Drive-Inventar Ihrer Organisation exportieren

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Sie müssen die Abrechnung für Ihr Google Cloud-Projekt einrichten, da das Exportieren Ihres Drive-Inventars nach BigQuery kostenpflichtig ist. Abrechnung für ein Projekt aktivieren.

Als Administrator können Sie das Google Drive-Inventar Ihrer Organisation nach BigQuery exportieren lassen. Das Inventar enthält zu jeder Datei verknüpfte Metadaten, z. B. Größe, angewendete Labels und die Personen, für die sie freigegeben wurde. Der Inhalt der Dateien wird jedoch nicht berücksichtigt. Anhand dieser Informationen können Sie prüfen, ob der Zugriff auf sensible Dateien den rechtlichen, Compliance- und Datensicherheitsanforderungen Ihrer Organisation entspricht.

Wenn sich Ihr Drive-Inventar in BigQuery befindet, können Sie benutzerdefinierte Berichte und Dashboards mit Analysetools wie Looker Studio und Visualisierungspartnern von Drittanbietern erstellen.

Hinweis:

• Einige der Schritte auf dieser Seite führen Sie in der Google Cloud Console aus, da Google BigQuery ein Google Cloud-Produkt ist.
• Sie müssen die Abrechnung für Ihr Google Cloud-Projekt einrichten, da das Abfragen und Speichern Ihrer Exporte von Drive-Inventar in BigQuery kostenpflichtig ist. Weitere Informationen finden Sie in den Preise Ihres Rechnungskontos für BigQuery. Sie können Ihre Speicherkosten mit dem Google Cloud-Preisrechner schätzen. Die Metadaten für 1 Million Dateien belegen etwa 1,5 GB physischen Speicherplatz in BigQuery.
• Sie benötigen eine unterstützte Lizenz, um Exporte von Drive-Inventarberichten einzurichten. Der Bericht enthält jedoch Daten für alle Ihre Nutzer.
• Ihr Drive-Inventar wird wöchentlich exportiert. Der Export überschreibt den vorherigen Export. Wenn Sie vorherige Exporte beibehalten möchten, können Sie den BigQuery Data Transfer Service verwenden, um das Dataset automatisch zu kopieren.
• Es ist möglich, wenn auch unwahrscheinlich, dass in einem Export von Drive-Inventar für einige Dateien die Metadaten fehlen. In seltenen Fällen sind einige Dateien möglicherweise nicht enthalten.

Schritt 1: BigQuery-Projekt und Dataset für Ihr Drive-Inventar einrichten

1. Erstellen oder öffnen Sie ein aktives BigQuery-Projekt in der Google Cloud Console.
   Weitere Informationen finden Sie unter Projekte erstellen und verwalten.
2. Aktivieren Sie die Abrechnung für das Projekt, falls noch nicht geschehen.
3. Rufen Sie die IAM-Seite für das Projekt auf.
4. Gewähren Sie Google Workspace-Administratorkonten Zugriff auf den Export zur Datenverarbeitung und -ansicht. Weitere Informationen zu IAM-Rollen und -Berechtigungen in BigQuery und zum Steuern des Zugriffs auf Ressourcen Für alle Google Workspace-Konten, denen Sie Zugriff auf den Export gewähren möchten:
   1. Klicken Sie oben in der Liste der Hauptkonten auf Zugriff gewähren.
   2. Geben Sie unter Hauptkonten hinzufügen die E-Mail-Adresse des Google Workspace-Kontos ein.
   3. Klicken Sie auf die Rolle BigQuery-Datenbearbeiter (bigquery.dataEditor). Tipp: Klicken Sie auf Filter und geben Sie BigQuery ein, um weitere BigQuery-spezifische Rollen zu finden.
   4. Klicken Sie auf Speichern.
5. Weisen Sie sich und allen anderen Administratoren, die Exporte von Drive-Inventar verwalten, die IAM-Administratorberechtigung für das Projekt zu:
   1. Klicken Sie auf derselben IAM-Seite auf ein vorhandenes Hauptkonto oder erstellen Sie wie im vorherigen Schritt ein neues Hauptkonto.
   2. Klicken Sie auf die Rolle Resource Manager und wählen Sie Projekt-IAM-Administrator aus.
   3. Klicken Sie auf Speichern.
6. Suchen oder erstellen Sie ein BigQuery-Dataset zum Speichern Ihrer Exporte von Drive-Inventar.
   1. Klicken Sie auf das NavigationsmenüBigQuery.
   2. Maximieren Sie im Bereich Explorer auf der linken Seite Ihr Projekt, um vorhandene Datasets aufzulisten.
   3. Wenn Sie ein Dataset verwenden möchten, notieren Sie sich die ID, die Sie im nächsten Schritt verwenden möchten.
   4. Wenn Sie ein neues Dataset verwenden möchten, lesen Sie den Hilfeartikel Datasets erstellen. Notieren Sie sich den Namen des Datasets, das Sie im nächsten Schritt verwenden möchten.

