Gruppenkalender erstellen und freigeben

Sie können einen Kalender erstellen, auf den alle oder nur bestimmte Nutzer in Ihrem Unternehmen zugreifen können. So können Sie z. B. einen Kalender freigeben, der die Feiertage enthält, an denen Ihr Unternehmen geschlossen ist, und einen, mit dem Besprechungen für alle Mitarbeiter organisiert werden.

Gruppenkalender erstellen
  1. Melden Sie sich in Ihrem Konto an und öffnen Sie Google Kalender.
  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü zu Meine Kalender auf Neuen Kalender erstellen.
  3. Geben Sie den Namen des Kalenders – z. B. "Mitarbeiterversammlungen" – sowie die Kalenderbeschreibung, den Standort und die Zeitzone ein.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Kalender für andere freigeben und wählen Sie dann die Option aus, mit der Sie den Kalender für alle Personen in der Organisation freigeben können.
    Auf der Seite Diesen Kalender freigeben überschreiben die Einstellungen unter Diesen Kalender für andere freigeben die Einstellungen Für bestimmte Personen freigeben.

    Wenn Sie zum Beispiel Ihren Gruppenkalender für alle Nutzer in der Organisation freigeben und allen die Berechtigung für Alle Termindetails anzeigen erteilen, können alle Nutzer in der Organisation alle Termindetails ansehen, auch wenn Sie unter Für bestimmte Personen freigeben Nur Verfügbarkeit anzeigen festgelegt haben.
  5. Klicken Sie auf Kalender erstellen.

    Der Kalender wird jetzt unter Meine Kalender angezeigt. Beim nächsten Mal, wenn Sie einen Termin erstellen und die Gruppe einladen möchten, sehen Sie den Kalender in Ihrer Liste zur automatischen Vervollständigung, wenn Sie Gäste hinzufügen. In diesem Beispiel wäre das Mitarbeiterversammlungen (Kalender). Wenn Sie diesen Kalender auswählen, hat das dieselbe Auswirkung wie das Einladen der Gruppe.

    Beachten Sie, dass beim Hinzufügen von Gästen nur Kalender aus der Liste Meine Kalender in der Liste zur automatischen Vervollständigung angezeigt werden. Der Gruppenkalender wird daher in der Liste zur automatischen Vervollständigung für Kalendereigentümer und Google Apps-Administratoren angezeigt, nicht aber für andere Nutzer, die den Kalender zu ihrer Liste Weitere Kalender hinzufügen.

Sie können den freigegebenen Kalender nun mit den nachstehenden Verfahren verbreiten.

Gruppenkalender freigeben
Für alle vorhandenen Nutzer: Schicken Sie den Kalender per Einladung hinaus.
  1. Wenn noch keine Gruppe vorhanden ist, erstellen Sie eine Gruppe, die alle Personen Ihrer Organisation enthält.
  2. Suchen Sie unter Meine Kalender nach dem freigegebenen Kalender, klicken Sie dann auf den Drop-down-Pfeil und wählen Sie die Option Diesen Kalender freigeben aus.
  3. Geben Sie unter Für bestimmte Personen freigeben den Namen der Gruppe in das Feld E-Mail-Adresse eingeben ein.

    Darüber hinaus können Sie eine kleinere Gruppe oder einzelne E-Mail-Adressen hinzufügen.

  4. Ändern Sie gegebenenfalls die Berechtigungen. Standardmäßig erhalten alle Nutzer in der Gruppe die Berechtigung Alle Termindetails anzeigen für den Kalender, nicht jedoch die Berechtigung für Änderungen.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

    Ihre Nutzer erhalten eine E-Mail-Nachricht über den Kalender. Die Nutzer müssen lediglich auf einen Link in der E-Mail klicken und schon wird der Kalender in ihre Liste Weitere Kalender aufgenommen. Wenn Nutzer nicht auf den Link klicken, wird der Kalender nicht automatisch hinzugefügt.

Für neue Nutzer: Veröffentlichen Sie die Kalenderadresse.
  1. Kopieren Sie die freigegebene Kalenderadresse in ein Schulungsdokument für neue Nutzer.

    So ermitteln Sie die Kalenderadresse:

    • Suchen Sie im Administratorkalender den freigegebenen Kalender unter Meine Kalender.
    • Klicken Sie beim freigegebenen Kalender auf den Drop-down-Pfeil und wählen Sie Kalendereinstellungen aus.
    • Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Kalenderadresse und kopieren Sie die Kalender-ID. Sie ist lang. Fügen Sie sie in ein Schulungsdokument oder in eine Website ein, die Sie an neue Nutzer verteilen.
  2. Weisen Sie die neuen Nutzer an, die Kalender-ID zu kopieren und in das Feld Weitere Kalender hinzufügen einzufügen – es befindet sich unter Weitere Kalender – und die Eingabetaste zu drücken.

    Der Kalender wird anschließend in der Liste Weitere Kalender der Nutzer angezeigt.