Esta política se aplica a las cuentas de usuario y organizaciones de Google Workspace for Education. Una organización de Google Workspace for Education es una cuenta de Google Workspace for Education única del centro educativo que tiene su propia consola de administración.
Para saber cómo se aplica la Política de Cuentas Inactivas a las cuentas personales de @gmail.com, consulta la Política de Cuentas de Google Inactivas.
De acuerdo con los Términos del Servicio de Google Workspace for Education, como administrador de Google Workspace for Education, eres responsable de gestionar las cuentas de tu organización y de asegurarte de que haya un motivo válido para conservar los datos de las cuentas.
Las cuentas de Google Workspace for Education inactivas son cuentas que no se han utilizado en un periodo de dos años. Google Workspace for Education puede eliminar una cuenta y sus datos asociados si lleva inactiva al menos dos años, tal como se indica en tu contrato.
Los administradores tienen a su disposición herramientas de gestión y tipos de licencia para gestionar las cuentas de su dominio y los datos asociados.
Qué se entiende por una cuenta de usuario de Google Workspace for Education activa
Las cuentas de usuario de Google Workspace for Education que están en uso se consideran activas. La actividad puede incluir las acciones que realizas al iniciar sesión o mientras tienes la sesión iniciada en tu cuenta de Google Workspace for Education. Por ejemplo:
- Iniciar sesión en tu cuenta de Google Workspace for Education
- Leer o enviar un correo
- Abrir un documento
- Completar una tarea
- Asignar una práctica guiada
- Compartir una foto
La actividad de la cuenta de Google Workspace for Education se manifiesta por cuenta y no por dispositivo. Puedes realizar acciones en cualquier dispositivo en el que hayas iniciado sesión en tu cuenta de Google Workspace for Education, como tu teléfono o tablet.
Si tienes más de una organización de Google Workspace for Education configurada en tu dispositivo, te recomendamos que te asegures de que cada una de ellas se utilice en un periodo de dos años.
Qué ocurre cuando tu organización de Google Workspace for Education está inactiva
Si todos los usuarios de una organización de Google Workspace for Education llevan más de dos años sin realizar ninguna acción, se considera que la organización está inactiva, y Google puede eliminar todo su contenido y sus datos. Antes de que esto ocurra, Google envía notificaciones por correo electrónico a la cuenta de Google Workspace for Education del administrador principal y de los usuarios finales para que puedan volver a activar su cuenta o exportar los datos.
Excepciones a esta política
Se considera que una cuenta de Google Workspace for Education está activa, aunque no se haya utilizado en un periodo de dos años, si se cumplen una o varias de estas condiciones:
- La cuenta de Google Workspace for Education ha adquirido una suscripción de Google, como el complemento Gemini Education o el servicio Google Play, que está activa o en vigor.
- La cuenta de Google Workspace for Education contiene una tarjeta regalo con saldo monetario.
- La cuenta de Google Workspace for Education tiene acceso único a un artículo digital, como un libro o una película comprados en Google.
- La cuenta de Google Workspace for Education tiene aplicada una regla de retención de Vault activa.
Cómo gestionar usuarios inactivos en tu organización
Si un usuario de tu dominio ya no participa ni presta asistencia en la enseñanza y el aprendizaje, el administrador puede usar licencias alternativas para gestionar a ese usuario.
- Asignar una licencia de Usuario archivado: esta licencia asegura que los datos del usuario se conservan (según las reglas de retención de Vault) y se protegen con las mismas funciones de seguridad líder en el sector de Education Fundamentals. Sin embargo, no permite que el usuario inicie sesión con su cuenta de Google en ningún sistema, incluidos los servicios de Workspace. Consulta más información sobre cómo aplicar una licencia de Usuario archivado. Los usuarios archivados deben tener una regla de retención aplicada por el administrador para que la cuenta permanezca activa.
- Asignar una licencia de Usuario solo de Gmail: esta licencia permite que los usuarios que no necesitan acceder a todas las herramientas de Google Workspace for Education conserven el acceso a Gmail. Los usuarios solo de Gmail deben mantener la actividad en un periodo de dos años para que su cuenta permanezca activa.
Herramientas para revisar licencias
Usa las siguientes herramientas para revisar las licencias de tu dominio varias veces al año. Por ejemplo, puedes asignar una licencia de Usuario solo de Gmail a los alumnos que se gradúen al final del curso si quieres que conserven el acceso al correo, pero ya no necesitan acceder a otros servicios de Workspace.
- La consola de administración de Google Workspace es la interfaz principal para gestionar las licencias de los usuarios. Puedes asignar licencias de forma automática o manual. Consulta más información sobre cómo gestionar licencias aquí.
- Utiliza los recursos que ya tienes a tu disposición, como la asignación automática de licencias en la consola de administración, Google Cloud Directory Sync, la API Enterprise License Manager, herramientas de terceros (por ejemplo, GAM) o la herramienta de gestión de licencias de Google Workspace for Education.
- Consulta la guía sobre licencias de Google Workspace for Education para obtener información más detallada sobre el estado de la gestión de licencias a partir de ahora.
