Een groepsagenda maken en delen

Als G Suite-beheerder op het werk of op school kunt u agenda's maken om te delen met mensen in uw organisatie. U kunt bijvoorbeeld een gedeelde groepsagenda maken met alle vrije dagen binnen het bedrijf en een andere agenda met de vergaderingen waarbij iedereen van de organisatie aanwezig moet zijn.       

Een groepsagenda maken en delen met uw organisatie

Voordat u begint: Als u de agenda niet met iedereen in uw organisatie wilt delen, maakt u een groep met alleen de mensen met wie u de agenda wilt delen.

  1. Log in met uw G Suite-beheerdersaccount en open Google Agenda.
  2. Klik links, naast Andere agenda's, op Toevoegen and then Nieuwe agenda maken.
  3. Voer de naam (bijvoorbeeld 'Vergaderingen voor iedereen'), beschrijving en tijdzone van de agenda in.
  4. Klik op Agenda maken.
  5. Klik links op de naam van de nieuwe agenda.
  6. Als u de agenda wilt delen met iedereen in uw organisatie, doet u het volgende onder Toegangsrechten:
    1. Vink het vakje aan voor Beschikbaar maken in uw domein.
    2. Klik in het vak 'Rechten' op de pijl-omlaag "" en kies een optie. Bekijk de instellingen voor rechten voor meer informatie.
  7. Als u de agenda wilt delen met een specifieke groep mensen, doet u het volgende onder Delen met specifieke mensen:
    1. Klik op Mensen toevoegen.
    2. Voer het e-mailadres in van de groep waarmee u de agenda wilt delen. U kunt ook individuele e-mailadressen invoeren.
    3. Klik in het vak 'Rechten' op de pijl-omlaag "" en kies een optie. Bekijk de instellingen voor rechten voor meer informatie.
    4. Klik op Verzenden.

    Belangrijk: De instellingen onder Toegangsrechten overschrijven de instellingen onder Delen met specifieke mensen.

    U kunt bijvoorbeeld een agenda delen met iedereen in uw organisatie en ze het recht Alle details voor de afspraak weergeven geven. Als u ook Delen met specifieke mensen inschakelt, zien die gebruikers alle gegevens van de afspraak, zelfs als u deze verbergt (door de optie Alleen beschikbaar/bezet weergeven te selecteren).

De agenda wordt gedeeld. Groepsleden ontvangen de volgende meldingen met een link naar de gedeelde agenda:

  • Individuele gebruikers en bestaande groepsleden: Deze gebruikers krijgen een e-mailmelding als een agenda wordt gedeeld.

  • Nieuwe groepsleden: Nadat ze deelnemen aan de groep, krijgen nieuwe groepsleden een e-mailmelding met informatie over de agenda's waar ze toegang toe hebben. Deze e-mailmeldingen worden meestal binnen een uur verstuurd. Als groepen echter meer dan honderd gedeelde agenda's hebben, worden er geen meldingen gestuurd. 

Mensen helpen gedeelde agenda's te vinden

Als u wilt dat mensen een gedeelde agenda kunnen vinden, kunt u ze het adres van de agenda sturen.

  1. Log in met uw G Suite-beheerdersaccount en open Google Agenda.
  2. Zoek in Mijn agenda's naar de gedeelde agenda.
  3. Plaats de muisaanwijzer op de gedeelde agenda en klik op Meer "" and then Instellingen en delen.
  4. Ga naar het gedeelte Agenda integreren en kopieer de Agenda-ID (deze is erg lang). Plak de ID in een document of op een website en geef deze aan de nieuwe gebruikers.
  5. Vraag nieuwe gebruikers het volgende te doen:
    1. Klik naast Andere agenda's op Toevoegen and then Abonneren op agenda.
    2. Plak de agenda-ID in het vak Een agenda toevoegen en druk op 'Enter'.

De agenda verschijnt dan in hun lijst Andere agenda's.

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?