En tant qu'administrateur dans un cadre professionnel ou scolaire, vous pouvez créer des agendas à partager avec les membres de votre organisation. On les appelle des agendas de groupe. Par exemple, vous pouvez créer un agenda partagé pour les vacances du personnel et un autre pour les réunions générales.
Remarque : Les agendas de groupe sont considérés comme des ressources à l'échelle de l'organisation (et non d'une unité organisationnelle spécifique). Ils respectent donc les règles de données de l'organisation racine, comme sa règle pour les régions de données. Si un groupe est invité à un événement, une copie de l'événement est stockée et traitée conformément aux règles de données de l'organisation racine.
Créer un agenda de groupe
Avant de commencer : pour partager l'agenda avec un groupe spécifique de votre organisation, placez-les d'abord dans leur groupe. Suivez la procédure Créer un groupe.
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Ouvrez Google Agenda.
- Sur la gauche, à côté de Autres agendas, cliquez sur Ajouter
Créer un agenda.
- Ajoutez le nom de l'agenda (Agenda Équipe Marketing, par exemple), une description et le fuseau horaire.
- Cliquez sur Créer l'agenda.
Partager votre agenda
Vous pouvez partager un agenda avec toute votre organisation, ou avec une personne ou un groupe en particulier.
- Ouvrez Google Agenda.
- À gauche, cliquez sur le nom du nouvel agenda.
- Placez le curseur sur l'agenda partagé et cliquez sur Plus
- Sélectionnez une option :
- Tous les membres de votre organisation : sous "Autorisations d'accès", cochez "Rendre disponible pour votre organisation". Pour partager un agenda, demandez aux utilisateurs de s'y abonner, ou partagez-le avec une personne ou un groupe.
- Une personne ou un groupe en particulier : sous "Partager avec des personnes en particulier", cliquez sur Ajouter des contacts
- Dans la zone des autorisations, cliquez sur la flèche vers le bas
- Cliquez sur Envoyer.
Les invitations à des agendas groupés incluent des liens vers les agendas.
Les membres reçoivent des notifications par e-mail contenant des liens vers les agendas partagés.
- Utilisateurs individuels et membres existants du groupe : les utilisateurs reçoivent des notifications par e-mail lorsque des agendas sont partagés.
- Nouveaux membres d'un groupe : dans l'heure suivant leur adhésion, les nouveaux membres d'un groupe reçoivent des notifications par e-mail concernant les agendas auxquels ils ont accès, sauf si le groupe compte plus de 100 agendas partagés.
Ces notifications par e-mail contiennent un lien Ajouter à l'agenda. Si un utilisateur clique sur ce lien, puis sur Ajouter un agenda, l'agenda s'affiche dans la liste "Autres agendas" de cet utilisateur.
Aider les utilisateurs à trouver des agendas partagés
Pour aider les utilisateurs à trouver des agendas partagés, vous pouvez leur envoyer l'ID de l'agenda en question.
- Ouvrez Google Agenda.
- Sous "Mes agendas", localisez l'agenda partagé.
- Placez le curseur sur l'agenda partagé et cliquez sur Plus
- Faites défiler la page jusqu'à la section "Intégrer l'agenda" et copiez l'ID de l'agenda.
Il doit être long. - Collez cet ID dans un document ou sur un site Web pour le transmettre aux nouveaux utilisateurs.
- Dites-leur de suivre cette procédure :
- À côté de "Autres agendas", cliquez sur
- Collez l'ID de l'agenda dans le champ "Ajouter l'agenda", puis appuyez sur Entrée.
- À côté de "Autres agendas", cliquez sur
L'agenda s'affiche alors dans la liste "Autres agendas" de l'utilisateur.
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