Fas 1: Förbered inför AI-användning

I fas 1 introducerar du medarbetarna för AI-funktioner i Workspace och identifierar hur de kan använda dem effektivt i sitt arbete. Planera även en serie kommunikationer för att hålla användarna engagerade.   

På den här sidan

• Steg 1: Engagera AI-intressenter
• Steg 2: Gör en baslinjeenkät för användare
• Steg 3: Identifiera användningsfall och mål
• Steg 4: Konfigurera AI-funktioner och policyer
• Steg 5: Planera hur du ska informera om ändringen

---

Steg 1: Engagera berörda parter för AI

Om du vill skala upp användningen av AI i hela företaget bör du ta hjälp av följande intressenter, som alla spelar en strategisk roll. Beroende på organisationens storlek kan det vara enskilda personer, team eller så kan en person ha flera roller.

	Exekutiv sponsor Personen är vanligtvis en ledare på högre nivå och Agerar som företagets ansikte utåt genom att presentera och informera om fördelarna med AI Riktar in andra ledare och chefer på samma mål Tilldelar resurser till andra berörda parter Hjälper dig att definiera strategier och projekt
	Google Workspace-administratör Personen kan använda administratörskonsolen för att Se till att AI följer företagets säkerhets- och datapolicyer Hantera användarnas åtkomst till AI-funktioner Övervaka användning och aktivitet av AI  hålla dig uppdaterad om nya funktioner och alfaprogram Läs mer nedan i Konfigurera AI-funktioner och policyer
	Adoptionsteam Teamet består av beslutsfattare och företagsledare som   Förespråka förändring inom avdelningar Hjälp till att definiera användningsfall och mål för AI Skicka påminnelser om utbildning, support och framgångsberättelser Dela status och resultat med ledningen
	Google-guider Det här är tidiga användare som Förespråka användningen av AI bland kollegor  Ge peer-to-peer-support, till exempel under kontorstid. Samla in feedback och insikter för lednings- och implementeringsteamen Läs mer senare i den här guiden i avsnittet Rekrytera Google Guides som tidiga användare

Steg 2: Gör en baslinjeenkät för användare

Gör sedan en enkät för att ta reda på vilka utmaningar medarbetarna har i sitt arbete och hur de tror att AI kan hjälpa till. Svaren du får nu kan hjälpa dig att identifiera användningsfall och mål för AI i nästa steg. Du använder även denna baslinjeinformation för att mäta effekt och framgång i fas 3 av denna plan för lansering.

Tips! Skapa en enkät enkelt i Formulär. Du får resultat direkt och kan sammanfatta svaren i korthet med diagram. Öppna Skapa en enkät i Formulär

Klicka här för exempel på enkäter

Tips! Be Gemini att anpassa frågorna för din organisation. Kom igång genom att läsa Tips om att skriva promptar för Gemini.

Din bakgrund

• Vad har du för befattning?
• Hur väl känner du till generativ AI? (skala 1–5)
• Hur väl känner du till prompting eller utformning av promptar? (skala 1–5)

Nuvarande upplevelse

• Hur användbara är dina befintliga Workspace-appar i ditt dagliga arbete (Gmail, Dokument, Kalkylark, Presentationer, Chat osv.)? (skala 1–5)
• Hur mycket tycker du om att använda Workspace-appar för att slutföra dagliga uppgifter? (skala 1–5)

Förväntningar

• Vilka affärsprocesser lägger du för mycket tid på eller tror att Gemini kan hjälpa dig att påskynda?
• Hur tror du att Gemini skulle kunna hjälpa organisationen?

Steg 3: Identifiera användningsfall och mål

För att få ett verkligt affärsvärde av AI måste du identifiera specifika sätt som AI kan hjälpa dina anställda i sitt dagliga arbete:

1. Granska tillgängliga AI-funktioner i Workspace, till exempel Hjälp mig skriva i Gmail eller Dokument eller skapa videor med Google Vids. Visa en lista över AI-funktioner
2. För varje avdelning eller jobbroll identifierar du specifika användningsfall för dessa funktioner.
3. För varje uppsättning exempel ska du ange de mål du vill uppnå utifrån vad som är viktigt för ditt företag.

   Tips! Ange mätbara mål utifrån produktivitet, arbetskvalitet, anställdas och kunders tillfredsställelse samt arbetsflöden. Du använder dessa mål senare för att spåra effekt- och resultatmätvärden.

Här är några yrkesroller och användningsfall som hjälper dig att komma igång.

