Verzeichnis einrichten und verwalten

Das Verzeichnis für die G Suite, für Cloud Identity und für Drive Enterprise enthält Profilinformationen für Nutzer in einer Organisation, Adressen von Google-Gruppen und freigegebene externe Kontakte. Es dient als globales Adressbuch, kann aber noch viel mehr. Die darin enthaltenen Informationen helfen Personen, einander zu finden, miteinander zu kommunizieren und die Rolle des anderen in der Organisation zu verstehen. Als Directory-Administrator können Sie Informationen über Nutzer hinzufügen und deren Sichtbarkeit in Google Kontakte und anderen Google-Diensten steuern.

Das Verzeichnis ist standardmäßig aktiviert und bietet folgende Funktionen:

  • Wenn Nutzer in Google-Diensten wie Gmail, Google Docs und Drive Adressen von Einzelpersonen oder Gruppen eingeben, werden die Profilinformationen automatisch vervollständigt.
  • In Google Kalender werden je nach Ort und Anzahl der Gäste Besprechungsräume vorgeschlagen. Hierfür müssen Sie Google Kalender einrichten.
  • Nutzer haben über Google Kontakte und andere Dienste Zugriff auf Profilinformationen. Wenn sie den Mauszeiger auf das Profilbild einer Person bewegen oder darauf tippen, wird eine Karte mit Informationen angezeigt.

Für die erstmalige Einrichtung oder, um einen Fehler zu beheben, können Sie das Verzeichnis deaktivieren.

1. Verzeichnis einrichten

Zu Beginn enthält das Verzeichnis möglicherweise nur Namen und E-Mail-Adressen. Nutzerprofil aktualisieren

Weitere Einrichtungsmöglichkeiten:

2. Verzeichnis für Teams oder Gruppen anpassen

Standardmäßig können Personen in Ihrer Organisation die Profilinformationen aller anderen Mitglieder sehen. Sollen Nutzer in Ihrer Organisation nur die Informationen bestimmter Nutzer sehen dürfen, müssen Sie ihnen ein benutzerdefiniertes Verzeichnis zuweisen:

  • Alle freigeben: Diese Einstellung ist für kleine Organisationen vorgesehen, in denen es für alle Nutzer möglich sein soll, sich untereinander zu vernetzen.
  • Benutzerdefiniertes Verzeichnis freigeben: Diese Einstellung eignet sich für große Unternehmen, in denen nur ein gewisser Personenkreis Zugriff auf bestimmte Kontakte haben soll. So lässt sich z. B. angeben, dass Praktikanten nur die Mitglieder ihres Teams finden können, während Vollzeitkräfte Zugriff auf das gesamte Verzeichnis haben.

Benutzerdefinierte Verzeichnisse erstellen

3. Nutzerinformationen auf dem neuesten Stand halten

Mit der Admin-Konsole, der G Suite Admin SDK Directory API und Google Cloud Directory Sync können Sie das Verzeichnis aktualisieren, wenn sich bei den Daten einer Person Änderungen ergeben. Hierfür sind folgende Hilfeartikel nützlich:

4. Nutzer Ihrer Organisation im Umgang mit Google Kontakte schulen

Bei der Einrichtung des Verzeichnisses legen Sie fest, welche Kontakte Nutzer in Google Kontakte finden können. Machen Sie die Mitglieder Ihrer Organisation auf diese Trainingsmaterialien aufmerksam, um ihnen den Einstieg in Google Kontakte zu erleichtern.

Personen, die Google Kontakte für berufliche oder schulische Zwecke verwenden, können anderen Nutzern erlauben, Kontakte für sie zu verwalten.

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