Schritt 2: Exporte von Google Drive-Inventar aktivieren und einrichten

1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

   Verwenden Sie zur Anmeldung ein Konto mit Super Admin-Berechtigungen (endet nicht auf @gmail.com).

2. Klicken Sie in der Admin-Konsole auf das Dreistrich-Menü  BerichterstellungDatenintegrationen.

   Administratoren von Bildungseinrichtungen klicken auf das Dreistrich-Menü BerichterstellungBigQuery-Export. Daraufhin wird die Seite Datenintegrationen geöffnet.

3. Klicken Sie auf Exporte von Drive-Inventar.
4. Klicken Sie das Kästchen an, um Exporte von Drive-Inventar zu aktivieren.
5. Wählen Sie unter BigQuery-Projekt-ID das Projekt aus, in dem der Export von Drive-Inventar gespeichert werden soll. Wird das gewünschte Projekt nicht angezeigt, müssen Sie es in BigQuery einrichten. Weitere Informationen finden Sie in der Kurzanleitung zur Verwendung der Google Cloud Console.
6. Geben Sie unter Vorhandenes Dataset im Projekt den Namen des Datasets ein, das zum Speichern des Drive-Inventars im Projekt verwendet werden soll. Wenn Sie noch kein Dataset haben, finden Sie unter Datasets erstellen eine Anleitung.
7. Klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie die Datei nicht speichern können, prüfen Sie in der Google Cloud Console, ob eines der folgenden Probleme vorliegt:
   1. Rufen Sie die IAM-Seite für Ihr Projekt auf und prüfen Sie, ob Ihr Konto die Rolle Project IAM Admin (resourcemanager.projects.setIamPolicy) hat. Falls nicht, weisen Sie diese Rolle Ihrem Konto zu.
   2. Rufen Sie die Richtlinien-Fehlerbehebung auf und prüfen Sie, ob Ablehnungsrichtlinien Ihren Zugriff auf das Projekt blockieren. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Richtlinienprobleme beheben.

Nachdem Sie die Exporte aktiviert haben, sollte der erste Export innerhalb von ein bis zwei Wochen in BigQuery angezeigt werden. Danach wird der Export wöchentlich aktualisiert.

Schritt 3: (Optional) Ablaufzeit für Daten aktualisieren

Die Standardablaufzeit für Datenexporte beträgt 60 Tage. Danach werden die Daten aus Google Cloud gelöscht.

Informationen zum Ändern der Ablaufzeit finden Sie unter Standardablaufzeiten von Tabellen aktualisieren.

Schritt 4: Exporte überwachen und Benachrichtigungen bei Fehlern einrichten

Ereignisse zu Exporten von Drive-Inventar sind in den Administrator-Protokollereignissen enthalten. Im Sicherheits-Prüftool können Sie nach Ereignissen zu Exporten von Drive-Inventar suchen und Benachrichtigungen einrichten.

