Utilizar grupos con las funciones de Bandeja de entrada colaborativa

Si Google Groups no está disponible en tu cuenta de trabajo o centro educativo, pide a tu administrador que active Grupos para empresas.

Si no tienes Grupos de Google disponible en tu cuenta de trabajo o de centro educativo, pide a tu administrador que active Grupos para empresas.

Después de que el propietario o el administrador de un grupo active las funciones de Bandeja de entrada colaborativa para ese grupo, los miembros con los permisos correctos pueden utilizarlas para gestionar las conversaciones entre ellos.

Antes de empezar

El propietario o el administrador del grupo debe hacer antes lo siguiente:

• Crear grupos de Bandeja de entrada colaborativa o habilitar las funciones de este tipo de bandeja en grupos que ya existan. Para obtener más información, consulta cómo crear un grupo como Bandeja de entrada colaborativa.
• Definir los permisos adecuados para que los usuarios puedan aprovechar las ventajas de las funciones de Bandeja de entrada colaborativa. Para obtener más información, consulta cómo definir permisos para gestionar un grupo.

Asumir la responsabilidad de las conversaciones o asignarlas a otros

Requiere el permiso Quién puede moderar metadatos.

Puedes asumir la responsabilidad de una conversación o asignarla a otro miembro del grupo. También puedes buscar conversaciones según su estado de asignación.

Asumir, asignar o desasignar conversaciones

1. Inicia sesión en Grupos de Google.
2. Haz clic en el nombre de un grupo.
3. Elige una opción. Para aplicarla en:
   • Una sola conversación: haz clic en la conversación.
   • Varias conversaciones: coloca el cursor sobre cada una de ellasmarca la casilla situada junto al nombre del autor.
4. Elige una opción.
   • Puedes:
     • Asignarte la conversación: haz clic en Asumir .
     • Asignar la conservación a otro miembro del grupo: haz clic en Asignar  y:
       1. Escribe la dirección de correo del usuario asignado.
       2. (Opcional) Escribe una nota.
       3. Haz clic en Listo.
   • Puedes desasignarla (y, opcionalmente, reasignarla).
     1. Haz clic en Cancelar asignación .
     2. (Opcional) Asigna la conversación a otro miembro del grupo siguiendo los pasos anteriores.

Consultar las asignaciones de las conversaciones

1. Inicia sesión en Grupos de Google.
2. Haz clic en el nombre de un grupo.
3. En la parte superior, en la barra de búsqueda, haz clic en la flecha hacia abajo .
4. Haz clic en Asignadas a.
5. Elige una opción:
   • Asignadas a mí
   • Asignadas a cualquiera
   • No asignadas
6. Haz clic en Buscar.

Resolver conversaciones

Para resolver una conversación, puedes marcarla como finalizada, como que no es necesaria ninguna acción o como un duplicado de otra conversación. En la lista de conversaciones, las que se han resuelto tienen el estado correspondiente (finalizada, no necesita ninguna acción o duplicada) a la derecha del asunto.

Para marcar una conversación como:

• Finalizada: hay que tener el permiso Quién puede moderar metadatos.
• No necesita ninguna acción o duplicada: hay que tener el permiso Quién puede moderar contenido.

Marcar conversaciones

1. Inicia sesión en Grupos de Google.
2. Haz clic en el nombre de un grupo.
3. Elige una opción. Para resolver:
   • Una sola conversación: haz clic en la conversación.
   • Varias conversaciones: coloca el cursor sobre cada una de ellasmarca la casilla situada junto al nombre del autor.
4. En la parte superior, elige una opción. Si tú u otra persona del equipo:
   • Termináis las tareas relacionadas con una conversación, haz clic en Marcar como finalizada .
   • Decidís que no hay que hacer nada respecto a las cuestiones que han surgido en una conversación, haz clic en No es necesaria ninguna acción .

     Nota: Las conversaciones que ya tuviera asignadas otra persona, seguirán asignadas a ella.

   • Iniciáis una conversación sin daros cuenta de que ya existe una similar:
     1. Haz clic en Marcar como duplicada .
     2. (Opcional) Para consultar la conversación duplicada, haz clic en ellaen la parte superior derecha, haz clic en ver la conversación.
5. (Opcional) Si quieres quitar alguno de los estados de resolución de las conversaciones, repite los pasos para marcarlas como tal, pero, al final, haz clic para desmarcarlas.

Acerca de las conversaciones duplicadas

Cuando marcas una conversación como duplicada, se bloquea y ya no puedes llevar a cabo ninguna acción en ella. Puedes marcar una conversación como duplicada de otra si cumplen los siguientes requisitos:

• Están en el mismo grupo.
• La que quieres marcar como duplicada:
  • No se ha marcado ya como duplicada de otra conversación.
  • No tiene una conversación marcada como su duplicado.

Eliminar las conversaciones resueltas de la lista

Puedes eliminar las conversaciones que has resuelto. Si lo haces, desaparecen de forma permanente y no puedes recuperarlas. En lugar de eliminarlas, puedes filtrar la lista de conversaciones para que solo se muestren las que no se han resuelto (están activas).

1. Inicia sesión en Grupos de Google.
2. Haz clic en el nombre de un grupo.
3. En la parte superior, en la barra de búsqueda, haz clic en la flecha hacia abajo .
4. Haz clic en Estado de resoluciónNo resuelta.
5. Haz clic en Buscar.

Utilizar etiquetas para clasificar conversaciones

Organiza los flujos de trabajo de Bandeja de entrada colaborativa aplicando etiquetas a las conversaciones relacionadas. Con las etiquetas puedes clasificar las conversaciones por categorías de asignación y estado de resolución. Para obtener más información, consulta el artículo Utilizar etiquetas para clasificar el contenido del grupo por categorías.