Skapa och dela en gruppkalender

Som administratör på jobbet eller i skolan kan du skapa kalendrar som du delar med personer i din organisation. Till exempel vill du kanske ha en delad kalender för de helgdagar som är lediga på företaget och en annan för de möten där alla anställda förväntas delta.       

Skapa en gruppkalender och dela den med organisationen

Innan du börjar: Om du inte vill dela kalendern med alla i organisationen skapar du en grupp som bara innehåller de personer du vill dela med.

1. Logga in med administratörskontot och öppna Google Kalender.
2. Klicka på Lägg till   Skapa ny kalender till vänster, bredvid Andra kalendrar.
3. Lägg till namnet på kalendern (till exempel ”Möten för alla”), beskrivning och tidszon.
4. Klicka på Skapa kalender.
5. Klicka på den nya kalenderns namn till vänster.
6. Om du vill dela kalendern med alla i din organisation under Åtkomstbehörigheter:
   1. Markera rutan Gör tillgänglig för din domän.
   2. Klicka på nedåtpilen i rutan Behörigheter och välj ett alternativ. Mer information finns i behörighetsinställningarna.
7. Om du vill dela kalendern med en viss grupp personer gör du följande under Dela med specifika personer:
   1. Klicka på Lägg till personer.
   2. Lägg till e-postadressen för gruppen du vill dela kalendern med. Du kan även lägga till enskilda e-postadresser.
   3. Klicka på nedåtpilen i rutan Behörigheter och välj ett alternativ. Mer information finns i behörighetsinställningarna.
   4. Klicka på Skicka.

   Viktigt! Inställningarna under Åtkomstbehörigheter åsidosätter Dela med specifika personer.

   Du kan till exempel dela en kalender med alla i organisationen och ge dem behörighet att se alla händelsesuppgifter. Om du även delar med specifika personer ser dessa användare alla händelseuppgifter, även om du döljer detaljerna från dem (välj alternativet Visa enbart ledig/upptagen).

Kalendern delas. Gruppmedlemmar får aviseringar med länkar till den delade kalendern enligt följande:

• Enskilda användare och befintliga gruppmedlemmar – användarna får e-postaviseringar när kalendrar delas.

• Nya gruppmedlemmar – när nya medlemmar har gått med i en grupp får de e-postaviseringar om kalendrarna de har åtkomst till. Dessa e-postaviseringar skickas vanligen inom en timme. Om en grupp har fler än 100 delade kalendrar skickas dock inte e-postaviseringar 

Hjälp andra att hitta delade kalendrar

Om du vill hjälpa andra att hitta delade kalendrar kan du skicka kalenderadressen till dem.

1. Logga in med administratörskontot och öppna Google Kalender.
2. Leta upp den delade kalendern under Mina kalendrar.
3. Peka på den delade kalendern och klicka på Mer Inställningar och delning.
4. Rulla ned till avsnittet Integrera kalender och kopiera kalender-id:t (det är långt). Klistra in detta id i ett dokument eller på en webbplats som de nya användarna får tillgång till.
5. Be nya användare att göra följande:
   1. Bredvid Andra kalendrar klickar du på Lägg till  Prenumerera på kalender.
   2. Klistra in kalender-id:t i rutan Lägg till en kalender och tryck på Retur.

Kalendern visas sedan i listan Övriga kalendrar.