Por ser administrador no trabalho ou na escola, você pode criar agendas para compartilhar com os membros da sua organização. Por exemplo, é possível criar uma agenda para as férias da empresa e outra para as reuniões gerais.
Criar uma agenda de grupo e compartilhá-la com sua organização
Antes de começar: se você não quiser compartilhar a agenda com todas as pessoas da organização, escolha algumas e crie um grupo.
- Faça login com sua conta de administrador e abra o Google Agenda.
- À esquerda, ao lado de Outras agendas, clique em Adicionar
Criar nova agenda.
- Escreva o nome da agenda (por exemplo, "Reuniões gerais"), uma descrição e um fuso horário.
- Clique em Criar agenda.
- À esquerda, clique no nome da sua nova agenda.
- Se você quiser compartilhar a agenda com todos da organização, siga estas etapas em Permissões de acesso:
- Marque a caixa Disponibilizar para seu domínio.
- Na caixa "Permissões", clique na seta para baixo
e selecione uma opção. Veja mais detalhes nas configurações de permissão.
- Se você quiser compartilhar a agenda só com alguns usuários, siga estas etapas em Compartilhar com pessoas específicas:
- Clique em Adicionar pessoas.
- Adicione o endereço de e-mail do grupo com que você quer compartilhar a agenda. Também é possível adicionar endereços de e-mail individuais.
- Na caixa "Permissões", clique na seta para baixo
e selecione uma opção. Veja mais detalhes nas configurações de permissão.
- Clique em Enviar.
Importante: as configurações de Permissões de acesso têm prioridade sobre as configurações de Compartilhar com pessoas específicas.
Por exemplo, você pode compartilhar uma agenda com todos os membros da organização e conceder a eles a permissão Ver todos os detalhes de eventos. Se também compartilhar com pessoas específicas, esses usuários verão todos os detalhes dos eventos, mesmo que você os oculte selecionando a opção Ver somente livre/ocupado.
A agenda é compartilhada. Os participantes do grupo recebem notificações com links para a agenda compartilhada da seguinte forma:
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Usuários individuais e participantes do grupo: os usuários recebem notificações por e-mail quando as agendas são compartilhadas.
-
Novos participantes do grupo: após entrarem em um grupo, os novos participantes recebem notificações por e-mail sobre as agendas que podem acessar. Essas notificações por e-mail normalmente são enviadas em uma hora. Se um grupo tiver mais de cem agendas compartilhadas, as notificações não serão enviadas.
Ajudar as pessoas a encontrar agendas compartilhadas
Se quiser ajudar as pessoas a encontrar agendas compartilhadas, você poderá enviar o endereço da agenda para elas.
- Faça login com sua conta de administrador e abra o Google Agenda.
- Em Minhas agendas, localize a agenda compartilhada.
- Aponte para ela e clique em Mais
Configurações e compart..
- Role para baixo até a seção Integrar agenda e copie o ID da agenda (ele é grande). Cole esse código em um documento ou site para os novos usuários.
- Peça para os novos usuários fazerem o seguinte:
- Ao lado de Outras agendas, clique em Adicionar
Inscrever-se na agenda.
- Cole o ID da agenda na caixa Adicionar uma agenda e pressione "Enter".
- Ao lado de Outras agendas, clique em Adicionar
A agenda aparecerá na lista Outras agendas dos usuários.