Ereignisse zu Exporten von Drive-Inventar

Ereignisname	Details
Export von Drive-Inventarberichten abgeschlossen	Wird protokolliert, wenn ein Export abgeschlossen ist.
Fehler beim Exportieren von Drive-Inventarberichten	Wird protokolliert, wenn ein Export fehlschlägt. Sie können eine Benachrichtigung konfigurieren, um über einen fehlgeschlagenen Export informiert zu werden. Informationen zur Behebung finden Sie auf dieser Seite unter Fehlerbehebung bei fehlenden Exporten.
Konfiguration für den Export von Google Drive-Inventar erstellt	Wird protokolliert, wenn ein Export von Drive-Inventar von einem Administrator eingerichtet wird.
Konfiguration für den Export von Google Drive-Inventar aktualisiert	Wird protokolliert, wenn das Projekt oder der Datensatz aktualisiert wird.
Löschen der Konfiguration für den Export von Google Drive-Inventar initiiert	Wird protokolliert, wenn ein Administrator eine Konfiguration für den Export von Drive-Inventar in der Admin-Konsole löscht. Zwischen dem Starten des Löschvorgangs durch einen Administrator und dem tatsächlichen Löschen der Konfiguration kann es zu einer Verzögerung kommen.

Schritt 5: Datensätze von Drive-Inventar analysieren

Sie können Ihre Daten direkt in BigQuery analysieren. Eine Übersicht finden Sie unter BigQuery-Analysen | Google Cloud. Weitere Informationen finden Sie unter Schema und Beispielabfragen für Exporte von Drive-Inventar in BigQuery.

Fehlerbehebung bei fehlenden Exporten in BigQuery

Wenn Sie in BigQuery keine Exporte von Drive-Inventar sehen, nachdem Sie die Konfiguration in der Admin-Konsole gespeichert haben, sehen Sie sich die folgenden Probleme und ihre Lösungen an.

Mögliches Problem	Lösung
Ihr Google Workspace-Abo unterstützt keine Exporte von Drive-Inventar mehr	Wenn Sie Ihr Abo auf ein niedrigeres Abo umgestellt haben, werden möglicherweise keine Exporte zu Drive-Inventar mehr unterstützt. Gehen Sie in der Admin-Konsole zu Menü > Abrechnung > Abos und prüfen Sie, ob Ihr Abo eines der Folgenden ist: Unterstützte Versionen für diese Funktion: Enterprise Standard und Enterprise Plus; Education Standard und Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Cloud Identity Premiumversion. Versionen vergleichen Nach dem Wechsel zu einer Version, die Exporte von Drive-Inventar unterstützt, kann es bis zu zwei Wochen dauern, bis Berichte exportiert werden.
Das BigQuery-Projekt oder ‑Dataset wurde gelöscht	Notieren Sie sich die BigQuery-Projekt-ID und die Dataset-ID, die Sie in der Admin-Konsole festgelegt haben. Öffnen Sie dann die Google Cloud Console und prüfen Sie, ob sowohl das Projekt als auch das Dataset vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, erstellen oder identifizieren Sie Ersatz. Aktualisieren Sie dann in der Admin-Konsole die Einstellungen für den Export von Drive-Inventar, um ein vorhandenes Projekt und ein vorhandenes Dataset zu verwenden.
Die Berechtigungen des Dienstkontos für den Export des Drive-Inventars für das BigQuery-Dataset oder -Projekt wurden entfernt	Prüfen Sie in der Google Cloud Console, ob das Dienstkonto Bearbeiterzugriff auf das Dataset und BigQuery.jobUser-Zugriff auf das Projekt hat. Andernfalls deaktivieren Sie die Funktion in der Admin-Konsole und aktivieren Sie sie dann wieder.

Wenn keine dieser Lösungen funktioniert hat, deaktivieren Sie die Funktion in der Admin-Konsole und aktivieren Sie sie dann wieder.

Bekannte Einschränkungen

• Exporte von Drive-Inventar enthalten möglicherweise keine nicht beanspruchten Jamboard-Dateien.

Häufig gestellte Fragen

Alle maximieren  |  Alle minimieren und nach oben

Ist der Export des Drive-Inventars nach BigQuery kostenpflichtig?

Ja. Die Speicherkosten werden dem BigQuery-Projekt in Rechnung gestellt. Weitere Informationen finden Sie in den Preise Ihres Rechnungskontos für BigQuery. Sie können Ihre Speicherkosten mit dem Google Cloud-Preisrechner schätzen. Die Metadaten für 1 Million Dateien belegen etwa 1,5 GB physischen Speicherplatz in BigQuery.

