Een groep gebruiken als gezamenlijke inbox


Dit artikel is bedoeld voor beheerders. Als u uw eigen groepen wilt beheren, gaat u naar het Helpcentrum van Google Groepen.
Voor deze functie moet Google Groepen voor bedrijven worden ingeschakeld." "

Je kunt gezamenlijke inboxen in Google Groepen gebruiken voor mailinglijsten en online forums. Leden van de gezamenlijke inbox met de juiste rechten kunnen ook gesprekken of onderwerpen aan elkaar toewijzen om deze bij te houden.

Je kunt bijvoorbeeld een groep maken voor je technische supportteam of klantenservice met als adres support@je-eigen-domein.com, de supportmedewerkers toevoegen als lid en toestaan dat mensen van buiten de organisatie berichten naar de groep kunnen sturen.

Als je supportmedewerkers een bericht ontvangen, kunnen ze het volgende doen:

  • De verantwoordelijkheid voor een gesprek of onderwerp aan groepsleden toewijzen
  • Een behandelstatus instellen voor een gesprek of onderwerp: 'Voltooid', 'Duplicaat' of 'Geen actie nodig'
  • Gesprekken en onderwerpen filteren op behandelstatus of verantwoordelijke

Alles openen   |  Alles sluiten


Voordat u begint

Maak een groep om te gebruiken als gezamenlijke inbox of schakel functies voor gezamenlijke inboxes in voor een bestaande groep. Meer informatie over het maken van een gezamenlijke inbox

Een gesprek of onderwerp toewijzen

U kunt de verantwoordelijkheid voor een gesprek of onderwerp toewijzen aan uzelf of een ander groepslid.

De nieuwe versie van Google Groepen gebruiken
  1. Log in bij Google Groepen.
  2. Klik op de naam van een groep.
  3. Kies een optie:
    • Eén gesprek toewijzen: Klik op het gesprek.
    • Meerdere gesprekken toewijzen: Plaats de muisaanwijzer op elk gesprekand thenvink het vakje aan naast de naam van de persoon die de post heeft geplaatst.
  4. Kies bovenaan de gewenste optie:
    • Klik op Toevoegen "" om het gesprek aan uzelf toe te wijzen.
    • Klik op Toewijzen "" om het gesprek aan een ander groepslid toe te wijzen. Voer het e-mailadres in van de persoon aan wie u het gesprek wilt toewijzenand thenklik op Toewijzen.
  5. Ga als volgt te werk als een gesprek aan u is toegewezen en u de toewijzing wilt verwijderen:
    • Klik bovenaan op Verwijderen "".
    • (Optioneel) Wijs het gesprek toe aan een ander groepslid.
  6. Ga als volgt te werk om gesprekken te bekijken in een bepaalde groep die aan u zijn toegewezen:
    1. Klik bovenaan in de zoekbalk op de pijl-omlaag "".
    2. Klik op Toegewezen aanand thenselecteer Toegewezen aan mij.
    3. Klik op Zoeken
De klassieke versie van Google Groepen gebruiken
  1. Log in bij Google Groepen.
  2. Klik op Mijn groepen.
  3. Klik op de naam van een groep.
  4. Open het onderwerp in de weergave Onderwerpen en voer een van de volgende handelingen uit:
    • Klik op Toevoegen om het onderwerp aan uzelf toe te wijzen.
    • Klik op Toewijzen om het onderwerp aan een ander groepslid toe te wijzen. Zoek in het venster dat wordt geopend het e-mailadres van het betreffende lid en klik naast het lid in de zoekresultaten op Toewijzen.
  5. Ga als volgt te werk als een onderwerp aan u is toegewezen en u de toewijzing wilt verwijderen:
    • Open het onderwerp en selecteer Verwijderen in het dropdownmenu Acties.
    • (Optioneel) Wijs het onderwerp toe aan een ander groepslid.
  6. Als u de onderwerpen wilt bekijken die aan u zijn toegewezen, selecteert u Toegewezen aan mij in het menu Filters.

