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Gruppenkalender erstellen und freigeben

Wenn Sie Google Kalender auf der Arbeit oder in der Schule nutzen, können Sie einen Kalender erstellen, auf den alle Mitarbeiter oder auch nur bestimmte Personen in Ihrer Organisation zugreifen können. So können Sie z. B. einen Gruppenkalender freigeben, der die Feiertage enthält, an denen Ihre Organisation geschlossen ist, und einen, mit dem Besprechungen für die gesamte Belegschaft organisiert werden.

Gruppenkalender erstellen
  1. Melden Sie sich in Ihrem Konto an und öffnen Sie Google Kalender.
  2. Klicken Sie im Dropdown-Menü zu Meine Kalender auf Neuen Kalender erstellen.
  3. Geben Sie den Namen des Kalenders – z. B. "Betriebsversammlungen" – sowie die Kalenderbeschreibung, den Ort und die Zeitzone ein.
  4. Tippen Sie das Kästchen Diesen Kalender für andere freigeben an und wählen Sie dann die Option aus, mit der Sie den Kalender für alle Personen in der Organisation freigeben können.
    Die Einstellungen unter Diesen Kalender für andere freigeben überschreiben die Einstellungen unter Für bestimmte Personen freigeben.

    Wenn Sie zum Beispiel Ihren Gruppenkalender für alle Nutzer in der Organisation freigeben und ihnen die Berechtigung für Alle Termindetails anzeigen erteilen, können sämtliche Nutzer in der Organisation alle Termindetails sehen, auch wenn Sie unter Für bestimmte Personen freigeben Nur Verfügbarkeit anzeigen (keine Details) festgelegt haben.
  5. Klicken Sie auf Kalender erstellen.

    Der Kalender wird jetzt unter Meine Kalender angezeigt.

    Wenn Sie in diesem Kalender Termine erstellen möchten, wählen Sie ihn unter Meine Kalender aus, klicken Sie auf den Drop-down-Pfeil und wählen Sie Termin in diesem Kalender einrichten aus.

Sie können den freigegebenen Kalender nun wie folgt freigeben.

Gruppenkalender freigeben
Für alle bestehenden Nutzer: Verteilen Sie den Kalender per Einladung
  1. Falls noch nicht vorhanden, erstellen Sie eine Gruppe und fügen Sie ihr alle Personen hinzu, die auf den Kalender zugreifen sollen.
  2. Suchen Sie unter Meine Kalender nach dem freigegebenen Kalender, klicken Sie dann auf den Drop-down-Pfeil und wählen Sie die Option Diesen Kalender freigeben aus.
  3. Geben Sie unter Für bestimmte Personen freigeben den Namen der Gruppe in das Feld E-Mail-Adresse eingeben ein.

    Sie können auch einzelne E-Mail-Adressen hinzufügen.

  4. Ändern Sie gegebenenfalls die Berechtigungen. Standardmäßig erhalten alle Gruppenmitglieder für den Kalender die Berechtigung Alle Termindetails anzeigen, sie dürfen jedoch keine Änderungen vornehmen.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

    Ihre Nutzer erhalten eine E-Mail-Nachricht über den Kalender. Die Nutzer müssen lediglich auf einen Link in der E-Mail klicken und schon wird der Kalender in ihre Liste Weitere Kalender aufgenommen. Der Kalender wird nur dann automatisch hinzugefügt, wenn die Nutzer auf den Link klicken.

Für neue Nutzer: Veröffentlichen Sie die Kalenderadresse
  1. Kopieren Sie die freigegebene Kalenderadresse in ein Schulungsdokument für neue Nutzer.

    So finden Sie die Kalenderadresse:

    • Suchen Sie im Administratorkalender den freigegebenen Kalender unter Meine Kalender.
    • Klicken Sie beim freigegebenen Kalender auf den Drop-down-Pfeil und wählen Sie Kalendereinstellungen aus.
    • Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Kalenderadresse und kopieren Sie die Kalender-ID. Sie ist lang. Fügen Sie sie in eine Schulungsunterlage oder Website ein, die Sie an neue Nutzer verteilen.
  2. Weisen Sie die neuen Nutzer an, die Kalender-ID zu kopieren und in das Feld Weitere Kalender hinzufügen einzufügen – es befindet sich unter Weitere Kalender – und die Eingabetaste zu drücken.

    Der Kalender wird anschließend in der Liste Weitere Kalender der Nutzer angezeigt.

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