Controlar el acceso sin conexión a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones

Como administrador de G Suite, puedes permitir o impedir que los usuarios de tu organización accedan a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google cuando sus ordenadores no estén conectados a Internet. El acceso sin conexión está habilitado de forma predeterminada en las organizaciones, así que los usuarios pueden activarlo en sus propias cuentas cuando quieran.

Este artículo está dirigido a los administradores. Para acceder a tus archivos sin conexión, consulta el artículo Trabajar con archivos de Google sin conexión.

Opción 1: Controlar el acceso sin conexión desde ordenadores mediante políticas

Como administrador de G Suite, puedes definir políticas para controlar el acceso sin conexión a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones en ordenadores con sistemas operativos Windows®, Mac® y Linux®. Si optas por esta opción, debes aplicar políticas gestionadas en cada ordenador. Si la seleccionas antes de configurar las políticas correspondientes, los usuarios que tuvieran acceso sin conexión lo perderán. 

Con esta opción, los usuarios solo pueden habilitar el acceso sin conexión si se ha instalado una política gestionada en su ordenador. Consulta las instrucciones que se indican más adelante en función del tipo de ordenador. 

Nota: Esta opción no está disponible en dispositivos Chrome OS ni en dispositivos móviles (teléfonos y tablets). 

Paso 1: Instalar la política en todos los ordenadores gestionados

Para permitir que se guarden archivos de Google Drive en ordenadores gestionados y que se acceda a aquellos sin conexión, sigue estos pasos:

  • Descarga los archivos de configuración en los ordenadores.
  • Distribuye los archivos en función del sistema operativo que tengan: Windows®, Mac® y Linux®.

Consulta las instrucciones que se indican más adelante en función del tipo de ordenador. 

Nota: No es necesario llevar a cabo este procedimiento si se ha seleccionado la opción Permitir que todos los usuarios habiliten el acceso sin conexión.

Dispositivos Windows (a través de la política de grupo de Microsoft)
  1. Descarga y descomprime estos archivos de plantilla de la política de grupo de Windows:
    1. Windows ADMX

    2. Windows ADML

  2. Abre el archivo ADMX con tu editor de políticas de grupo para habilitar el acceso sin conexión:
    • Selecciona Dominios admitidos para Documentos de Google sin conexión para autorizar a los usuarios de los dominios especificados a habilitar los documentos sin conexión, aunque la edición de documentos sin conexión esté inhabilitada de forma predeterminada.
    • (Opcional) Selecciona Dominios habilitados automáticamente para Documentos de Google sin conexión para habilitar automáticamente el acceso de todos los usuarios que tengan esta política a los documentos sin conexión. Deja esta opción desactivada si los usuarios deben habilitar el acceso sin conexión manualmente.
  3. Actualiza los valores de las opciones con los dominios que quieras. Escribe los dominios separados por comas (por ejemplo, dominio1.com, dominio2.com, etc.).

Nota: Si aparece el mensaje "Error al analizar", Windows no ha podido analizar el nombre del archivo, por lo que tienes que cambiarlo. En tal caso, prueba a quitar el guion bajo (por ejemplo, llámalo GoogleDocsOffline en lugar de GoogleDocs_WinADMX).

Información relacionada

Dispositivos Mac OS
  1. Descarga y edita la política.
    1. Descarga el archivo macOS plist file.
    2. Abre el archivo en un editor de texto.
    3. Edita el archivo para habilitar el acceso sin conexión.
      • (Obligatorio) Para habilitar el acceso sin conexión en los dispositivos, la primera vez que aparezca "YOUR_DOMAIN_HERE.com", sustituye el texto en mayúsculas por el nombre de tu dominio.
      • (Opcional) Para habilitar automáticamente el acceso de todos los usuarios que tengan esta política a los documentos sin conexión, la segunda vez que aparezca "YOUR_DOMAIN_HERE.com", sustituye el texto en mayúsculas por el nombre de tu dominio. No lo cambies si los usuarios deben habilitar manualmente el acceso sin conexión. 

        Offline access policy for MacOS
         
    4. Guarda el archivo si el editor de texto no lo ha guardado automáticamente.
  2. Si fuera necesario, crea un nodo /Computers/local_computer. Para obtener instrucciones, consulta este artículo sobre cómo configurar aplicaciones y extensiones por política.
  3. Ejecuta el siguiente comando para importar el archivo .plist actualizado o sigue las instrucciones correspondientes a tu sistema de gestión empresarial de Mac:
     

    $ dscl -u nombre_usuario_administrador /Local/Default -mcximport /Computers/local_computer GoogleDocs_MacConfig.plist

  4. Ejecuta el siguiente comando para aplicar estos cambios inmediatamente:
     

    $ sudo mcxrefresh -n nombre_usuario

Consejo: Para obtener más información, consulta el artículo sobre cómo configurar aplicaciones y extensiones por política.

Dispositivos Linux

  1. Descarga y edita la política.
    1. Descarga el archivo Linux configuration file.
    2. Ábrelo en un editor de texto.
    3. Edita el archivo para habilitar el acceso sin conexión.
      • (Obligatorio) Para habilitar el acceso sin conexión en los dispositivos, la primera vez que aparezca "YOUR_DOMAIN_HERE.com", sustituye el texto en mayúsculas por el nombre de tu dominio.
      • (Opcional) Para habilitar automáticamente el acceso de todos los usuarios que tengan esta política a los documentos sin conexión, la segunda vez que aparezca "YOUR_DOMAIN_HERE.com", sustituye el texto en mayúsculas por el nombre de tu dominio. No lo cambies si los usuarios deben habilitar manualmente el acceso sin conexión. 

        Offline policy for Linux
         
    4. Guarda el archivo si el editor de texto no lo ha hecho automáticamente.
  2. Guarda el archivo de configuración en /etc/opt/chrome/policies/managed/.

Paso 2: Habilitar el acceso sin conexión en ordenadores gestionados

Una vez que hayas instalado y configurado la política en todos los ordenadores gestionados, habilita el acceso sin conexión. No se podrá acceder a archivos sin conexión en los ordenadores que no tengan la política.

  1. Inicia sesión en tu Consola de administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones a continuación G Suite a continuación Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Funciones y aplicaciones.
  4. (Solo en ordenadores gestionados) Instala la política de dispositivos gestionados en todos los ordenadores.
  5. Junto a "Sin conexión", selecciona Controlar el acceso sin conexión mediante políticas de dispositivos.
    Los archivos recientes se sincronizan y se guardan en los ordenadores gestionados que tengan configurada la política.
  6. Indica a los usuarios cómo sincronizar archivos para utilizarlos sin conexión.

Opción 2: Permitir que los usuarios activen el acceso sin conexión (recomendado)

La forma más fácil de permitir el acceso sin conexión es habilitarlo para todos los usuarios.
Inicia sesión en tu Consola de administración de Google.

Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  1. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones a continuación G Suite a continuación Drive y Documentos.
  2. Haz clic en Funciones y aplicaciones.
  3. Junto a "Sin conexión", selecciona Permitir que los usuarios habiliten el acceso sin conexión (recomendado).
    Los archivos recientes se sincronizarán y se guardarán en el ordenador del usuario y en otros ordenadores de su confianza.
  4. Indica a los usuarios cómo sincronizar archivos para utilizarlos sin conexión.
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