Produkt och teknik

Användningsfall	Produktutveckling: generera idéer och kundhistorier för nya produkter utkast till produkt- och teknikspecifikationer Analysera och sammanfatta användarfeedback generera åtgärder från mötesanteckningar eller transkriptioner
Mål	påskynda produktutvecklingen Förbättra kommunikationen mellan affärs- och teknikteam förbättra kvaliteten på nya produkter Minska omkostnaderna för att frigöra tid för tekniskt arbete

HR och People Ops

Se fler exempel: Använda Gemini för HR

Användningsfall	Rekrytering och onboarding:  skriva jobbbeskrivningar Skapa utkast till anpassade e-postmeddelanden till jobbkandidater Förbereda sig inför intervjuer Utbildning och utveckling av anställda:  Utveckla kursplaner eller skript för utbildning om företagets policyer Förbättra berättandet i dina utbildningar
Mål	Spara tid på att brainstorma och utveckla innehåll Förbättra kandidaternas upplevelse av jobbansökan förbättra kvaliteten på utbildnings- och policybeskrivningar Öka medarbetarnas tillfredsställelse med intern utbildning

IT-administratörer

Användningsfall	Dokumentation och kommunikation:  Utkast till artiklar i kunskapsbasen och användarhandböcker utkast till meddelanden om tekniska policyer eller ändringar Skapa en central kunskapshubb med NotebookLM
Mål	Förbättra dokumentationskvaliteten Förbättra medarbetarnas upplevelse av teknisk kommunikation  Håll teamen uppdaterade med centraliserad informationsdelning Frigör tid för att fokusera på IT-prioriteringar

Marknadsföring

Se fler exempel: Använda Gemini för marknadsföring

Användningsfall	Utveckla innehåll:  Brainstorma idéer för blogginlägg, webbplatstext och inlägg i sociala medier Gör konkurrensanalyser Utkast till annonsuppmaningar och vitböcker
Mål	påskynda den kreativa processen Öka trovärdighet och relevans på marknaden Snabbare lansering av kampanjer

Försäljning

Få fler exempel: Använda Gemini för försäljning

Användningsfall	Identifiering av tilltänkta kunder: generera anpassad uppsökande verksamhet Målkundspersoner Sök efter och hitta potentiella kunder snabbare Skapa engagerande innehåll: Svara snabbt i fält Övervinna skrivkramp
Mål	Öka produktionen och kvaliteten på innehållet Öka konvertering

Steg 4: Konfigurera AI-funktioner och policyer

När du använder Google Workspace med Gemini får du samma säkerhet och dataskydd i företagsklass som resten av Workspace. Mer information finns i vårt integritetscenter.

Du har dessutom följande kontroller och insyn i hur Gemini hanterar din data och vem som kan använda vilka funktioner.

Hantera säkerhet och styrning

Du kan använda administratörskonsolen för att

• Tillämpa AI-klassificeringsetiketter för att förhindra att Gemini får åtkomst till känsliga användaruppgifter. Läs mer
• Ange policyer för datahantering som Gemini ska följa. Öppna Förebyggande av dataförlust (DLP) och Dataregioner.
• Använd smarta funktioner för att styra om Gemini kan dela användarnas data med andra Google-produkter. Läs mer

Hantera åtkomst till AI-funktioner

Du kan även aktivera eller inaktivera följande funktioner för användare, team eller hela organisationen:

• Gemini-appen. Läs mer
• Gemini i varje Workspace-app, till exempel Gmail, Drive eller Dokument. Läs mer
• NotebookLM. Läs mer
• Google Vids. Läs mer
• Anteckna med AI i Meet-möten. Läs mer
• Workspace-tillägg i Gemini-appen. Läs mer

---

Steg 5: Planera hur du ska informera om ändringen

Håll användarna engagerade i AI genom att skicka regelbundna påminnelser, tips och uppdateringar om företagets strategier.

Översikt över kommunikationstidslinjen

Här är ett exempel på en plan för att genomföra kommunikation i de tre faserna av användarbeteende.

Fas 1: Förberedelser	Fas 2: Använda AI	Fas 3: Mät och utöka

Meddela företaget				Rekrytera Google-guider				Genomföra enkät om effekt
	Video med flygbolagsledare				Hålla en AI-turné				Dela framgångsberättelser
		Genomföra baslinjeundersökning				Skicka påminnelser				Lägga upp tips och knep
			Starta utbildningswebbplatsen				Genomföra korta enkäter				Tillkännage nya funktioner

---

Tips! Skriv snabbare genom att använda Gemini. Kom igång genom att läsa Tips om att skriva promptar för Gemini

Idéer för att sprida ordet

• Kickoff-meddelande – Börja med ett e-postmeddelande eller en video från den ansvariga chefen där du presenterar AI-funktioner och deras fördelar för medarbetarna
• AI-turné – låt tidiga användare träffa team för att demonstrera användningsfall som är skräddarsydda för teamet
• Nyhetsbrev och påminnelser – skickas ut varje vecka med tips, strategier och framgångsberättelser om AI
• Enkäter – genomför dem i varje fas för att samla in feedback och mäta effekten
• Affisch – visa visuellt innehåll på arbetsplatsen som visar de vanligaste användningsfallen eller promptarna

---