Creare e condividere un calendario di gruppo

In qualità di amministratore al lavoro o a scuola, puoi creare calendari da condividere con gli utenti della tua organizzazione. Ad esempio, potresti voler disporre di un calendario condiviso per i giorni festivi in cui la tua azienda è chiusa e un altro per le riunioni plenarie dell'organizzazione.       

Creare un calendario di gruppo e condividerlo con l'organizzazione

Prima di iniziare: se non vuoi condividere il calendario con tutti gli utenti dell'organizzazione, crea un gruppo che contenga solo le persone con cui intendi condividerlo.

  1. Accedi con il tuo account amministratore e apri Google Calendar.
  2. A sinistra, accanto ad Altri calendari, fai clic su Aggiungi "" e poiCrea nuovo calendario.
  3. Aggiungi il nome del calendario, ad esempio "Riunioni plenarie", una descrizione e il fuso orario.
  4. Fai clic su Crea calendario.
  5. A sinistra, fai clic sul nome del nuovo calendario.
  6. Se vuoi condividere il calendario con tutti gli utenti della tua organizzazione, in Autorizzazioni di accesso:
    1. Seleziona la casella Rendi disponibile per nome del tuo dominio.
    2. Nella casella Autorizzazioni, fai clic sulla freccia giù "" e scegli un'opzione. Per maggiori dettagli, vedi la sezione Impostazioni delle autorizzazioni.
  7. Se vuoi condividere il calendario con un gruppo specifico di utenti, in Condividi con persone specifiche:
    1. Fai clic su Aggiungi persone.
    2. Aggiungi l'indirizzo email del gruppo con cui vuoi condividere il calendario. In alternativa, puoi inserire singoli indirizzi email.
    3. Nella casella Autorizzazioni, fai clic sulla freccia giù "" e scegli un'opzione. Per maggiori dettagli, vedi la sezione Impostazioni delle autorizzazioni.
    4. Fai clic su Invia.

    Importante: le impostazioni di Autorizzazioni di accesso hanno la prevalenza sulle impostazioni di Condividi con persone specifiche.

    Ad esempio, puoi condividere un calendario con tutti gli utenti dell'organizzazione e concedere loro l'autorizzazione per Visualizzare tutti i dettagli dell'evento. Se condividi il calendario anche con persone specifiche, questi utenti vedranno tutti i dettagli dell'evento anche se glieli nascondi (seleziona l'opzione Vedere solo disponibile/occupato).

Il calendario viene condiviso. I membri del gruppo ricevono notifiche contenenti i link al calendario condiviso, come indicato di seguito:

  • Singoli utenti e membri del gruppo esistenti: gli utenti ricevono notifiche email quando i calendari vengono condivisi.

  • Nuovi membri del gruppo: una volta iscritti a un gruppo, i nuovi membri ricevono notifiche email sui calendari a cui possono accedere. In genere l'invio di queste notifiche inizia entro un'ora dall'iscrizione. Se però un gruppo ha più di 100 calendari condivisi, le notifiche email non vengono inviate. 

Aiutare gli utenti a trovare i calendari condivisi

Per aiutare gli utenti a trovare un calendario condiviso, puoi inviare loro l'indirizzo del calendario.

  1. Accedi con il tuo account amministratore e apri Google Calendar.
  2. Individua il calendario condiviso in I miei calendari.
  3. Posiziona il cursore del mouse sul calendario condiviso e fai clic su Altro ""e poiImpostazioni e condivisione.
  4. Scorri verso il basso fino alla sezione Integra calendario e copia l'ID calendario (è lungo). Incolla questo ID nel documento o nel sito web che fornisci ai nuovi utenti.
  5. Chiedi ai nuovi utenti di eseguire queste operazioni:
    1. Accanto ad Altri calendari, fai clic su Aggiungi ""e poiIscriviti al calendario.
    2. Incolla l'ID del calendario nella casella Aggiungi calendario e premi Invio.

Il calendario verrà quindi visualizzato nell'elenco Altri calendari.

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