建立及共用群組日曆

G Suite 管理員可以為自己的公司或學校建立共用日曆,分享給機構中的每位成員。舉例來說,您可以建立註明公司休假日的群組共用日曆,也可以提供詳列貴機構「全體會議」日程的群組共用日曆。       

建立與機構共用的群組日曆

事前準備︰如果您只想與機構中的特定使用者共用日曆,請建立一個群組,並只在這個群組中加入您要共用日曆的對象。

  1. 使用 G Suite 管理員帳戶登入,然後開啟 Google 日曆
  2. 在左側的「其他日曆」旁邊,依序按一下「新增」圖示 "" 接下來 [建立新日曆]
  3. 新增日曆名稱 (例如「全體會議」)、日曆說明和時區。
  4. 按一下 [建立日曆]
  5. 在左側按一下新日曆的名稱。
  6. 如要與所有機構成員共用日曆,請在「存取權限」部分執行下列操作:
    1. 勾選「與 <您的網域> 共用」方塊。
    2. 在權限方塊中按一下向下箭頭 "" 並選擇所需選項。詳情請參閱權限設定
  7. 如要與特定使用者群組共用日曆,請在「與特定使用者共用日曆」部分執行下列操作︰
    1. 按一下 [新增邀請對象]
    2. 新增您想共用日曆的群組電子郵件地址。您也可以新增個別電子郵件地址。
    3. 在權限方塊中按一下向下箭頭 "" 並選擇所需選項。詳情請參閱權限設定
    4. 按一下 [傳送]

    重要事項︰「存取權限」下的設定會覆寫「與特定使用者共用日曆」的設定。

    舉例來說,如果您與所有機構成員共用某個日曆,並為所有人授予「查看所有活動詳細資訊」的權限,但又將這個日曆「與特定使用者共用」,那麼即使您選擇向特定使用者隱藏詳細資訊 (選取 [只能看見是否有空] 選項),這些使用者仍能查看您所有活動的詳細資訊。

您共用日曆後,群組成員會收到附帶共用日曆連結的通知,如下所示:

  • 個別使用者和現有群組成員:使用者會在成為日曆共用對象時收到電子郵件通知。

  • 新群組成員:新成員加入群組後,系統會傳送電子郵件通知給他們,說明哪些日曆可以存取。這類電子郵件通常會在一小時內傳送。但如果群組擁有的共用日曆超過 100 個,系統就不會傳送電子郵件通知。

協助使用者尋找共用日曆

您可以將共用日曆網址傳送給使用者,協助他們找出日曆。

  1. 使用 G Suite 管理員帳戶登入,開啟 Google 日曆
  2. 在「我的日曆」之下找出共用日曆。
  3. 將滑鼠游標指向共用日曆,然後依序按一下「更多」圖示 "" 接下來 [設定和共用]
  4. 向下捲動至「整合日曆」部分,然後複製「日曆 ID」(這組 ID 很長) 並貼到文件或網站中,以便交給新使用者。
  5. 請新使用者執行下列步驟:
    1. 在「其他日曆」旁邊,依序按一下「新增」圖示 "" 接下來 [訂閱日曆]
    2. 將日曆 ID 貼到 [新增日曆] 方塊中,然後按下 Enter 鍵。

這個日曆就會出現在新使用者的「其他日曆」清單中。

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