建立及共用群組日曆

管理員可以為自己的公司或學校建立共用日曆,分享給機構中的每位成員。這些日曆叫做群組日曆。舉例來說,您可以建立註明公司休假日的群組共用日曆,也可以提供詳列機構全體會議日程的群組共用日曆。

建立群組日曆

事前準備:如要僅與貴機構的特定使用者群組共用日曆,請先將使用者加入各自的群組。請按照建立群組一文中的步驟操作。

  1. 開啟 Google 日曆
  2. 在左側的「其他日曆」旁邊,依序按一下「新增」圖示 "" 接下來 [建立新日曆]
  3. 新增日曆名稱 (例如「行銷團隊日曆」)、日曆說明和時區。
  4. 按一下 [建立日曆]

共用日曆

您可以將日曆與全機構共用,或是與特定使用者或群組共用。

  1. 開啟 Google 日曆
  2. 在左側按一下新日曆的名稱。
  3. 將滑鼠游標移至共用日曆,然後依序按一下「更多」圖示 "" 接下來 [設定和共用]
  4. 選擇要共用的選項:
    • 「貴機構中的所有成員」:勾選「存取權限」下方的 [Make available for your organization] (與以下機構的使用者共用這個日曆:<貴機構>) 方塊。
    • 「特定使用者或群組」:在「與特定使用者共用日曆」下方,按一下 [新增使用者] 接下來 新增日曆共用對象 (個人或群組) 的電子郵件地址。
  5. 在權限方塊中,按一下「向下箭頭」圖示 "" 接下來 選擇所需選項。詳情請參閱權限設定
  6. 按一下 [傳送]

群組日曆邀請附有日曆連結

群組成員會收到附有共用日曆連結的電子郵件通知。

  • 個別使用者和現有群組成員:使用者會在成為日曆共用對象時收到電子郵件通知。
  • 新群組成員:新成員通常會在加入群組後的一小時內收到電子郵件通知,得知可以存取哪些日曆。如果群組的共用日曆超過 100 個,新群組成員便不會收到這則電子郵件通知。

上述電子郵件通知附有「新增至日曆」連結。如果使用者點選這個連結並新增日曆,相應日曆即會顯示在該使用者的「其他日曆」清單中。

協助使用者尋找共用日曆

您可以將共用日曆 ID 傳送給使用者,協助他們找出日曆。

  1. 開啟 Google 日曆
  2. 在「我的日曆」下方找出共用日曆。
  3. 將滑鼠游標移至共用日曆,然後依序按一下「更多」圖示 "" 接下來 [設定和共用]
  4. 向下捲動至「整合日曆」部分,然後複製日曆 ID。
    ID 很長。
  5. 將這個 ID 貼到文件或網站中,以便交給新使用者。
  6. 要求使用者執行下列操作:
    1. 在「其他日曆」旁邊,依序按一下 "" 接下來 [訂閱日曆]
    2. 將日曆 ID 貼到 [新增日曆] 方塊中,然後按下 Enter 鍵。

相應日曆隨後會顯示在使用者的「其他日曆」清單中。

相關主題

您可以向使用者提供以下資訊連結,協助他們建立和共用日曆:

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