這項政策適用於 Google Workspace for Education 使用者帳戶和機構。Google Workspace for Education 機構是指教育機構專屬的 Google Workspace for Education 帳戶，擁有自己的管理控制台。
如要瞭解 @gmail.com 個人帳戶適用的《閒置帳戶政策》，請參閱「閒置 Google 帳戶政策」。
根據《Google Workspace for Education 服務條款》，Google Workspace for Education 管理員須負責管理機構內的帳戶，並確保帳戶資料的留存是出於正當理由。
Google Workspace for Education 閒置帳戶是指連續 2 年未使用的帳戶。根據您的協議規定，Google Workspace for Education 可能會刪除閒置達 2 年以上的帳戶和相關資料。
管理員可以利用管理工具和授權類型，管理網域中的帳戶和相關資料。
Google Workspace for Education 有效使用者帳戶
只要 Google Workspace for Education 使用者帳戶有活動記錄，即視為有效帳戶。「活動」可能包括您登入 Google Workspace for Education 帳戶時，以及登入期間執行的各項操作，例如：
- 登入 Google Workspace for Education 帳戶
- 讀取或傳送電子郵件
- 開啟 Google 文件
- 完成作業
- 指派練習題
- 分享相片
Google Workspace for Education 帳戶活動是依帳戶顯示，而非裝置。只要登入 Google Workspace for Education 帳戶，您就可以在任意裝置 (例如手機或平板電腦) 上執行所需操作。
如果裝置上設定了多個 Google Workspace for Education 機構，請確保每個帳戶的閒置時間均未達 2 年。
Google Workspace for Education 機構處於閒置狀態會有什麼影響
如果 Google Workspace for Education 機構內所有使用者都閒置超過 2 年，該機構即視為閒置，Google 可能會刪除所有相關內容和資料。在此之前，Google 會傳送電子郵件通知到主要管理員和使用者的 Google Workspace for Education 帳戶，提醒他們恢復帳戶活動，或視需要匯出帳戶資料。
這項政策的例外狀況
只要 Google Workspace for Education 帳戶符合下列一或多項條件，即使閒置時間已達 2 年，仍然屬於有效帳戶：
- 有尚未過期的 Google 付費訂閱方案，例如 Gemini Education 或 Google Play 的訂閱項目。
- 帳戶中的禮物卡尚有餘額。
- 目前擁有數位商品 (例如透過 Google 購買的書籍或電影) 的專屬存取權。
- 已套用有效的 Google 保管箱資料保留規則。
如何管理機構中的閒置使用者
如果網域內的使用者不再積極參與或支持教學活動，管理員可以改用其他授權來管理該名使用者。
- 指派封存使用者授權：此授權會根據保管箱資料保留規則保留使用者資料，且資料受到業界頂尖安全防護 (與 Education Fundamentals 授權同等級)，但使用者無法在任何系統 (包括 Workspace 服務) 登入 Google 帳戶。如要進一步瞭解如何套用封存使用者授權，請參閱這篇文章。管理員必須對封存使用者套用資料保留規則，相關帳戶才能保持有效狀態。
- 指派「僅限 Gmail 使用者」授權：如果使用者只需存取 Gmail，不會用到 Google Workspace for Education 的所有工具，這種授權就能派上用場。獲派這種授權的使用者仍需確保 2 年內有活動記錄，才能保持帳戶有效。
查看授權的工具
請使用下列工具，每年檢查幾次網域內的授權。舉例來說，您可以在學年結束時指派「僅限 Gmail」授權給準畢業生，允許他們繼續收發電子郵件，但無法再使用其他 Workspace 服務。
- Google Workspace 管理控制台是管理使用者授權的主要介面。您可以選擇自動或手動指派授權。如要進一步瞭解如何管理授權，請參閱這篇文章。
- 善用現有工具，例如管理控制台的自動授權功能、Google Cloud Directory Sync、Enterprise License Manager API 或第三方工具，例如 GAM 或 Google Workspace for Education 授權管理工具。
- 詳閱 Google Workspace for Education 授權指南，進一步瞭解授權管理機制的未來走向。