Een onderwerp of gesprek oplossen

De nieuwe versie van Google Groepen gebruiken
  1. Log in bij Google Groepen.
  2. Klik op de naam van een groep.
  3. Kies een optie:
    • Eén gesprek oplossen: Klik op het gesprek.
    • Meerdere gesprekken oplossen: Plaats de muisaanwijzer op elk gesprekand thenvink het vakje aan naast de naam van de persoon die de post heeft geplaatst.
  4. Kies bovenaan de gewenste optie:
    • Als het gesprek klaar is, klikt u op Markeren als voltooid "".
    • Als voor een gesprek geen verdere actie is vereist, klikt u op Geen actie nodig "".
    • Als het gesprek een duplicaat is van een ander gesprek, klikt u op Markeren als duplicaat "". Voer de URL in van het dubbele gesprekand thenklik op Markeren als duplicaat.
De klassieke versie van Google Groepen gebruiken

Als u een onderwerp oplost, geeft u aan dat er voor het onderwerp geen verdere actie nodig is. Er zijn verschillende manieren om een onderwerp te markeren als opgelost, afhankelijk van de status van het onderwerp:

  • Als voor een onderwerp geen actie is vereist, klikt u op Geen actie nodig.
  • Als een onderwerp een duplicaat is van een eerder onderwerp, klikt u op Instellen als duplicaat. Klik in het dialoogvenster dat wordt geopend op het tabblad URL en voer vervolgens de URL van het oorspronkelijke onderwerp in.

In de weergave Onderwerpen ziet u welke onderwerpen zijn opgelost en hoe dat is gedaan. De oplossingsinstellingen sluiten elkaar niet uit. U kunt voor elk onderwerp meerdere instellingen kiezen.

Als een onderwerp meerdere berichten bevat, kunt u ook één van de reacties markeren als voltooid. U kunt slechts één bericht markeren. Dit kan alleen een reactie zijn, niet het oorspronkelijke bericht. Open hiervoor een bericht en klik onderaan op Markeren als voltooid.

Labels en tags beheren

De nieuwe versie van Google Groepen gebruiken

U kunt onderwerpen ordenen met labels.

In tegenstelling tot labels die u in Gmail maakt, is een label dat u toewijst aan een gesprek in Groepen zichtbaar voor iedereen die het gesprek kan zien.

Als je labels wilt gebruiken in de nieuwe versie van Groepen, moet de functie voor gedeelde labels zijn ingeschakeld.

Als je tags gebruikt in de klassieke versie van Groepen, worden gedeelde labels automatisch ingeschakeld in de nieuwe versie van Groepen en worden eventuele tags omgezet in labels voor de betreffende groepen. Je hoeft niets te doen.

Als je categorieën gebruikt in de klassieke versie van Groepen, worden eventuele tags die je in die categorieën maakt, in de nieuwe versie van Groepen omgezet in labels als je een van de volgende functies inschakelt:

  • Gedeelde labels in de nieuwe versie van Groepen
  • Tags in de klassieke versie van Groepen
  1. Log in bij Google Groepen.
  2. Klik op de naam van een groep.
  3. Ga als volgt te werk om labels in te schakelen:
    1. Klik links op Groepsinstellingen.
    2. Vink onder Gedeelde labels het vakje aan voor Gedeelde labels inschakelen voor deze groep.
  4. Ga als volgt te werk om een label te maken:
    1. Plaats in het linkervenster de muisaanwijzer op Labelsand thenklik op Meer ""and thenLabel toevoegen.
    2. Voer een naam in voor het labeland thenklik op Toevoegen.
  5. Ga als volgt te werk om een label toe te passen op een of meer gesprekken:
    1. Voor één gesprek: Klik op het gesprek.
      Voor meerdere gesprekken: Plaats de muisaanwijzer op elk gesprekand thenvink het vakje aan naast de naam van de persoon die de post heeft geplaatst.
    2. Klik rechtsboven op Label ".
    3. Begin met het typen van de labelnaamand thenvink als het juiste label wordt weergegeven het vakje aan naast de naam.
      U kunt ook een nieuw label maken om toe te passen op de geselecteerde berichten.
  6. Ga als volgt te werk om een label te verwijderen:
    1. Klik in het linkervenster, rechts van Labels, op Meer ""and thenLabel verwijderen.
    2. Klik op OK.
      Het label wordt verwijderd uit de lijst met labels. Gesprekken met het label blijven echter bewaard, tenzij u het label verwijdert voor de gesprekken.
De klassieke versie van Google Groepen gebruiken

