klik op Mijn groepen.
  3. Klik onder de naam van de groep op Groep beheren.
  4. Selecteer links Informatie en dan Geavanceerd.
  5. Selecteer Gezamenlijke inbox naast 'Een groepstype selecteren'.
  6. (Optioneel) Selecteer opties om rechten te beheren.
  7. Klik op Deze groep resetten.
Een onderwerp toewijzen

Ga als volgt te werk om uzelf of een ander groepslid verantwoordelijkheid te geven voor een bepaald onderwerp:

Open het onderwerp in de weergave 'Onderwerpen' en voer een van de volgende handelingen uit:

  • Klik op Toevoegen om het onderwerp aan uzelf toe te wijzen.
  • Klik op Toewijzen om het onderwerp aan een ander groepslid toe te wijzen. Zoek in het venster dat wordt geopend het e-mailadres van het betreffende lid en klik naast het lid in de zoekresultaten op Toewijzen.

Ga als volgt te werk als een onderwerp aan u is toegewezen en u de toewijzing wilt verwijderen:

  • Open het onderwerp en selecteer Verwijderen in het dropdownmenu 'Acties'.
  • (Optioneel) Wijs het onderwerp toe aan een ander groepslid.

Als u de onderwerpen wilt bekijken die aan u zijn toegewezen, selecteert u Toegewezen aan mij in het dropdownmenu 'Filters'.

Een onderwerp markeren als opgelost

Door een onderwerp op te lossen, geeft u aan dat er voor het betreffende onderwerp geen verdere actie nodig is. Er zijn verschillende manieren om een onderwerp te markeren als opgelost, afhankelijk van de status van het onderwerp:

  • Als voor een onderwerp geen actie is vereist, klikt u op Geen actie nodig.
  • Als een onderwerp een duplicaat is van een eerder onderwerp, klikt u op Instellen als duplicaat. In het dialoogvenster dat wordt geopend, specificeert u de URL van het originele onderwerp.

In de weergave 'Onderwerpen' wordt aangegeven welke onderwerpen zijn opgelost en hoe dat is gedaan. De oplossingsinstellingen sluiten elkaar niet uit. U kunt voor elk onderwerp meerdere instellingen kiezen.

Tags beheren

In groepen kunnen onderwerpen worden geordend met tags. Een tag kan maximaal twintig tekens bevatten en een onderwerp maximaal veertien tags.

Ga als volgt te werk om tags toe te voegen aan een onderwerp:

  1. Open het onderwerp in de weergave Onderwerpen.
  2. Klik op tags toevoegen.
  3. Specificeer een of meer tags en klik op Wijzigingen opslaan.

Ga als volgt te werk om tags te verwijderen uit een onderwerp:

  1. Open het onderwerp in de weergave Onderwerpen. De tags van het onderwerp worden weergegeven naast de naam van het onderwerp.
  2. Klik op de X naast een tag om de tag te verwijderen uit het onderwerp.
Onderwerpen filteren

Als u de onderwerpen wilt wijzigen die worden getoond in de weergave Onderwerpen, klikt u op Filters. U kunt onderwerpen filteren op elke combinatie van het volgende:

  • Onderwerpen zonder reacties
  • Onderwerpen die u heeft gestart
  • Onderwerpen waarop u heeft gereageerd
  • Onderwerpen die zijn gemarkeerd als voltooid

Wanneer u de juiste filters heeft geselecteerd, klikt u onderaan het menu op Geselecteerde filters toepassen. Als u de filters die u heeft toegepast wilt verwijderen, klikt u op Filters > Alle filters verwijderen (alle onderwerpen weergeven).

U kunt onderwerpen ook filteren op tag. Ga naar de weergave 'Tags' van de groep en selecteert u de tag die u wilt bekijken.

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?