Fällt der Export von Drive-Inventar unter die Google Workspace-Nutzungsbedingungen?

Nein. Der Export des Drive-Inventars unterliegt den Nutzungsbedingungen der Google Cloud Platform oder Ihrer Vereinbarung zur Nutzung der Google Cloud Platform.

Welche Daten werden in Exporte von Drive-Inventar einbezogen?

Weitere Informationen finden Sie im Dataset-Schema.

Kann ich die BigQuery-Projekt-ID oder das Dataset ändern?

Ja, das ist möglich. Denken Sie daran, dass sich Ihre neuen Exporte und der letzte Export vor der Änderung an verschiedenen Orten befinden.

Kann ich in dasselbe BigQuery-Projekt exportieren, das ich für Dienstprotokollexporte nach BigQuery verwende?

Ja. Wenn Sie auch Exports von Dienstprotokollen nach BigQuery einrichten, können Sie dieselbe Projekt-ID verwenden. Ihr Google Drive-Inventar wird in ein anderes Dataset im Projekt verschoben.

Kann ich den Export des Drive-Inventars nach BigQuery beenden?

Ja. Wenn Sie Ihr Drive-Inventar nicht mehr nach BigQuery exportieren möchten, können Sie die Konfiguration für das Drive-Inventar in der Admin-Konsole löschen.

1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

   Verwenden Sie zur Anmeldung ein Konto mit Super Admin-Berechtigungen (endet nicht auf @gmail.com).

2. Klicken Sie in der Admin-Konsole auf das Dreistrich-Menü  BerichterstellungDatenintegrationen.

   Administratoren von Bildungseinrichtungen klicken auf das Dreistrich-Menü BerichterstellungBigQuery-Export. Daraufhin wird die Seite Datenintegrationen geöffnet.

3. Klicken Sie auf Drive-Inventar.
4. Klicken Sie auf BigQuery-Projekt-ID und wählen Sie das Projekt aus.
5. Klicken Sie auf Löschen.
6. Klicken Sie zur Bestätigung noch einmal auf Löschen.

Ihr Drive-Inventar wird nicht mehr exportiert. Das Dataset bleibt mit den vorhandenen Daten im Projekt, die Daten werden jedoch gelöscht, wenn das Ablaufdatum erreicht wird.

Fügen Sie eine Projekt-ID hinzu, um Exporte von Drive-Inventaren neu zu starten.

Warum werden meinem BigQuery-Projekt und ‑Dataset Dienstkonten hinzugefügt?

Möglicherweise sehen Sie in der Berechtigungsliste für Ihr BigQuery-Projekt und ‑Dataset ein Dienstkonto mit dem Namen [e-mail] und ein weiteres Dienstkonto mit dem Namen [e-mail]. Während der Betaphase wird ein Dienstkonto zum Lesen von Metadaten aus Drive und das andere zum Schreiben Ihres Drive-Inventars in BigQuery verwendet.

Warum erhalte ich einen Dienstkontofehler, wenn ich versuche, Exporte von Drive-Inventar einzurichten?

Wenn eine Organisationsrichtlinie verhindert, dass die Dienstkonten [e-mail] und [e-mail] der Berechtigungsliste hinzugefügt werden, müssen die Domains der Konten auf die Zulassungsliste gesetzt werden.

Warum erhalte ich beim Einrichten von Exporten für Drive-Inventar einen Berechtigungsfehler?

Sie benötigen Leseberechtigungen für das Projekt, um Exporte von Google Drive-Inventar einzurichten. Rufen Sie in der Google Cloud Console die IAM-Seite auf und weisen Sie Ihrem Google Workspace-Administratorkonto die Rolle Resource ManagerProject IAM Admin (resourcemanager.projects.getIamPolicy) zu.

Wird die Regionalisierung von Daten für Exporte von Drive-Inventar unterstützt?

Ja. Wenn Sie in der Admin-Konsole eine Richtlinie für Speicherorte von Daten einrichten, werden Ihre BigQuery-Exporte in die angegebene Region geschrieben.