Créer et partager un agenda de groupe

En tant qu'administrateur dans un cadre professionnel ou scolaire, vous pouvez créer des agendas à partager avec les membres de votre organisation. Vous pouvez, par exemple, utiliser un agenda de groupe partagé répertoriant les fermetures de l'entreprise et un autre réservé aux réunions générales.       

Créer un agenda de groupe et le partager avec votre organisation

Avant de commencer : Si vous ne souhaitez pas partager l'agenda avec tous les membres de votre organisation, vous pouvez créer un groupe composé uniquement des personnes avec lesquelles vous souhaitez le partager.

  1. Connectez-vous avec votre compte administrateur et ouvrez Google Agenda.
  2. Sur la gauche, à côté de Autres agendas, cliquez sur Ajouter ""puisCréer un agenda.
  3. Ajoutez le nom de l'agenda (par exemple, "Réunions générales"), une description et un fuseau horaire.
  4. Cliquez sur Créer l'agenda.
  5. À gauche, cliquez sur le nom du nouvel agenda.
  6. Si vous souhaitez partager l'agenda avec tous les membres de votre organisation, faites défiler l'écran jusqu'à Autorisations d'accès.
    1. Dans cette section, cochez l'option Rendre disponible pour votre domaine.
    2. Dans la zone des autorisations, cliquez sur la flèche vers le bas "" et choisissez une option. Pour en savoir plus, consultez la section Paramètres d'autorisation.
  7. Si vous souhaitez partager l'agenda avec un groupe de personnes en particulier, faites défiler l'écran jusqu'à Partager avec des personnes en particulier.
    1. Dans cette section, cliquez sur Ajouter des contacts.
    2. Ajoutez l'adresse e-mail du groupe avec lequel vous souhaitez partager l'agenda. Vous pouvez également ajouter les adresses e-mail une à une.
    3. Dans la zone des autorisations, cliquez sur la flèche vers le bas "" et choisissez une option. Pour en savoir plus, consultez la section Paramètres d'autorisation.
    4. Cliquez sur Envoyer.

    Important : Les paramètres sous Autorisations d'accès remplacent les paramètres Partager avec des personnes en particulier.

    Par exemple, vous pouvez partager un agenda avec tous les membres de votre organisation et les autoriser à afficher les détails des événements. Si vous décidez également de le partager avec des personnes en particulier, ces utilisateurs pourront afficher les détails des événements, même si vous les masquez (sélectionnez l'option Afficher uniquement les informations de disponibilité).

L'agenda est partagé. Les membres du groupe reçoivent des notifications contenant le lien d'accès à l'agenda partagé comme suit :

  • Utilisateurs individuels et membres existants du groupe : les utilisateurs reçoivent des notifications par e-mail lorsque des agendas sont partagés.

  • Nouveaux membres du groupe : après leur ajout au groupe, les nouveaux membres reçoivent des notifications par e-mail concernant les agendas auxquels ils ont accès. Ces notifications sont généralement envoyées dans l'heure. Toutefois, si un groupe contient plus de 100 agendas partagés, aucune notification par e-mail n'est envoyée.

Aider les utilisateurs à trouver des agendas partagés

Pour aider les utilisateurs à trouver des agendas partagés, vous pouvez leur envoyer l'adresse des agendas en question.

  1. Connectez-vous avec votre compte administrateur et ouvrez Google Agenda.
  2. Sous Mes agendas, localisez l'agenda partagé.
  3. Placez le curseur sur l'agenda partagé et cliquez sur Plus ""puisParamètres et partage.
  4. Faites défiler la page jusqu'à la section Intégrer l'agenda et copiez l'ID de l'agenda (cet identifiant est assez long). Collez cet ID dans un document ou sur un site Web pour le transmettre aux nouveaux utilisateurs.
  5. Demandez aux nouveaux utilisateurs de procéder comme suit :
    1. À côté de Autres agendas, cliquez sur Ajouter ""puisS'abonner à l'agenda.
    2. Collez l'ID de l'agenda dans le champ Ajouter l'agenda, puis appuyez sur Entrée.

L'agenda apparaît alors dans sa liste Autres agendas.

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