U kunt onderwerpen ordenen met tags. Een onderwerp kan maximaal vijf tags bevatten in groepen die worden gebruikt als gezamenlijke inbox en veertien tags in andere groepen.

Ga als volgt te werk om tags toe te voegen of te verwijderen: 

  1. Log in bij Google Groepen.
  2. Klik op Mijn groepen.
  3. Klik op de naam van een groep.
  4. Vouw een onderwerp uit.
  5. Klik op Tags toevoegen.
  6. Specificeer een of meer tags en klik op Wijzigingen opslaan. De tags van het onderwerp worden weergegeven naast de naam van het onderwerp.
  7. Klik op de X naast een tag om de tag te verwijderen uit het onderwerp.

Gesprekken of onderwerpen filteren

De nieuwe versie van Google Groepen gebruiken
  1. Log in bij Google Groepen.
  2. Klik op de naam van een groep.
  3. Klik bovenaan in de zoekbalk op de pijl-omlaag "".
  4. Gebruik het zoekveld om gesprekken te filteren op de volgende opties:
    • De gebruiker die in het gesprek heeft gepost
    • Het onderwerp van het gesprek
    • Bepaalde woorden in het gesprek
    • Gesprekken die zijn gepost tussen een bepaalde start- en einddatum
    • Gesprekken met bijlagen
    • Gesprekken die zijn gemarkeerd als duplicaat
    • Gesprekken die zijn gemarkeerd als voltooid
    • Gesprekken die zijn gemarkeerd als ‘Geen actie nodig‘
    • Gesprekken die zijn toegewezen aan u, zijn toegewezen aan een gebruiker of aan niemand zijn toegewezen 
    • Of het gesprek is opgelost
      Een opgelost gesprek is gemarkeerd als duplicaat, voltooid of 'Geen actie nodig'.
    • Labels die zijn toegepast op gesprekken
      U kunt meerdere labels opgeven, gescheiden door komma's. De zoekresultaten bevatten alle gesprekken die overeenkomen met alle labels die u invoert.
  5. Klik op Zoeken.
De klassieke versie van Google Groepen gebruiken

Als u de onderwerpen wilt wijzigen die worden getoond in de weergave Onderwerpen, klikt u op Filters. U kunt onderwerpen filteren op elke combinatie van het volgende:

  • Of de onderwerpen reacties hebben
  • Onderwerpen die u heeft gestart of waarop u heeft gereageerd
  • Oplossingsstatus van een onderwerp
  • Toewijzingsstatus van een onderwerp
  • Periode waarin een onderwerp voor het laatst is gewijzigd
  • Periode waarin de eerste post is gemaakt in een onderwerp

Als u de juiste filters heeft geselecteerd, klikt u onderaan het menu op Geselecteerde filters toepassen. Als u de filters die u heeft toegepast wilt verwijderen, klikt u op Filters > Alle filters verwijderen (alle onderwerpen weergeven).

U kunt onderwerpen ook filteren op tag. Hiervoor schakelt u naar de groepsweergave 'Tags' en selecteert u de tag die u wilt bekijken.

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?

Meer hulp nodig?

Log in voor extra supportopties om uw probleem snel op te lossen