Crear y compartir calendarios de grupo

Como administrador de G Suite de una empresa o de un centro educativo, puedes crear calendarios y compartirlos con usuarios de tu organización. Por ejemplo, quizá te interese tener un calendario de grupo compartido en el que se incluyan las vacaciones del personal de la empresa y otro que muestre las reuniones en las que participan todos los miembros de tu organización.       

Crear un calendario de grupo y compartirlo con la organización

Antes de empezar: Si no quieres compartir un calendario con toda la organización, crea un grupo que incluya solo los usuarios con los que quieres compartirlo.

  1. Inicia sesión en tu cuenta de administrador de G Suite y abre Google Calendar.
  2. En la parte izquierda, junto a Otros calendarios, haz clic en Añadir  y luego Crear un calendario.
  3. Da un nombre al calendario (por ejemplo, "Reuniones con toda la organización"), añade una descripción e indica la zona horaria.
  4. Haz clic en Crear calendario.
  5. En la parte izquierda, haz clic en el nombre del nuevo calendario.
  6. Si quieres compartir el calendario con todos los miembros de tu organización, en Permisos de acceso, haz lo siguiente:
    1. Marca la casilla Compartir con [tu dominio].
    2. En la casilla de permisos, haz clic en la flecha hacia abajo "" y elige una opción. Consulta más información en la sección Configuración de permisos.
  7. Si quieres compartir el calendario con un grupo concreto de usuarios, en Compartir con determinadas personas, haz lo siguiente:
    1. Haz clic en Añadir personas.
    2. Añade la dirección de correo electrónico del grupo con el que quieres compartir el calendario. También puedes añadir direcciones de correo electrónico personales.
    3. En la casilla de permisos, haz clic en la flecha hacia abajo "" y elige una opción. Consulta más información en la sección Configuración de permisos.
    4. Haz clic en Enviar.

    Importante: Los ajustes que elijas en Permisos de acceso anulan aquellos seleccionados en Compartir con determinadas personas.

    Por ejemplo, puedes compartir un calendario con todos los miembros de tu organización y darles permiso para Ver todos los detalles de los eventos. Si también marcas la opción Compartir con determinadas personas, esos usuarios verán todos los detalles de los eventos, incluso si intentas ocultárselos seleccionado la opción Ver solo información de libre/ocupado.

El calendario se comparte. Los miembros del grupo reciben notificaciones con enlaces al calendario compartido de este modo:

  • Usuarios concretos y miembros del grupo: reciben notificaciones por correo electrónico cuando se comparten calendarios.

  • Nuevos miembros del grupo: reciben notificaciones por correo electrónico sobre los calendarios a los que pueden acceder normalmente en un plazo de una hora después de unirse al grupo. En los grupos que tienen más de 100 calendarios compartidos, no se envía ninguna notificación por correo electrónico. 

Ayudar a los usuarios a encontrar calendarios compartidos

Puedes enviar a los usuarios la dirección de los calendarios para que puedan encontrarlos más fácilmente.

  1. Inicia sesión en tu cuenta de administrador de G Suite y abre Google Calendar.
  2. En Mis calendarios, busca el calendario compartido.
  3. Coloca el cursor sobre el calendario compartido y haz clic en Más "" y luego Configurar y compartir.
  4. Desplázate hacia abajo, hasta la sección Integrar el calendario, y copia el valor de ID del calendario, el cual contiene un gran número de caracteres. Pégalo en el documento o el sitio web que vas a enviar a los nuevos usuarios.
  5. Indica a los nuevos usuarios que hagan lo siguiente:
    1. Junto a Otros calendarios, haz clic en Añadir  y luego Suscribirse al calendario.
    2. Pega el ID del calendario en el cuadro Añadir un calendario y pulsa Intro.

El calendario aparecerá en la lista Otros calendarios de los usuarios.

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